SIKLUS PROSES BISNIS MANUFAKTUR

SIKLUS PROSES BISNIS MANUFAKTUR

A.  Pembelian dan Pengeluaran Kas

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari aktivitas siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan persedian,memelihara persediaan, perlengkapan dan beragam jasa lainnya yang harus dilakukan oleh perusahaan. Pada siklus pengeluaran,terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu:

1.      Memesan barang, persediaan dan jasa (ordering meterials, supplies and services)

Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Tahapan ini melibatkan penentuan atas apa, kapan dan berapa banyak barang/ perlengkapan/ jasa yang dibeli dan selanjutnya memilih pemasok.

2.      Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa (receiving materials, supplies and services)

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Departemen penerimaan yang bertanggungjawab dalam menerima barang yang dikirim oleh pelanggan. Biasanya departemen penerimaan ini kemudian melaporkan barang yang diterima ke manajer gudang, yang kemuadian dilaporkan ke kepala departemen produksi. Departemen penyimpanan barang, yang juga bertanggungjawab pada manager gudang, bertanggungjawab atas penyimpanan barang. Informasi mengenai penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan untuk memuktahirkan catatan persediaan.

Ketika barang yang dipesan datang,petugas penerima barang harus membandingkan nomor pesanan pembelian yang tertera di lembar pengiriman dari pemasok dengan arsip pesanan pembelian untuk memastikan bahwa barang yang dikirim adalah benar-benar barang yang dipesan. Petugas penerima barang kemudian menghitung kuantitas barang yang diterima. Sebelum memindahkan barang ke gudang atau pabrik, petugas penerima barang yang harus memeriksa setiap pengiriman untuk memastkan tidak ada barang rusak yang diterima.

3.      Memberikan persetujuan atas tagihan pemasok (approving supplier invoices)

Aktivitas ketiga dari siklus pengeluaran adalah menyetujui  tagihan dari pemasok untuk dibayar. Departemen utang memberikan persetuan atas tagihan-tagihan dari pemasok untuk dibayar. Kewajiban hukum untuk membayar kepada pemasok akan muncul setelah barang diterima. Untuk beberapa alasan praktis, hampir sebagian besar perusahaan hanya akan mencatat utang setelah barang diterima dan tagihan disetujui oleh departemen utang. Ketika tagihan diterima, departemen utang harus mencocokanya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan barang. Kombinasi dari tagihan pemasok dan dokumentasi pendukung lainya dinamakan voucher package.

4.      Pengeluaran kas (cash disbursement)

Aktivitas terakhir dari siklus pengeluaran adalah melakukan pembayaran kes kepada pemasok. Kasir, yang melaporkan ke bendahara, bertanggungjawab untuk membayar kepada pemasok. Pemisahan tugas penanggungjawab kas yang dilakukan oleh kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan kas, masing-masing harus dilakukan oleh departemen pembelian dan departemen utang. Pembayaran dilakukan ketika departemen utang. Pembayaran dilakukan ketika departemen utang dagang mengirimkan voucher package (tagihan pemasok dan dokumen pendukung lainnya) ke kasir.

PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIKLUS PENGELUARAN

Ancaman dan pengendalian yang ada didalam setiap tahapan siklus pengeluaran diikhtisarkan dalam tabel berikut.

Aktivitas/Tahapan	Ancaman	Pengendalian
Maslah umum di siklus pengeluaran secara keseluruhan	Master data yang tidak akurat atau tidak valid	·         Pengendalian data integritas dalam pemrosesan data ·         Pembatasan akses ke master data ·         Reviu perubahan dalam master data.
	Pengungkapan yang tidak sah atau informasi sensitf.	·         Pengendalian akses ·         Enkripsi
	Kehilangan atau perusakan data.	Prosedur cadangan data dan pemulihan data
	Kinerja yang buruk	Laporan manajemen
Pemesanan	Catatan persediaan yang tidak akurat	·         Sistem persediaan perpetual ·         Penandaan dengan sistem barcode atau RFID ·         Perhitungan berkala atas persediaan fisik barang
	Pembelian barang yang tidak dibutuhakan	·         Sistem persediaan perpetual ·         Reviu dan mekanisme persetujuan atas permintaan pembelian ·         Fungsi pembelian secara terpusat
	Pembelian barang dengan harga yang terlalu tinggi dari yang seharusnya	·         Daftar harga ·         Penawaran yang kompetitif ·         Anggaran
	Pembelian barang kualitas yang lebih rendah dari yang seharusnya	·         Pembelian hanya dari pemasok yang telah disetujui ·         Reviu dan mekanisme persetujuan untuk pemasok baru ·         Menjadikan manajer pembelian bertanggungjawab atas biaya pengerjaan ulang (reawork)dan bahan sisa (scrap) ·         Menelusuri dan memontor kualitas produk dari pemasok
	Pemasok yang tidak dapat diandalkan	·         Mengharuskan para pemasok memiliki sertifikasi kualitas (misalnya ISO 9000) ·         Mengumpulkan data dan memonitor kinerja pengiriman pemasok
	Pembelian dari pemasok yang tidak sah (tidak ada dalam daftar rekanan pemasok)	·         Mengelola datfar yang berisi pemasok yang disetujui dan konfigurasi sistem untuk memastikan pembelian yan gdilakukan kepada para pemasok yang ada didalam daftar saja. ·         Reviu dan mekanisme persetujuan untuk pemasok baru ·         Pengendalian spesifik untuk EDI (akses, reviu pesanan, enkripsi, kebijakan)
	Kickback (gratifikasi)	·         Menghariskan para agen penjualan untuk mengungkapkan keentingan keuangan maupun pribadi dengan para pemasoknya ·         Pelatihan karyawan dalam merespon tawaran hadiah dari para pemasoknya ·         Pelatihan karyawan dalam merespon tawaran hadiah dari para pemasok ·         Rotasi pekerjaan dan libur yang diwajibkan (mandatory vacation) ·         Audit atas pemasok
Penerimaan	Menerima barang yang tidak di pesan	·         Mengharuskan adanya persetujuan atas pesanan pembelian sebelum menerima barang.
	Kesalahan dalam perhitungan barang	·         Tidak menginformasikan petugas penerima barang mengenai kuantitas yang dipesan. ·         Mengharuskan petugas penerima barang untuk menandatangani laporan penerimaan barang ·         Insentif ·         Dokumentasi transfer barang ke gudang ·         Penandaan dengan menggunakan barcode dan RFID ·         Konfigurasi sistem ERP untuk menandai adanya perbedaan dalam jumlah yang diterima dengan jumlah yang dipesan yang melebihi batas toleransi yang dapat diterima untuk diselidiki lebih jauh
	Verifikasi tanda terima jasa	·         Pengendalian anggaran ·         Audit
	Pencurian persediaan	·         Pembatasan akses fisik terhadap persediaan barang ·         Dokumentasi semua transfer persediaan antara pegawai penerimaan dan persediaan ·         Perhitungan fisik ersediaan dan rekonsiliasi atas persediaan yang tercatat ·         Pemisahan tugas antara yang menerima barang dengan yang menyimpan barang
Persetujuan atas faktur tagihan pemasok	Kesalahan dalam faktur pemasok	·         Verifikasi ulang akurasi faktur pemasok ·         Mengharuskan adanya rincian dokumen untuk pembelian dengan menggunakan kartu pembelian ·         Penggunaan Evaluated Receipt Settlement (ERD) untuk pendekatan pembelian yang tanpa menggunakan faktur (invoiceless approach) ·         Pembatasan atas akses ke data pemasok ·         Verifikasi antara slip pengiriman (freight bill) dan penggunaan moda pengiriman yang telah disetujui
	Kesalahan dalam pencatatan ke dalam akun utung	·         Pengendalian entri data ·         Rekonsiliasi atas catatan rincian utang dengan akun pengendalian di buku besar
Pengeluaran kas	Kegagalan dalam mendapatkan keuntungan dari diskon pembayaran lebih cepat	·         Mengisi faktur dengan tanggal terakhir diskon ·         Anggaran urus kas
	Membayar barang yang tidak pernah diterima	·         Mengharuskan semua faktur pemasok dicocokkan dengan dokumen-dokumen pendukungnya yang telah dikonfirmasi/disahkan oleh bagian penerima dan persediaan ·         Anggaran (untuk jasa) ·         Mengharuskan adanya bukti pembayaran untuk biaya perjalanan ·         Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan
	Duplikasi pembayaran	·         Mengharuskan adanya faktur dan bukti pendukung (voucher package) yang lengkap untuk memproses semua jenis pembayaran ·         Kebijakan untuk hanya membayar jika ada faktur asli dari pemasok ·         Membatalkan semua dokumen pendukung segera setelah pembayaran selesai dilakukan
	Pencurian kas	·         Keamanan fisik atas cek-cek kosong dan cek-cek yang ditandatangani oleh mesin ·         Perhitungan fisik atas semua nomor urut cekm oleh kasir ·         Pengendalian akses atas komputer-komputer terminal EFT ·         Hanya menggunakan komputer-komputer yang khusus diperuntukan melakukan transaksi online-banking ·         Penggunaan sistem  automatic clearing house (ACH) untuk memblokir akun-akun yang tidak diperbolehkan untuk melakukan pembayaran ·         Pemisahan fungsi penulisan cek dengan fungsi pencatatan utang ·         Mengharuskan adanya dua tanda tangan di setiap cek untuk pembayaran/pengeluaran yang melebihi jumlah tertentu ·         Mengharuskan dilakukannya rekonsiliasi  bank dengan jumlah yangtercatat yang dilakukan oleh orang yang independent  dari  prosedur pengeluaran kas ·         Pembatasan akses ke arsip utama pemasok ·         Pembatasan jumlah pegawai yang memiliki kemampuan untuk menghasilkan one-time-supplier (pemasok yang hanya sekali saja digunakan/pemasok yang tidak ada dalam daftar) dan nuntuk memproses pembelian dari one time supplier ·         Menjalankan sistem kas kecil dengan pendekatan dana tetap (imprest fund) ·         Melakukan audit mendadak atas kas kecil
	Mengubah cek	·         Menggunakan mesin perlindungan cek ·         Penggunaan tinta dan kertas khusus ·         Menggunakan mekanisme “positive pay” dengan bank
	Masalah arus kas	·         Anggaran arus kas

B.  Siklus Produksi

Siklus produksi adalah suatu rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait dengan pembuatan produk yang terjadi secara terus-menerus dan saling berkaitan. Gambar 1 memperlihatkan bagaimana siklus produksi dihubungkan dengan sub sistem lainnya dalam Sistem Informasi Akuntansi yang ada di suatu perusahaan. Sistem informasi siklus pendapatan memberikan informasi (pesanan pelanggan dan prediksi penjualan) yang digunakan untuk merencanakan produksi serta tingkat persediaan. Sebaliknya, sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi ke siklus pendapatan mengenai barang jadi yang telah dibuat dan tersedia untuk dijual. Informasi mengenai kebutuhan bahan baku dikirim ke sistem informasi siklus pengeluaran dalam bentuk formulir permintaan pembelian. Sebagai gantinya, sistem siklus pengeluaran memberikan informasi mengenai perolehan bahan baku dan juga mengenai pengeluaran lain yang dimasukkan ke dalam overhead pabrik. Informasi mengenai tenaga kerja yang dibutuhkan akan dikirim ke siklus sumber daya manusia, yang selanjutnya akan memberikan data mengenai biaya dan ketersediaan tenaga kerja. Terakhir informasi mengenai harga pokok penjualan akan dikirim ke sistem informasi buku besar dan pelaporan.

Pengendalian Internal Pada Siklus Produksi

Tabel berikut menjelaskan beberapa ancaman dan eksposur-eksposur utama dalam siklus produksi beserta prosedur pengendalian tambahan, disamping dokumen serta catatan yang memadai, yang harus ada untuk mengurangi ancaman dan eksposur tersebut.

Produk / Aktivitas	Ancaman	Prosedur Pengendalian
Desain produk	Desain produk yang kurang baik	Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya. Data terinci mengenai biaya jaminan dan perbaikan.
Perencanaan dan penjadwalan	Kelebihan produksi atau kekurangan produksi. Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap	Sistem perencanaan produksi yang lebih baik. Tinjau dan setujui perolehan aktiva tetap; pengendalian anggaran.
Operasi Produksi	Pencurian atau perusakan persedian dan aktiva tetap	Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap. Identifikasikan semua aktiva tetap. Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi.
Akuntansi Biaya	Kesalahan pencatatan dan memasukkan data mengakibatkan data biaya yang tidak akurat	Pengendalian edit entri data; penggunaan pemindai kode garis jika memungkinkan; rekonsiliasi jumlah yang tercatat dengan perhitungan fisik secara periodik.
Ancaman Utama	Hilangnya data Kinerja yang kurang baik	Buat cadangan dan perencanaan pemulihan dari bencana; batasi akses ke data biaya Pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu.

·         DESAIN PRODUK

            Langkah pertama dalam siklus produksi adalah desain produk. Tujuan aktivitas ini adalah mendesain sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi. Beberapa kriteria ini salaing bertentangan satu sama lain, hingga membuat desain produk merupakan tugas yang menantang.

Ancaman dan Pengendalian

       Desain produk yang kurang baik akan menaikkan biaya dalam beberapa hal. Mengunakan terlalu banyak komponen khusus ketika memproduksi produk yang hampir sama akan meningkatkan biaya yang berhubungan dengan pembelian dan pemeliharaan persediaan bahan baku. Hal ini sering kali juga mengakibatkan proses produksi yang tidak efisien karena banyaknya kerumitan dalam perubahan produksi dari suatu jenis produk ke produk lainnya. Produk yang didesain kurang baik akan lebih banyak menimbulkan biaya jaminan dan perbaikan.

       Analisis atas jaminan dan biaya perbaikan dapat mengidentifikasikan penyebab utama kegagalan produk. Informasi itu dapat kemudian digunakan untuk mendesain ulang produk agar dapat meningkatkan kualitas.

·         PERENCANAAN DAN PENJADWALAN

            Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan. Tujuan langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Metode Perencanaan

            Dua metode perencanaan produksi yang umum adalah perencanaan sumber daya produksi (manufacturing resource planning = MRP II) dan sistem produksi just in-time. MRP II adalah kelanjutan dari perencanaan sumbr daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem MRP II sering disebut sebagai push manufacturing, karena barang diproduksi sebagai ekspektasi atas permintaan pelanggan.

Dokumen Kunci dan Formulir

            Master Production Schedule (MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Informasi mengenai pesanan pelanggan, prediksi penjualan, dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk menetapkan tingkat produksi. Walaupun bagian jangka panjang MPS dapat diubah berdasarkan perubahan kondisi pasar, rencana produksi harus tetap untuk beberapa minggu ke depan agar dapat memberikan waktu yang cukup untuk mendapatkan bahan baku, perlengkapan, dan tenaga kerja yang dibutuhkan. Selanjutnya kompleksitas penjadwalan meningkat secara dramatis sejalan dengan semakin banyaknya jumlah pabrik.

Ancaman dan Pengendalian

            Kelebihan produksi dapat mengakibatkan kelebihan pasokan barang atas permintaan jangka pendek, sehingga menciptakan potensi masalah pada arus kas karena sumber daya terikat dalam persediaan. Kelebihan produksi juga meningkatkan risiko menanggung produksi yang tidak terpakai. Sebaliknya, kekurangan produksi dapat mengakibatkan kehilangan penjualan dan ketidakpuasan pelanggan. Akan tetapi, risiko kelebihan dan kekurangan produksi lebih tinggi untuk produk baru yang inovatif, seperti busana butik, daripada bahan kebutuhan pokok dan sehari-hari, seperti kebanyakan bahan makanan, karena produk inovatif tersebut secara inheren lebih sulit untuk diperkirakan permintaannya daripada produk lainnya.

            Perencanaan produksi yang lebih akurat dapat mencegah kelebihan dan kekurangan produksi. Perbaikan membutuhkan prediksi penjualan yang akurat dan baru serta data mengenai jumlah persediaan, semuanya ini adalah informasi yang dapat disediakan oleh sistem siklus pendapatan dan pengeluaran. Sebagai tambahan, informasi mengenai kinerja produksi terutama yang berhubungan dengan tren total waktu produksi setiap produk, harus dikumpulkan secara teratur. Sumber-sumber data ini dapat digunakan secara periodic untuk meninjau dan menyesuaikan jadwal induk produksi.

            Persetujuan dan otorisasi yang memadai atas perintah produksi adalah pengendalian lainnya untuk mencegah kelebihan produksi barang tertentu. Salah satu caranya adalah dengan membatasi akses ke program penjadwalan produksi. Merupakan hal yang juga penting untuk memastikan bahwa perintah produksi yang benar telah dikeluarkan.

·         OPERASI PRODUKSI

            Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi actual dari produk. Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan, perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi.

            Penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh computer, disebut sebagai computer-integrated manufacturing (CIM). CIM dapat secara signifikan mengurangi biaya produksi. Contohnya, Northrop Corporation dahulu menggunakan 16.000 lembar kertas yang berisi instruksi kerja dasar yang berhubungan dengan manufaktur badan pesawat. Ketika terminal on-line diinstal di setiap lokasi perikatan , peniadaan kertas dan peningkatan efisiensi mengurangi biaya sebesar 30 persen.

Ancaman dan Pengendalian

            Pencurian persediaan dan aktiva tetap adalah ancaman utama bagi perusahaan manufaktur. Sebagai tambahan dari hilangnya aktiva, pencurian juga mengakibatkan kelebihan saldo aktiva, yang dapat mengarah pada analisis yang salah atas kinerja keuangan dan dalam kasusu persediaan, kekurangan produksi.

            Guna mengurangi risiko kehilangan persediaan, akses fisik ke persediaan harus dibatasi dan semua semua perpindahan harus didokumentasikan. Jadi, permintaan bahan baku harus digunakan untuk mengesahkan pelepasan bahan baku ke bagian produksi. Baik staf administrasi bagian pengendalian persediaan maupun pegawai bagian produksi yang menerima bahan baku, harus menandatangani permintaan tersebut untuk mengakui pelepasan barang ke bagian produksi. Permintaan tambahan bahan baku di luar jumlah yang disebutkan dalam daftar bahan baku juga harus didokumentasikan dan disahkan oleh personel tingkat supervisor. Move tickets atau kartu perpindahan harus digunakan untuk mendokumentasikan perpindahan selanjutnya persediaan dalam proses produksi di perusahaan. Pengembalian bahan baku apa pun yang tidak digunakan dalam produksi juga harus didokumentasikan.

·         AKUNTANSI BIAYA

            Langkah terakhir dari siklus produksi adalah akuntansi biaya. Tiga tujuan utama sistem akuntansi biaya adalah :

1.      memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi produksi.

2.      memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

3.      Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan

Proses

            Agar dapat berhasil mencapai tujuan pertama, suatu sistem akuntansi biaya harus didesain untuk mengumpulkan data real-time mengenai kinerja aktivitas produksi agar pihak manajemen dapat membuat keputusan tepat pada waktunya. Guna mencapai tujuan yang kedua, suatu sistem akuntansi biaya harus dapat mengumpulkan biaya berdasarkan kategori dan kemudian membebankan biaya-biaya tersebut ke produk tertentu dan unit organisasional tertentu. Hal ini membutuhkan pengkodean yang hati-hati atas data biaya selama pengumpulan, karena sering kali biaya yang sama dapat dialokasikan dalam beberapa cara, untuk beberapa tujuan berbeda.

Ancaman dan Pengendalian

Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat dapat menurunkan efektivitas penjadwalan produksi dan merusak kemampuan pihak manajemen untuk mengawasi dan mengendalikan operasi produksi. Contohnya, data biaya yang tidak akurat dapat mengakibatkan keputusan yang tidak tepat tentang produk mana yang diproduksi dan bagaimana menetapkan harga jual saat ini. Kesalahan dalam catatan persediaan dapat mengarah pada kelebihan maupun kekurangan produksi barang. Ketidakakuratan dalam laporan keuangan dan laporan manjerial dapat membiaskan analisis kinerja di masa lampau dan keinginan investasi di masa mendatang atau perubahan dalam operasi. Prosedur pengendalian terbaik untuk memastikan bahwa entri data akurat adalah dengan mengotomatiskan pengumpulan data dengan menggunakan pemindai kode garis, pembaca kartu, dan alat lainnya. Ketika semua hal ini tidak memungkinkan untuk dilakukan, terminal on-line harus digunakan untuk entri data. Password dan ID pemakai harus digunakan untuk membatasi akses hanya ke pegawai yang berhak saja.

C.  Siklus Pendapatan : Penjualan dan Penagihan Kas

Pengertian Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan - penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Aktivitas dasar siklus pendapatan

 Ada empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan antaralain :

1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan, yang mencakup :

·         Pengambilan pesanan pelanggan,

·         Persetujuan kredit,  jika penjualan secara keredit.

·         Memeriksa ketersediaan persediaan,

·         Menjawab permintaan pelanggan.

Pesanan pelanggan harus diterima tepat waktu lalu semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, untuk memastikan akurasi yang menyeluruh, harus dilakukan pemeriksaan , antaralain :

·         Pemeriksaan validitas,

·         Uji kelengkapan , Uji kewajaran

·         Persetujuan kredit, yang mencakup Otorisasi umum (Batas kredit) dan

·         Otorisasi khusus (Pemeriksaan batas).

Menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut.
Internal dokumen yang dihasilkan oleh order entry penjualan, seperti : Pesanan penjualan, Slip pengepakan, dan Kartu pengambilan barang.

2. Pengiriman barang, yang mencakup :

·         Pengambilan dan pengepakan pesanan,

·         Pengiriman pesanan.

Aktivitas ini bertanggung jawab untuk memenuhi pesanan pelanggan pendataan item yang dikirim dari persediaan. Ada dua jenis metode pengiriman, yaitu :

·         Metode in-house

·         Metode out-source

3. Penagihan dan piutang usaha, yang mencakup :

Ø  Penagihan,

Ø  Pemeliharaan data piutang usaha,

Ø  Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan.

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan Informasi dari aktivitas ini antaralain

-          Penagihan yang akurat sangat penting dan membutuhkan informasi yang mengidentifikasi item dan kuantitas.

-          Faktur penjualan memberitahukan pelanggan dari jumlah yang harus dibayar dan di mana untuk mengirim pembayaran.

-          Sebuah laporan bulanan merangkum transaksi yang terjadi dan menginformasikan pelanggan dari saldo rekening mereka saat ini.

-          Sebuah memo kredit kewenangan departemen penagihan untuk kredit account pelanggan.

-          Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.

Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur. Ada beberapa jenis sistem penagihan antaralain :

Ø  Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.

Ø  Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.

4. Penagihan kas, yang mencakup :

·         Menangani kiriman uang pelanggan,

·         Menyimpannya ke bank.

Bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah Kasir dan fungsi piutang dagang. Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi pada aktivitas ini antaralain :

§  Pentingnya pengurangan pencurian kas.

§  Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses fisik ke kas atau cek.

§  Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan faktur aplikasi harus dikredit.

Tujuan Siklus Pendapatan

Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Untuk dapat mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting antaralain :

·         Mengetahui sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan.

·         Mengontrol banyak persediaan yang harus dimiliki dan tempat untuk persediaan tersebut.

·         Menggunakan cara yang tepat dalam mengirimkan barang dagangan kepada para pelanggan.

·         Menentukan banyaknya kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan.

·         Menentukan syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan kepada pelanggan.

·         Menentukan cara pembayaran pelanggan sehingga dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas.

Kebutuhan Informasi Dan Prosedur

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. Untuk itu SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:

·         Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

·         Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

·         Menentukan ketersediaan persediaan.

·         Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

·         Menentukan harga produk dan jasa.

·         Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.

·         Memilih metode untuk mengirim barang.

Kebutuhan informasi mengenai penilaian Kinerja yang seharusnya disediakan SIA antaralain :

·         Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

·         Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

·         Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

·         Kepuasan pelanggan

·         Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

·         Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

·         Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

·         Keefektifan iklan dan promosi

·         Kinerja staf penjualan

·         Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

Ada pula kebutuhan Informasi yang lampau dan yang saat ini yang diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis, antaralain :

Ø  Menentukan harga produk dan jasa,

Ø  Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi,

Ø  Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan,

Ø  Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek,

Ø  Merencanakan kampanye pemasaran yang baru.

Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi

Proses /Aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Entri pesanan penjualan	1. pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat	Pemeriksaan edit entri data
	2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catt. Kredit buruk	Persetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat atas saldo rek. pelanggan
	3. Legitimasi pesanan	Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan sertifikat digital untuk e-biz
	4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga	Sistem pengendalian persediaan
Pengiriman	5. Kesalahan pengiriman: barang dag., jumlah dan alamat yang salah	Rekonsiliasi pesanan penjulana dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis Pengendalian aplikasi entri data
	6. Pencurian persediaan	Batasi akses fisik ke persediaan
Penagihan dan piutang usaha	7. Kegagalan untuk menagih pelanggan	Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
	8. Kesalahan dalam penagihan	Pengendalian edit entri data Daftar harga
	9. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha	Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan
Penagihan kas	10. Pencurian kas	Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas
Masalah - masalah pengendalian umum	11. Kehilangan data	Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
	12. Kinerja yang buruk	Persiapan dan tinjauan laporan kinerja

Mengidentifikasi Major Threat dalam Aktivitas Bisnis dan Mengevaluasi Kecukupan Pengendalian Internal

Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti : 

A.    Kehilangan Data :Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis).

B.     Kinerja yang buruk : Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja

1.      Penerimaan pesanan penjualan 

Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain: 

• Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat
• Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk
• Terjadi legitimasi pesanan
•  Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu: 

• Pemeriksaan edit entri data
• Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan
• Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business
• Sistem pengendalian persediaan

2.      Pengiriman barang 

Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antara lain: 

§  Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim. 

§  Pencurian persediaan

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu: 

§  Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data

§  Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara eriodic persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat

3.      Penagihan dan piutang usaha 

Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain: 

§  Kegagalan untuk menagih pelanggan

§  Kesalahan dalam penagihan

§  Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu: 

§  Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara eriodic. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan

§  Pengendalian edit entri data dan daftar harga

§  Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan 

4.      Penagihan kas 

Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adalah : 

§  Pencurian Kas

Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu: Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

            Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, analisis serta pembahasan tentang siklus proses bisnis, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1) Proses bisnis existing tidak memiliki pola operasi dan pola bongkar muat yang terpadu sehingga mengakibatkan terjadinya pelayanan pengiriman barang yang tidak terkontrol. Oleh sebab itu, proses bisnis existing akan diperbaiki menuju proses bisnis yang akan dilakukan secara terpadu, terdapat pengontrolan proses bisnis yang akan dijalankan.

2) Pemodelan Business Process Modelling Notation mampu menghasilkan aliran informasi. Aliran informasi ini digunakan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan sehingga tidak ada entitas yang menjalankan proses bisnisnya masing-masing.

3) Setiap ancaman dan kendala yang dimiliki oleh masing-masing siklus akan teratasi apabila pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan berjalan dengan baik.

3.2 Saran

            Berdasarkan hasil penelitian di dalam siklus proses bisnis, maka disarankan untuk:

1) Perlu dibuat pola operasi bongkar muat yang terpadu yang dikelola oleh salah satu badan formal.

2) Proses-proses bisnis baik key process business maupun support process business perlu dilengkapi dengan informasi yang lebih lengkap, seperti pengukuran waktu yang akurat, alat yang digunakan dalam melakukan proses bisnis, dan metode yang diterapkan.

3) Perlu kelanjutan penelitian untuk memanfaatkan metode metode yang baru, misal dengan membangun aplikasi terpadu berupa software.

4) Metode lain dapat diterapkan oleh perusahaan, seperti:

a) Metode Unified Modeling Language (UML) yang mana mendukung pemodelan berdasarkan dari kebutuhan penggunanya serta menggunakan pendekatan berorientasi objek.

b) Metode Struktural Analysis and Design Technique (SADT) merupakan metode klasik yang sangat dikenal dalam analisis proses guna mendapatkan suatu model proses bisnis yang terstruktur. Metode ini diawali dengan menganalisis proses-proses sebagai fungsi yang akan membentuk struktur proses bisnis.

c) Business Process Reengineering (BPR). BPR menggunakan pendekatan untuk perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi biaya.

5) Meningkatkan kinerja pengendalian internal di setiap aspek usaha.