SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

`           Sistem buku besar dan sistem pelaporan keuangan merupakan dua sistem yang mempunyai interdependensi operasional sehingga keduanya dipandang sebagai satu sistem tunggal yaitu sistem buku besar dan pelaporan keuangan. Input sistem buku besar berasal dari siklus transaksi. Rangkuman aktivitas transaksi diolah oleh sistem buku besar untuk memperbaharui akun-akun control buku besar. Sistem pelaporan keuangan mengukur dan melaporkan status sumber daya keuangan dan perubahan dalam sumber daya tersebut. Sistem pelaporan keuangan mengkomunikasikan informasi terutama pada pemakai esternal. Jenis pelaporan ini disebut nondiscretionary karena organisasi memiliki sedikit atau tidak ada sama sekali pilihan dalam informasi ini terdiri atas laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak dan dokumen hokum lainnya. Sistem buku besar dan pelaporan keuangan melakukan pengumpulan data transaksi, mengolah transaksi yang masuk, menyimpan data transaksi, memelihara pengendalian akuntansi, menghasilkan laporan keuangan, dan mengklasifikasian data transaksi dan akun. Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi. Dua system pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input, proses, output, menejemen data dan pengendaliannya. Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe transosesmpraksinya. Sistem pemprosesan transaksi terkomputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara manual.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa saja aktivitas-aktivitas dasar dalam buku besar dan sistem pelaporan ?

1.2.2  Apa saja ancaman dan pengendalian dalam buku besar dan sitem pelaporan ?

1.2.3 Apa saja peluang dan pemanfaatan teknologi informasi ?

BAB II

PEMBAHASAN

SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan pembuatan laporan yang merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan. Gambar berikut menunjukan peran penting silus ini dalam sebuah perusahaan.

Diagram Arus Data pada Siklus Buku Besar dan Pelaporan

Penjualan                                 Harga Pokok Produksi           

 

                             Penerimaan Kas                        Biaya Gaji dan Upah

 

                              Pembelian                                        Angka Anggaran

                                                                                                Anggaran

                             Pengeluaran Kas

                                                                                         Jurnal Penyesuaian

Jurnal aktivitas

Investasi

                                               Jurnal aktivitas

                                                Pendanaan

                        Laporan

Dari diagram di atas dapat dilihat bahwa siklus ini berinteraksi dengan siklus yang lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun untuk internal. Siklus ini menerima informasi dari berbagai sumber antara lain :

1.      Informasi tentang transaksi regular (siklus pendapatan, siklus pengeluaran, sistem produksi, akuntansi biaya, dan sistem penggajian).

2.      Informasi tentang kegiatan investasi dan pendanaan, seperti pengeluaran atau penarikan obligasi, dan pengeluaran atau penarikan saham, dari kepala bagian keuangan.

3.      Angka-angka anggaran yang dihasilkan oleh bagian anggaran.

4.      Penyesuaian yang dihasilkan oleh bagian akuntansi.

Seluruh informasi yang diterima digunakan untuk menghasilkan berbagai laporan, baik pada pengguna intern maupun pengguna ekstern. Untuk menghasilkan laporan periodik, dalam pelaporan juga dirancang untuk memberikan kemudahan bagi personil organisasi untuk memperoleh informasi dengan fasilitas inquiry.

Misalnya seorang kepala departemen menginginkan laporan intern yang berisi perbandingan antara anggaran dan realisasi. Laporan semacam ini harus tersedia saat dibutuhkan, di samping dibuat secara periodic, sehingga penyimpangan yang terjadi dapat segera diidentifikasikan seawal mungkin dan dilakukan tindakan dan reaksi seperlunya. Contoh lain, kepala bagian keuangan harus selalu memantau arus kas, sehingga pemyimpangan dari perkiraan dapat diketahui tepat waktu dan memungkinkan melakukannya penyesuaian terhadap rencana.

2.1. Aktivitas-aktivitas Siklus Buku Besar dan Pelaporan

Aktivitas-aktivitas yang tergabung dalam siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas 4 aktivitas yang dapat diuraikan sebagai berikut :

Diagram Sistem Buku Besar dan Pelaporan

       Rancangan

Subsistem Akuntansi

Subsistem Akuntansi

                         Jurnal                                                                   Anggaran   

 

Subsistem Akuntansi

                                            

                           Jurnal                          Buku Bsar            Laporan dan

Subsistem Akuntansi

                                                                                           Anggaran

                              Neraca Saldo

                                                                                                                  Laporan    

                                                  Jurnal                                             Keuangan

                                                  Penyesuaian

            Jurnal Voucher

                                                                                        Jurnal Penutup

                                                            Neraca Saldo

                                                            Setelah Disesuaikan

Subsistem Akuntansi

                                                                                   

                                                                                                    Laporan

                                                                                                    Kuangan

                    Jurnal

                    Penyesuaian

	Subsistem Akuntansi

 

                                             

                                              Laporan Keuangan

2.1.1.      Pemutakhiran (Updite) Rekening Buku Besar

Kegiatan pemutakhiran rekening buku besar merupakan posting yang berasal dari 2 sumber yaitu siklus transaksi (siklus pendapatan,siklus pengeluaran,sistem akuntansi biaya,dan sistem penggajian)untuk transaksi rutin,dan kepala bagian keuanga,untuk transaksi non-rutin,seperti pengeluaran dan penarikan obligasi,dan pengeluaran atau penarikan saham.

Jurnal yang digunakan untuk memutakhirkan catatan buku besar dapat didokumentasikan dalam sebuah dokumen yang disebut  jurnal voucher. Dengan demikian,dokumen ini berisi informasi yang akan ditemukan dalam buku jurnal dalam sistem manual. Dokumen ini merupakan produk sampingan dari proses posting, dan bukan merupakan input. Namun demikian untuk penelusuran audit, dokomen ini merupakandokumen yang cukup penting.

2.1.2.      Pembukuan Transaksi Penyesuaian

Tahap kedua dari siklus buku besar dan pelaporan adalah pembukan bermacam-macam bukti transaksi penyesuaian. Data penyesuaian ini bersal dari kepala bagian keuangan,setelah selesai dibuat neraca saldo. Penyesuaian terdiri atas lima macam yaitu :

Accrual. Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mecatat transaksi yang telah terjad, namun belumdilakukakn pembayaran atau belum ada penerimaan kas. Contoh traksaksi ini ialah pendapatan bunga dan utang gaji.

Defferals. Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir perode untuk mencatat transaksi perubahan status kas yang telah diterima atau dibayarkan sebelu jasa diberikan atau diterima. Contoh : Pengakuan terhadap pendapatan atau biaya yang telah diterima kasnya atau dibayarkan sebelum akhir periode,dan pada periode ini sebagian diataranya telah diakui.

Estimates. Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk pencatat transaksi boaya yang terjadi dalam beberapa periode akuntansi. Contoh:  depresiasi dan biaya kerugian piutang.

Revaluation. Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mencatat selisish antara angka yang tercatat dan angka dari hasilperhitungan fisik aktiva atau sebagai akibat perubahan kebijakan akuntansi yang dilakukan. Contoh: terjadi selisih antara hasil perhitungan fisik persediaan dengan pencatatan persediaan.

Correction. Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mencatat koreksi kesalahan dalam rekening-rekening  buku besar.

2.1.3.      Penyusutan Laporan Keuangan

Tahap ketiga dalam siklus ini adalah penyusunan laporan keuangan. Laporan laba-rugi harus dibuat pertama kali, dengan menggnakan data dari saldo-saldo rekening pendapatan dan biaya yang tercantumkandalam neraca saldo setelah disesuaikan. Tahap kedua adalah membuat neraca. Untuk membuat neraca ada 2 alternatif yang dapat yang dapat dilakukan, yaitu: (1) menyususn terlebih dahulu laporan perubahan modal,kemudan menyusun  neraca dengan menggunaan data neraca saldo setelah disesuaikan ditambah datadari laporan modal,(2) menutup buku ( menihilkan saldo rekening- rekening pendapatan dan biaya, dan mentransfer laba bersih ke rekening laba ditahan atau rekeing modal)., dan menyusun neraca. Jika proses pada alternatif kedua itu dilakukan dengan menggunkan cara manual, hal ini umumnya dilakukan setiap akhir periode saja( setahun sekali). Dengan menggunakan komputer, maka proses tersebut pada periode-periode yang lebih pendek. Tahap ketiga, laporan yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini disusun dengan menggunakan data dari neraca dan laba rugi ditambah informasi tentang kegiatan pendanaan dan investasi.

2.1.4.      Penyusunan Laporan Manajerial

Tahap akhirdari siklus buku besar dan pelapiran adalah pembuatan berbagai macam laporan manajemen. Pada dasarnya laporan manajemen dibagi menjadi dua, yaitu : (1) lapotan kontrol buku besar dan (2) anggaran. Laporan kontrol buku besar antara lain berupa daftar jurnal voucher yang diurutkan atas dasar nomor urut, nomor(kode) rekening, tanggal dan daftar saldo rekening. Laporan ini digunakan untuk mengecek ketelitian proses posting.

Laporan anggaran digunakan untuk keperluan perencanaan dan penilaian kinerja. Anggran perasional berisi anggran pengeluaran dan pendapatanuntuk setiap unit dalam organisasi. Anggaran pengeluaran modal menunjukan rencana arus masuk dan arus keluar kas untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan estimasoi arus kas dengan rencananya dan digunakan untuk menentukan kebutuhan kas.

Laporan anggarandan kinerja harus didasarkan pada akuntansi pertanggung jawaban. Uraian lengkap tentang sistem akuntansi ini telah diuraikan pada Bab . baik laporan anggaran maupun laporan kinerja ( yang membandingkan antara angka anggaran dan angka realisasi) dapat berwujud anggaran ststis maupun anggaran fleksibel,yaitu merinci angaran ke dalam anggaran tetap dan anggaran variabel.

2.2.   PELUANG DAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI

2.2.1.      Ketepatan waktu pemutakhirab buku besar

      Sebagaimana telah diuraikan pada bab-bab  sebelumnya bahwa sistem informasi akuntansi modern sering menggunakan pemrosesan on-line untuk memutakhirkan rekening pembatu padasaat terjadi terjadi transaksi. Pemutakhiran yang semacam ini menyebabkan catatan buku pembantu selalu memnunjukan informasi terkini dan dapat memperbaiki kualitas pembuatan keputusan. Sebagai contoh pemutakhiran saldo rekening piutang kepada seorang pelanggan tertentu segera setelah terjadi transaksi penjualan, akan memudahkan pembuatan keputusan tetang perlu tidaknya memberikan tambahan batas atau jatah transaksi penjualan kredit kepda pelanggan tersebut.

      Saldo rekening buku besar secara tradisional tidak dimutakhir dengan segera, karena rekening-rekening buku besar tidak langsung digunakan untuk pembutan keputusan operasional. Sebagai contoh, keputusan tentang penambahan jatah kredit kepada pelanggan tentang saldo dan batas kredit pelanggan secara individu,yang terdapat dalam rekening pembantu. Rekening buku besar hanya menyimpan informasi tentang saldo piutang kepada seluruh pelanggan.

      Informasi yang digunakan dalam rekening buku besar biasanya digunakan untuk menghasilkan kinerja periodik. Boasanya, organisasi membuat laporaan untuk pemakai intern setiap bulan,sedangkan laporan untuk memaki ekstern setiap quarta(triwulan). Akbikatnya, rekening buku besar hanya dimutakhirkan setiap satu bulan sekali. Kebijakan semacam itu ternyata menumbulkan 2 persoalan. Pertama, karena buku besar hanya menunjukan informasi yang akurat sesaat setelah proses pemutakhiran dilakukan, maka buku besartidak dapat digunakan sebagai salah satu sumber data bagi pembuatan analisis” what-if” oleh manajemen. Dimasa lalu, kebutuhan untuk membuatan perencanaan yang berkelanjutan tidaklah penting.namun namun untuk satat ini, dalam situasi perubahan yang terus menerus terjadi dan sangat cepat, manajemen harus secara konsisten membantu dan menilai ulang kinerja keuangan oerganisasi agar tetap sejalan dengan tujuan strategi organisasi. Perushaan harus mampu mengubah rencana kerja secepat mungkinuntuk merespon perubahan yang terjadi dilingkungan bisnis. Persoalan kedua adalah bahwa berbagai macap penundaan karena dilakukannya pemuktakhiran bulannan akan menyebabkan penundaan penyusunan laporan keuangan

      Untuk mengatasi persoalan diatas, banyak perusahaan yang mengadopsi dan menyelenggarakan sistem buku besar secara online,seperti slah satu contoh yang digambarakan pada flow chart pada gambar 14.3. pada gambar tersebut, setiap individu program aplikasi dlam sistem tersebut,seperti program pencatat pesanan penjualan atau program penerimaan kas, mem-posting ringkasanjurnal transksi ke buku besar setiap hari.

Staf bagian keuangan menggunakan terminal on – line untuk memasukkan data transaksi  non-rutin ke dalam komputer pada hari terjadinya transaksi tersebut. Dengan cara ini, buku besar selalu menunjukkan informasi terkini, sehingga dengan sendirinya akan meninggalkan kemanfaatannya sebagai sebuah sumberdata  bagi para manjer untuk melaksanakan analisis “what-if” sebagai akibat dari perubahan kebijakan manajemen. Selain, itu sistem buku besar on-line juga memungkinkan menyediakan fasilitas akses inquily. Dengan fasilitas ini para pemakai komputer dapat menghasilkan berbagai informasi yang dibutuhkan.

2.2.2.      Proses Penutupan Buku Besar

Pada umumnya, perusahaan diuntungkan dengan ditemukannya cara baru yang dapat mempercepat proses penutupan buku bulanan. Selain itu, dari pengalaman yang ada terbukti bahwa laporan laba / rugi bulanan yang telah berumur 2 minggu memiliki manfaat yang terbatas untuk mengambil tindakan koreksi yang segera . Selain itu pengurangan pekerjaan menutup buku akan memberikan tambahan waktu bagi para staf akuntansi untuk menganalisis data dan memberikan nasehat kepada para manjer operaional tentang tren dan isu penting yang terkait dengan perusahaan. Dengan demikian potensi penghematan waktu yang diberikan cukup banyak.

Salah satu cara yang dapat yang dapat dilakukan untuk mempercepat proses penutupan buku bulanan adalah melakukan konsolidasi atarsubsistem dalam SIA yang salin tumpang tindih (overlap). Selama bertahun – tahun, banyak sekai perusahaan yang menegluh tetang sistem informasi akuntansi yang tercampur aduk, saling tumpang tindih antara sebuah subsistem dengan subsistem lainnya, dan sebagai macam pengulangan (redundancy) sebagai akibat adanya transaksi penggabungan badan usaha (merger) dan akuisisi atau pembelian anatar perusahaan atau perusahaan internal kedalam pasar yang baru. Salah satu contoh adalah perusahaa komputer IBM yang memiliki 315 subsistem akuntansi  yang tersebar di seluruh dunia. CFO dan kepala bagian akuntansi bekerja sama untuk mengkonsolidasikan ke dalam 36 subsistem, sehingga bukan hanya mempercepat proses penutupan buku, namun juga dapat mengurangi biaya dalam jumlah yang besar. Sistem client-server juga menyediakan cara yang berbeda guna memperbaiki proses penutupan buku dan menyebarkan laporan kinerja keuangan dengan cepat.

2.2.3.      Pelaporan keuangan

Teknologi komunikasi padat pula digunakan untuk mengurangi waktu dan biaya dalam membuat dan penyebaran laporan keuangan. Sebagai contoh , kepala bagian keuangan dapat mengakses datsbase laporan keuangan publik seperti NAARS dan EDGAR, untuk memperoleh contoh atau gambaran bagaimana perusahaan lain menyajikan informasi dalam sebuah laporan. Demikian pula dengan formulir dan peraturan pajak dapat diakses daro kantor pajak mulai internet. Sebaliknya, sebuah laporan keuangan perusahaan dapat tersedia bagi publik melalui internet. Sebuah perusahaan juga dapat menyampaikan laporan keuangan pokok dan laporan  pajak secara elektronik ke BAPEPAM dan kantor pajak.

Bagan Alir Siklus Buku Besar dan Pelaporan On-Line

Selain itu software spreadsheet dan grafik juga dapat memeperbaiki proses pelaporan keuangan dengan cara memudahkan pembuatan grafik untuk memeberikan penekanan pada elemen – elemen yang memerlukan perhatian dan kajian khusus. Namun demikian, memanfaatan analisis grafik sangat tergantung pada akurasi perancangan grafik tersebut. Perancangan grafik yang tepat harus menghasilkan kesimpulan yang sama dengan kesimpulan yang dibuat dari hasil analisis informasi non-grafik atau yang dijadikan basis pembuatan grafik tersebut.

2.3.    TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN INTERNAL

Tujuan pengendalian pada sistem pelaporan dan buku besar pada dasarnya sama dengan tujuan pengawasan pada sistem lainnya, yaitu menjamin bahwa:

1.      Semua aktivitas pemutakhiran data ke buku besar telah diotorisasi secara tepat

2.      Semua transaksi yang dicatat dalam buku besar adalah valid (benar-benar terjadi)

3.      Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi telah dicatat.

4.      Semua transaksi buku besar telah dicatat secara akuntansi

5.      Data buku besar dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri

6.      Aktivitas sistem buku besar dilaksanakan secara efisien dan efektif

Dukungan dan catatan yang dirancang dengan baik memainkan peran yang penting dalam mencapai enam tujuan diatas. Jika perusahaan menggunakan voucer jurnal, maka dokumen tersebut harus secara jelas memberikan intruksi tetang cara – cara melengkapi dokumen tersebut.

Pencatatan data transaksi secara on-line oleh bagian keuangan dan kepala bagian akuntansi sebagaimana pada flowchart, memudahkan pencatatan kedalam jurnal secara akurat dan efektif. Dalam kondisi semacam ini, penggunaan elemen pengawasan aplikasi yang tepat, seperti pengecekan validitas, dan pengecekan field, akan meningkatkan akurasi entry data. Pemberian spasi baik pada dokumen kertas maupun dokumen elektronik untuk mencatat/mencantumkan petugas yang mengisi dan mengkaji formulir memberikan bukti bahwa jurnal telah diotorisasi secara tepat. Cara lain berupa penggunaan nomor dokumen yang telah tercetak secara urut, akan memudahkan melalui pengecekan untuk memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat. Prosedur pengawasan untuk siklus buku besar dan laporan dapat dilihat pada tabel 14.1.

Tabel 14.1.

Contoh Ancaman, Akibat, dan Prosedur Pengawasan

Pada Siklus Buku Besar dan Pelaporan

Ancaman	Akibat	Prosedur Pengawasan
Kesalahan dalam meng-update  buku besar: ·         Jurnal yang tidak akurat/ lengkap ·         Posting yang tidak akurat/ lengkap	·      Catatan dan laporan tidak lengkap sehingga menghasilkan informasi yang keliru sehingga keputusan yang dibuat menjadi tidak tepat.	·      Pengawasan edit  input, dan pemrosesan ·      Rekonsiliasi dan laopran kontrol
Akses ke buku besar secara tidak sah	·      Kehilangan data penting/ rahasia ·      Buku besar todak akurat ·      Pencurian tidak terdeteksi	·      Pengawasan akses ·      Jejak audit yang memadai
Kerugian/kerusakan data buku besar	·      Kehilangan data ·      Kehilangan aktiva (kas)	·      Prosedur backup ·      Rencana pemulihan kerusakan

Pada table tersebut ditunjukan berbagai ancaman yang dihadapi, lalu diuraikan akibat yang ditimbulkan jika ancaman tersebut benar-banar terjadi, dan pada kolom terakhir (paling kanan) diuraikan prosedur-prosedur pengawasan yang dapat diterapkan untuk menanggulangi ancaman tersebut agar tidak terjadi. Karena sistem pelaporan dan buku besar hanya mencakup informasi pemrosesan informasi, maka hanya ada sedikit ancaman yang dihadapinya. Selain itu ancaman serius yang dihadapi terutama berhubungan dengan korupsi, kehilangan, atau perusakan data. Berikut ini akan diuraikan masing-masing ancaman, akibat yang ditimbulkan, dan prosedur pengawasan yang dapat diterapkan.

2.3.1.      Anacman 1: Kesalahan Dalam Pemutakhiran Buku Besar (Errors in Updating the General Ledger).

 Kesalahan yang terjadi dalam pemutakhiran buku besar dapat mengakibatkan buruknya proses pengambilan keputusan yang menggunakan informasi salah dalam pelaporan keuangan. Prosedur pengendalian yang berhubungan dengan pengolahan data dibagi menjadi 3 kategori, yaitu (1) pengawasan edit input dan pemrosesan, (2) laporan pengawasan dan rekonsiliasi, dan (3) pemeliharaan jejak audit yang memadai.

Pengawasan Edit terhadap Input, dan Pemrosesan. Dua jenis jurnal yang digunakan untuk memutakhirkan buku besar adalah: (1) ihtisar jurnal dari siklus SIA lainnya, dan (2) jurnal yang dibuat oleh bagian keuangan atau kepala bagian akuntansi. Jurnal yang pertama merupakanoutput  dari serangkaian tahap pemrosesan, yang masing-masing merupakan subyek bagi berbagai prosedur pengawasan aplikasi yang dirancang untuk menjamin akurasi dan kelengkapan data. Konsekuensinya, pengawasan utama edit input bagi ihtisar jurnal ini mencakup pengecekan tanggal untuk menjamin bahwa transaksi tersebut merupakan transaksi yang terkini dan belum di-posting.

   Jurnal yang dibuat oleh kepala bagian akuntansi dan kepala bagian keuangan adalah jurnal asli yang baru saja dibuat. Konsekuensinya, diperlukan jenis-jenis pengawasan input edit dan pemrosesan berikut untuk menjamin bahwa transaksi tersebut akurat dan lengkap:

1.             Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa rekening buku besar tersedia untuk setiap nomor rekening yang deverensi oleh semua jurnal.

2.             Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa data pada field  dalam sebuah jurnal berisi data numeric.

3.             Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit sama dengan total kredit dalam sebuah jurnal.

4.             Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin bahwa semua data yang relevan telah dicatat. Adalah penting bahwa semua jurnal dapat diidentifikasi sehingga informasi ini memiliki daya telusur audit.

5.             Uji pengulangan data (redundand data check) untuk mencocokkan nomor rekening dengan nama rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang menerima posting. Untuk sistem entry data on-line, prosedur ini disebut closed-loop verivication.

6.             Penetapan file standar jurnal penyesuaian untuk penyesuaian yang sering terjadi pada akhir periode, seperti biaya depresiasi. Akurat input diperbaiki tanpa memulang pemasukan data. Kemungkinan lupa membuat jurnal penyesuaian jenis ini juga dapat dikurangi, sehingga menjamin kelengkapan input.

7.             Cek tanda aritmatika (sigh check) saldo rekening buku besar sesaat setelah dilakukan pemutakhiran, untuk memastikan bahwa saldonya tepat.

8.             Perhitungan total run-to-run, untuk memastikan akurasi pemrosesan kelompok voucher jurnal. Komputer menghitung saldo baru rekening buku besar, atas dasar saldo awal, total debit dan total kredit yang dimasukkan ke dalam rekening yang bersangkutan, dan kemudian membandingkannya dengan saldo rekening buku besar. Jika terjadi antara perbedaan keduanya, harus segera dilakukan investigasi.

Laporan Kontrol dan Rekonsiliasi. Penggunaan laporan control dan rekonsiliasi dapat mendeteksi apaka ada kesalahan yang dibuat selama proses pemutakhiran buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi yang digunakan dalam system manual adalah pembuatan neraca saldo, yang menunjukkan apakah total debit dan total kredit seimbang, hal ini menunjukkan adanya kesalahan atau ketidaktelitian proses pencatatan. Dalam system berbasis computer, penggunaan rekening kliring dan rekening suspense (rekening penyeimbang) menjamin bahwa rekening buku besar selalu seimbang. Pada akhir periode semua rekening khusus tersebut harus bersaldo nol, berarti terjadi kesalahan selama proses pemutakhiran buku besar. Sebagai contoh, karyawan A bertanggung jawab untuk mencatat penyerahan barang kepada pelanggan, sedangkan karyawan B bertanggung jawab mencatat tagihan kepada pelanggan. Karyawan A akan membuat catatan sebagai berikut:

            Pengiriman Barang Belum Ditagih                                     xxxx

                            Persediaan Barang                                                                 xxxx

Karyawan B membuat catatan sebagai berikut:

            Piutang Dagang                                                                   xxxx

                            Pengiriman Barang Belum Ditagih                                        xxxx

Jika kedua transaksi tersaebut telah di-posting-kan ke rekening buku besar, maka rekening kliring, yaitu Pengiriman Barang Belum Ditagih, harus bersaldo nol. Jika tidak, maka sebuah kesalahan telah terjadi, dan hal ini perlu diinvestigasi dan dibetulkan.

Dua bentuk rekonsiliasi lainnya digunakan baik dalam sistem manual maupun sistem berbasis komputer. Bentuk pertama mencakup pembandingan saldo rekening control buku besar dengan total saldo rekening buku pembantu yang bersangkutan. Jika kedua angka tersebut tidak cocok, maka selisih harus diinvestigasi dan dibetulka. Bentuk kedua mencakup pengujian seluruh transaksi yang terjadi menjelang akhir periode untuk memastikan bahwa seluruh transaksi dicatat pada periode akuntansi yang tepat.

Laporan kontrol dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan yang terjadi dalam proses pemutakhiran buku besar. Daftar voucher jurnal urut nomor rekening memudahkan mengidentifikasi penyebab kesalahan yang berpengaruh terhadap sebuah rekening buku besar. Daftar voucher jurnal ini juga dapat menunjukan ketiadaan beberapa posting. Akhirnya, daftar jurnal umum menunjukkan rincian (nomor rekening, kode referensi sumber, nama rekening, angka yang didebit atau kredit) untuk setiap jurnal yang di-posting ke buku besar. Laporan ini menunjukkan apakah otal debit dan total kredit yang di-posting-kan ke buku besar sama angkanya.

Jejak Audit. Pada bab sebelumnya telah dijelaskan bahwa menggambarkan jalan yang dilalui oleh sebuah transaksi dalam sistem akuntansi. Jejak audit ini memberikan informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktifitas-aktifitas sebagai berikut:

1.             Menelusur transaksi dari dokumen sumber asli kerekening buku besar, dan ke laporan atau dokumen lain yang menggunakan data pada dokumen sumber.

2.             Menelusur dokumen-dokumen yang muncul kembali dalam sebuah laporan atau dokumen lain melalui buku besar ke dokumen sumber aslinya.

3.             Menelusur seluruh perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awal ke saldo akhir.

Pada Bab 2 telah digambarkan elemen jejak audit dalam sebuah sistem manual, yaitu pada Gambar 2.3. Meskipun bentuk jurnal dan buku besar pada sistem berbasis komputer

Yang konvensional kelihatannya bebeda namun informasi dasar yang muncul dalam laporan kontrol yang sama. Sebagai contoh, file transaksi jurnal umum menunjukan seluruh jurnal yang dibuat untukmemutahirkan buku besar. Fileinduk pelanggan berisi informasi tentang saldo rekening piutang kepada setiap individu pelanggan. Saldo padafile ini dapatdijumlahkan dan dibandingkan dengan saldo rekening kontrolpiutang dagang dalam buku besar. Prosesyang sama juga dapatdilakukan untukmembandingkan catatan utang dagang,persediaanbarang,dan aktiva tetap. Dalam sebuah SIA yang moderen, tidak diselenggarakan dokumen sumber kertas. Dengan demikian, tembusan transaksaksi periodik dan file induk dan penjaminan bahwa file-file tersebut tidak dapat diubah merupakan hal yang penting.

2.3.2.      Ancaman 2 : Akses ke Buku Besar Secara Tidak Sah (Unauthorized Access to the General Ledger)

Akses ke buku besar oleh karyawan yang tidak berhak dapat berakibat data yang bersifat rahasia bocor ketangan pesaing/merusak validitas dalam buku besar. Aksessemacam ini juga dapat menciptakanpeluang untuk melakukan pencurian aktifa,oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem pengawasan yang memadai untuk mencegah akses kbuku besar secaratidak sah.

Identitasdanpemakai harus digunakan untuk mengawasi akses ke buku besardan untuk memaksa adanya pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan dilaksanakan oleh setiap karyawan yang legitimate. Sebagai contoh, karyawan yang bertugasmenjaga aktivaatau memiliki wewenang untuk mengontrolisasi pengeluaran barang tidak diperbolehkan memuktahirkan buku besar. Contoh lain manajemen harus diberi wewenang “hanya” dapat membaca catatan buku besar. Matrix pengendalian akses harus membatasi fungsi-fungsi yang dapatdilaksanakan pada berbagai terminal di kantor kepala bagian akuntansi

Pengendalian tergadap pembuatan catatan foucherv= jurnal juga penting karena mereka mengotorisasi perubahn kesaldo rekening buku besar. Dengan demikian sistem harus mengecek eksistensi  kode otorisasi yangfalidpadasetiap jurnal. Jika hal ini tidak dilakukan, itegritas buku besartidak terganggu. Kode otorisasi juga ikut membentuk jejak audit. Insfeksi terhadap jejak audit memungkinkan deteksi terhadap akses ke buku besar secara tidak sah.

2.3.3.      Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar (Loss or Destruction of the General Ledger).

Buku besaradalah sebuah komponenkunci dalam sebuah sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan prosedurpembuatan cadangan data (back up) dan prosedurpemulihan untuk memulihkannya pengawasan back up mencakup :

1.      Penggunaan lebel internal dan eksternal untuk melindungi data terhadap kerusakan yang tidak sengaja terhadap buku besar

2.      Pembuatan cadangan secara reguler (teratur terhadap buku besar). Minimum 2 copy cadangan data buku besar harus dibuat. 1copyharus diletakan di lokasi pengolahan data,sehingga setiap dibutuhkan segera tersedia. 1 copy lagi harus diletakan diloksi diluar perusahaan (misalnya di simpan di bank dalam safe deposite box) untuk mengantisipasi terjadinya bencana seperti terjadinya banjir,kebakaran,dll.

Selain itu rencana pemulihan bencana ( disaster recovery planning ) juga penting. Dengan meningkatan ketergantungan perusahaan terhadap EDI,EFT,dan internet untuk melaksanakan aktivitas bisnis harian,tidak ada satu pun perusahaan dapat survive untuk jangka waktu lama,jika komputernya tidak dapat berfungsi dengan baik.dengan dimilikinya rencana pemulihan rencana ini,maka sebuah perusahaan yang mengalami bencana dapatsegera melaksanakan aktifitasnya beberapa hari setelah bencana.

BAB III

PENUTUP

3.1. Simpulan

Aktivitas – aktivitas  siklus buku besar dan pelaporan di bagi menjadi empat yaitu, pemuktakhiran (Update) rekening buku besar, pembukuan transaksi pengesuaian, penyusunan laporan keuangan, penyusunan lapora manajerial. Penggunaan teknologi memberikan peluang bagi penigkatan efisiensi dan elektivitas siklus buku besar dan pelaporan dalam hal ketepatan waktu penaksiran buku besar, proses penutupan buku bulanan, dan pembuatan laporan keuangan. Adapun ancaman dari prosedur pengendalian internal yaitu: kesalahan dalam pemutahiran buku besar, akses ke buku besar secara tidak sah, kehilangan atau kerusakan data buku besar.