AUDIT SISTEM KEPASTIAN MUTU

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan, harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan nilai pelanggan (customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya (customer satisfaction). Memuaskan pelanggan berarti memenuhi semua (sebagian besar keinginan dan harapan pelanggan) dari mengonsumsi (menggunakan) produk yang dihasilkan perusahaan. Pelanggan selalu memperbandingkan antara manfaat yang diperoleh (customer realization) dengan pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice) untuk mendapatkan produk tersebut.

Untuk memenuhi keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan, perusahaan membangun suatu sistem kepastian kualitas. Hal ini berkaitan dengan usaha untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan di dalam perusahaan dapat menjamin dihasilkan dan diserahkannya produk (barang/jasa) yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Didalam sistem kepastian kualitas, unsur-unsur penting kepastian mutu dibangun yang memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk mengidentifikasi, merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirim, dan mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Sistem kepastian mutu merupakan sesuatu yang dinamis. Sistem ini harus mampu beradaptasi dan berubah untuk mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan. Sebagai bagian dari komitmen perusahaan untuk menghasilkan produk sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, secara periodik dilakukan audit terhadap sistem kepastian mutu yang dilakukan perusahaan.

B.     Rumusan Masalah

1.         Analisalah kondisi mutu dari PT. Biggy Bag’s?

2.         Buatlah laporan audit mutu (Kondisi, Akibat & Rekomendasi) PT. Biggy Bag’s?

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Landasan Teori

Definisi

Menurut The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402, audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untik menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan.

Tipe Audit

Audit mutu dibagi menjadi 4 kategori atau klasifikasi berdasarkan :

1.      Tujuan audit - "Kenapa ?"

2.      Obyek audit - "apa ?"

3.      Sifat audit - "siapa ?"

4.      Metode audit - "Bagaimana ?"

Tipe audit berdasarkan tujuan secara formal dapat didefinisikan sebagai:

1.      "Suitability quality audit" yaitu suatu audit atau penilaian yang mendalam dan perbandingan program kualitas untuk organisasi, unsur spesifik organisasi, modal, proses, jasa dll, terhadap standar referensi yang ditentukan terlebih dahulu oleh klien.

2.      "Conformity Quality audit" yaitu suatu audit atau penilaian yang mendalam terhadap program kualitas yang didefinisikan sebelumnya seperti kebijakan kualitas dan prosedur.

Tipe audit mutu yang menyangkut "apa ?" mencakup :

a.       "Quality program audit" yaitu audit atas program yang termasuk kebijakan, prosedur, instruksi operasi, dll, untuk mendefinisikan berbagai macam tanggung jawab, dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tingkat kualitas yang diinginkan, Tingkat ini dapat didasarkan pada:

ü  Keinginan manajemen

ü  Kebutuhan dari pasar yang dimaksud

ü  Standar nasional dan internasional untuk kepastian kualitas

ü  Standar kualitas procurement dan pelanggan besar dan pelanggan potensial

ü  Praktek manufakturing yang baik seperti yang ditentukan pihak pembuat peraturan tertentu.

ü  Kebutuhan yang spesifik dalam produk, jasa dan proses spesifikasi atau standar yang dapat diaplikasi.

b.      "System quality audit" merupakan suatu audit atau pengujian yang mendalam tentang sistem kualitas untuk menentukan efektivitas dan ketaatan terhadap sistem dengan standar referensi yang ditentukan sebelumnya.

Berdasarkan sifat audit, audit mutu terbagi atas :

a.       "Internal Quality Audits" yaitu audit yang dilakukan auditor yang merupakan anggota dari organisasi auditee.

b.      "External Quality Audits" yaitu audit yang dilakukan auditor yang bukan merupakan anggota organisasi auditee. Auditor merupakan spesialis luar organisasi yang dibayar untuk melakukan audit independen.

Berdasarkan metode audit, terdapat 2 metode dalam melakukan audit mutu, yaitu:

a.       "Location oriented quality audit" yaitu audit atau pengujian yang mendalam dan penilaian terhadap semua unsur dari program kualitas yang mempunyai akibat pada suatu alokasi tertentu atau operasi dalam suatu perusahaan.

b.      "Function-oriented quality audits" yaitu audit semua aktivitas yang berhubungan dengan unsur program kualitas yang khusus pada seluruh lokasi yang berlaku, sebelim dilanjutkan dengan aktivitas yang berhubungan dengan unsur atau fungsi program yang berikutnya.

Peranan Audit Sistem Kepastian Mutu

Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian mutudengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain:

ü  perusahaan

untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasikan sistem manajemen mutuyang telah ditetapkan.

ü  pelanggan

untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikomsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar mutu yan disyaratkan.

ü  pemerintah

untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh konsumen.

ü  Asosiasi

kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian mutu untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.

ü  lembaga sertifikasi

lembaga ini membutuhkan hasil audit adlah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian mutu yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.

Tujuan Dan Manfaat Audit

ISO 10011 yang menjadi panduan dalam pelaksanaan audit sistem kepastian, menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk:

a.       menentukan ketidaksesuaian

b.      menentukan efektivitas sistem kualitas

c.       memberikan peluang untuk perbaikan sistem

d.      memenuhi persyaratan peraturan

e.       memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas

f.       menilai pemasok dan memvertifikasi sistem kualitasnya

g.      menilai dan menverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri

Sedangkan manfaat audit ini antara lain :

1.      membantu mengembangkan sistem manajeman mutu terpadu yang efektif

2.      menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen

3.      membantu pengalokasian sumber daya secara optimal

4.      mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu

5.      memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu

6.      mengurangi biaya-biaya tambahan koreksi yang tepat waktu

7.      meningkatkan produktivitas

8.      meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar

Meningkatkan Nilai Tambah Organisasi Melalui Proses Audit

Audit memberikan manfaat kepada tiga pihak kepentingan terhadap sistem manajeman kualitas, yaitu:

a.       sertifikasi organisasi

b.      pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan organisasinya menyediakan produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan.

c.       lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam proses sertifikasi.

Panduan auditor dalam melaksanakan tugas prefesionalnya:

a.       perencanaan audit

b.      teknik audit

c.       keputusan dan analisis

d.      laporan dan tindak lanjut

Panduan Umum Audit Sistem Kepastian Mutu

Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan audit sistem kepastian kualitas:

a.       pastikan audit berfokus pada penemuan fakta berkaitan dengan kelemahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan

b.      audit harusnya digunakan sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan mutu baik sistem, proses, maupun hasil yang ditetapkan

c.       audit harus dipandang sebagi suatu relevan dan memberikan nilai baik bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan

d.      audit seharusnya dilakukan secara terstuktur dengan menggunakan kuesioner dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit

e.       rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer merencanakan terlebih dahulu

f.       untuk memastikan konsistensi pendekatan, lebih baik menetapkan sstu tim untuk mengaudit suatu area tertentu pada waktu tertentu

g.      mengangkat koordinator atau fasilitator audit yang tidak harus dijabat oleh staf penuh waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.

h.      audit harus memiliki tujuan dan sasaran yang jelas

Manajemen Mutu

ISO 9001:2001 mendasar manajemen mutu pada 8 prinsip manajemen mutu yang terdiri dari:

a.       fokus pada pelanggan

b.      kepemimpinan

c.       keterlibatan SDM

d.      pendekatan proses

e.       pendekatan sistem dalam pengelolaan

f.       perbaikan yang terus menerus

g.      pembuatan keputusan berdasarkan fakta

h.      hubungan saling menguntungkan dengan pemasok

External quality audit yang tipikal terdiri dari:

a.       Quality system certification/Registration

b.      Vendor Appraisal (Penilaian penjual)

c.       Pengawasan penjual / vendor surveillance

d.      Corporate Quality audit

e.       Product certification

f.       Process certification

g.      Quality system evaluation & improvement audit

Internal quality audit mencakup:

a.       Internal quality system audit

b.      Management review

c.       Performance review

d.      Product quality audit

e.       Process quality audit

f.       Data Processing quality audit

g.      Customer service quality audit

Proses Audit Mutu

B.     Gambaran Umum Perusahaan

PT. Biggy Bag’s merupakan perusahaan yang didirikan oleh Ms. Biggy pada tahun 2000 yang berlokasi di kota depok. Perusahaan tersebut memproduksi tas wanita dengan berbagai macam variasinya. Perusahaan ini belum memiliki cabang, untuk mendistribusikan produknya perusahaan ini hanya memiliki satu toko yang menjadi satu dengan tempat produksi dan juga menitipkan produknya pada toko-toko buku dan supermarket di daerah depok. Akhir-akhir ini perusahaan mendapat orderan dari PT. Tassar Tas yang terletak di kota Makasar, namun karena pertimbangan lokasi yang jauh, maka perusahaan masih memikirkan kemungkinan untuk menjalin kerjasama dengan PT. Tassar Tas.

Persediaan PT. Biggy Bag’s tidak dikomputerisasi dan pada akhir tahun selalu ada perbedaan antara nilai persediaan fisik dengan buku persediaan.

Untuk menjaga mutu dari produknya maka PT. Biggy Bag’s akan mengadakan audit mutu. Berikut Laporan Biaya Kualitas dan Laporan Performa Standar Biaya Kualitas tahun 2003:

PT. BIGGY BAG’S

LAPORAN BIAYA KUALITAS

Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31-12-2003

PT. BIGGY BAG’S

LAPORAN PERFORMA STANDAR BIAYA KUALITAS Untuk Tahun yang berakhir pada tanggal 31-12-2003

BAB III

PENUTUP

Simpulan

1.        Analisalah kondisi mutu dari PT. Biggy Bag’s

ü  Biaya pelatihan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan sudah sesuai dengan biaya pelatihan mutu/kualitas yang sesungguhnya terjadi.

ü  Biaya perekayasaan mutu/kualitas yang dianggarkan oleh perusahaan melebihi biaya yang sesungguhnya terjadi.

ü  Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang dianggarkan melebihi Biaya Inspeksi Bahan dan Biaya Penerimaan Produk yang sesungguhnya terjadi.

ü  Biaya Penerimaan Proses yang dianggarkan masih terlalu kecil daripada Biaya Penerimaan Proses yang sesungguhnya.

ü  Biaya sisa yang dianggarkan melebihi biaya sisa yang sesungguhnya harus dikeluarkan.

ü  Biaya pengerjaan kembali yang dianggarkan oleh perusahaan masih terlalu kecil dari Biaya pengerjaan kembali sesungguhnya.

ü  Sedangkan pada semua biaya-biaya kegagalan eksternal yang dianggarkan melebihi biaya kegagalan eksternal yang sesungguhnya terjadi.

Dari analisis biaya kualitas diatas dapat disimpulkan:

a.       Biaya Pencegahan: Total Biaya pencegahan pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Pencegahan yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Pencegahan yang sesungguhnya ini berarti Biaya Pencegahan yang meningkat diharapkan dapat mengurangi biaya kegagalan dan mengurangi jumlah unit yang tidak baik.

b.      Biaya penilaian: Total Biaya penilaian pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Penilaian yang dianggarkan sudah melebihi Biaya Penilaian yang sesungguhnya ini berarti Biaya Penilaian yang meningkat diharapkan dapat mengoptimalkan pengawasan terhadap produk yang akan dibuat.

c.       Biaya Kegagalan Internal: Total Kegagalan Internal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Internal yang dianggarkan sama Biaya Kegagalan Internal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian.

d.     

Biaya Kegagalan Eksternal: Total Kegagalan Eksternal pada Laporan Performa Standar Biaya Kualitas menunjukkan bahwa Biaya Kegagalan Eksternal yang dianggarkan melebihi Biaya Kegagalan Eksternal yang sesungguhnya ini berarti biaya kegagalan internal yang impas diharapkan dapat menunjukkan bahwa tidak adanya kegagalan yang dideteksi oleh aktivitas penilaian.

2. Laporan Audit Mutu