Peran Teknologi Informasi Dalam Mendukung Sistem Informasi
- Sistem
Enterprise resource planning
(ERP) dan Modul
Enterprise resource planning merupakan perkembangan terbaru dari suatu pendesainan
untuk mengatasi keberadaan dari berbagai macam pengaplikasian sistem yang
kurang efisien. Enterprise resource
planning menitikberatkan pada kebutuhan cross-functional
integration. Dengan demikian pengertian enterprise
resource planning dari James A. O’Brien (2009:194) adalah: “enterprise resource planning is a
cross-functional enterprise system driven by an integrated suite of software
modules that support the basic internal business processes of a company”.
Sedangkan
pengertian enterprise resource planning
menurut James A. Hall (2009:565) adalah “enterprise
resource planning system are multiple
module software packages that evolved primarily from traditional manufacturing
resource planning (MRP II) systems”. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem
enterprise merupakan sistem yang terintegrasi antara modul-modul dalam suatu
perusahaan yang digunakan untuk meningkatkan keefisienan pelaksanaan aktivitas
operasional dalam suatu perusahaan.
Sistem enterprise resource planning (ERP)
merupakan suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi,
keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persedian dan
lainnya ke dalam suatu sistem. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan
menyimpan data dan memberikan informasi yang diperlukan manajer dan pihak
eksternal untuk mengukur perusahaan. ERP terkordinasi dengan baik menggunakan database terpusat untuk berbagai
informasi diseluruh proses bisnis maupun mengkoordinasikan aktivitas. Seperti
ditunjukkan dalam Gambar 1.1.
Gambar
1.1. Sistem ERP Perusahaan
Sistem
ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis terbaik
unuk mengotomatiskan proses bisnis standar. Dalam implementasi sistem enterprise resource planning perusahaan mempunyai dua pilihan untuk
pengintegrasian sistem informasinya, yaitu:
a.
Push manufacturing, yaitu ramalan penjualan memicu perubahan pada
production plan dan barang diproduksi dengan batch yang besar. Push
manufacturing juga sering disebut sebagai Manufacturing Resource Planning (MRP)
b.
Pull manufacturing, yaitu kebalikan dari push manufacturing. Mesin menarik bagian sebelumnya yang telah
selesai aktivitasnya. Pull manufacturing juga sering disebut dengan Just-In-Time Manufacturing (JIT).
Dengan implementasi
sistem enterprise resource planning
perusahaan dapat menghasilkan informasi secara tepat waktu dan saat itu juga
karena sistem dalam perusahaan terintegrasi antar bagiannya. Gambaran informasi
yang dapat diperoleh perusahaan dapat dilihat pada gambar 1.2.
Gambar 1.2 Business Process Flow
Sumber : James A. Hall, Accounting Information System, edisi 7, 2009
B. Vendor ERP
Vendor-vendor yang
menjadi pemimpin dalam produk ERP antara lain adalah JD. Edwards, Oracle,PeopleSoft dan Baan.
Masing-masing vendor tersebut tentunya memiliki filosofi dasar dan karakteristik
khas yang menjadi unggulan dari masing-masing produknya. Dengan memahami
informasi mengenai hal tersebut maka para pemimpin dan pemilik bisnis dapat
menentukan produk ERP manakah yang kira-kira paling cocok dengan filosofi dasar
dan karakteristik perusahaannya. Berikut ini adalah gambaran umum mengenai
filosofi dasar serta karakteristik khas dari tiap-tiap produk ERP yang
terkemuka saat ini.
1.
SAP. Adalah penguasa pasar produk ERP saat ini. Hasil
survey dari beberapa media memperkirakan bahwa lebih dari 10 juta pengguna yang
menggunakan lisensi produk ERP dari SAP. Pada awalnya SAP hanya
berfokus pada para pelanggan dari kelas ukuran besar namun seiring semakin
ketatnya kompetisi dan meningkatnya kesadaran perusahaan-perusahaan kelas
kecil-menengah maka fokus pun bergeser ke segmen pasar tersebut. Secara teknis,
aplikasi software SAP menggunakan
arsitektur 3-tier dan dikembangkan atas beberapa modul.
Modul-modul tersebut dapat diterapkan secara penuh atau dapat digunakan secara
terpisah yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. Saat ini produk ERP
dari SAP sudah
mendukung transaksi e-commerce melalui internet. Salah satu
manfaat dari modul dukungan e-commerce ini adalah adanya
modul SCM (supply chain management) yang terintegrasi dengan
para pelanggan SAP lainnya
melalui internet.
2.
JD. Edwards. Produk ERP dari JD. Edwards lebih mengedepankan aspek keluwesan (flexibility)
dan keterbukaan (interoperability) antar modul aplikasi software di
dalamnya. Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus menggunakan modul-modul terstruktur yang
dikembangkan secara internal dari vendor tersebut. Sedangkan JD. Edwards mendukung dan
mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan berbagai modul-modul dari vendor
berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Hal ini tentunya sangat
menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin mengintegrasikan sistem yang sudah
berjalan baik (running well) ke dalam sistem ERP dari JD. Edwards baik dari sisi waktu
dan biaya. Sistem yang diterapkan oleh JD. Edwards menggunakan arsitektur yang terpusat namun dalam
pengolahan datanya terdistribusi serta didukung layanan fungsi penjelajah yang
mengakses berbagai aplikasi software sistem informasi yang
terintegrasi dalam jaringan komunikasi data elektronik perusahaan klien. Selain
itu dengan filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD. Edwards mampu berjalan di
hampir setiap jenis platform perangkat keras dan perangkat
lunak yang ada. Filosofi platform terbuka dan karakteristik
sistem terbuka antar modul aplikasi ini menjadi keunggulan dari produk ERP yang
dikembangkan oleh JD. Edwards.
Filosofi dan karakteristik tersebut menjadi solusi bagi perusahaan-perusahaan
yang masih berkembang. selama ini mayoritas produk ERP dari berbagai vendor
hanya menyediakan kemudahan dalam instalasi, konfigurasi dan penyesuaian (customizing)
di awal implementasi. Seandainya terjadi perubahan di perusahaan yang berdampak
harus diubahnya sistem ERP yang ada maka sering terjadi kesulitan yang cukup
tinggi dalam mengubahnya. Bahkan di beberapa kasus, hal tersebut menyebabkan harus
dilakukan pembangunan ulang atas sistem ERP yang sudah ada. Maka produk ERP
dari JD. Edwards ini
sangat cocok bagi perusahaan-perusahaan yang masih berkembang dan sebelumnya
sudah banyak mengembangkan berbagai aplikasi software bagi
sistem informasi manajemennya. Berbicara mengenai masalah keluwesan dan
modularitas yang diusung oleh produk ERP dari JD. Edwards maka gambaran berikut mungkin dapat memberikan
bayangan tentang keunggulan sistem tersebut.
Dari sisi antar muka pengguna (user
interface) saja, para pengguna dapat melakukan pengaturan tata-letak (layout)
hingga detil warna dari tampilan aplikasinya. Bahkan dengan kemudahan
fungsionalnya, para manajer bisnis yang mungkin literasi teknisnya di bidang
teknologi informasi masih minim, dapat mengakses langsung konfigurasi sistem
ERP-nya. Dengan demikian hal tersebut akan mendorong terbentuknya rasa memiliki
yang dalam atas sistem ERP yang ada di setiap penggunanya. Hal ini disebabkan
mereka dapat dengan mudah mengatur konfigurasi sistemnya sesuai dengan
kebutuhan dan seleranya tanpa harus menunggu tim pendukung teknis melakukannya
untuk mereka.
Sedangkan dari sisi modularitas
sebenarnya hampir sama dengan produk-produk ERP dari vendor lainnya. Yaitu
adanya pilihan untuk menggunakan modul-modul tertentu saja yang memang
diperlukan oleh klien. Keunggulan modularitas tersebut terlihat saat masa
implementasi hingga running-well. Selama masa implementasi, klien
diminta untuk menggunakan Industry Pratice Modules (IMP) yang
dikembangkan oleh JD. Edwards.
Hal ini tentunya sangat menghemat waktu dan biaya karena lebih mudah bagi para
pengguna memberikan masukan kepada vendor tentang aplikasi software yang
mereka inginkan berdasarkan interaksinya dengan IMP.
Masukan-masukan tersebut kemudian dieksekusi dengan memodifikasi modul-modul
yang ada dalamIMP hingga tercapainya praktek terbaik yang
diinginkan oleh pelanggan dari sistem ERP yang dibangun.
3.
Oracle. Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali
mengadopsi SQL (structure query language) yang menjadi standar bahasa bagi
berbagai DBMS (data base management system) modern. Saat
ini Oracle yang
didirikan pada tahun 1977 tersebut sudah mengembangkan banyak sekali alat
pengembangan aplikasi (applicaton development tools) yang handal dan
fungsional selain aplikasi DBMS-nya. Berbekal hal-hal tersebut maka Oracle menawarkan berbagai produk
dalam bentuk suite package ERP yang didukung dengan layanan
konsultansi, pendidikan dan dukungan sistem di hampir setiap negara di dunia.
Keunggulan utama dari produk ERP hasil pengembangan Oracle adalah fokusnya pada
solusi e-business terdepan. Dengan kemudahan pengelolaannya
yang berbasis internet maka Oracle melampui
banyak vendor produk ERP standar yang masih berbasis client-server.
4.
PeopleSoft. Sama seperti JD. Edwards, PeopleSoft mengembangkan
aplikasi ERP-nya dengan konsep arsitektur terbuka. Dengan konsep arsitektur
terbuka ini memungkinkan para kliennya membangun sistem ERP yang dapat secara
mudah terintegrasi dengan sistem-sistem internal yang sudah dibangun
sebelumnya. Produk-produk suite aplikasi ERP dari PeopleSoft yang dikembangkan
secara modular dan menerapkan platform yang umum digunakan
menyebabkan proses implementasi menjadi lebih cepat. Namun yang menjadi nilai
lebih dari produk ERP yang dikembangkan oleh PeopleSoft adalah adanya modul perencanaan dan penjadualan
yang terintegrasi di dalamnya. Dimana PeopleSoft adalah vendor ERP pertama yang melakukan integrasi
modul perencanaan dan penjadualan di muka tersebut dibandingkan kompetitor
lainnya.
5.
Baan. Baan adalah vendor spesialis solusi ERP yang
sudah beroperasi lebih di 80 negara dan salah satu pemimpin produk terkemuka di
Eropa. Produk ERP dari Baan dikembangkan
dengan konsep arsitektur terbuka yang tentu saja menyebabkan para kliennya
dapat melakukan konfigurasi berbagai aplikasi supaya dapat beroperasi bersama
dengan sistem internal yang sudah ada. Keunggulan dari produk ERP-nya
adalah best application class, evergreen delivery dan maintenance
and workflow modelling module. Best application class adalah
metode yang dikembangkan oleh Baan dimana
produk ERP adalah hasil rakitan dari berbagai komponen terbaik di kelasnya.
Komponen aplikasi terbaik di kelasnya tersebut dijamin dengan dukungan
diterbitkannya versi terbarunya secara berkelanjutan. Para pengguna jasa dapat
memilih solusi aplikasi software canggih milik Baan yang didukung oleh ratusan
mitra pengembang teknologi yang bekerja sama dengannya. Sehingga para klien
dapat secara efektif melakukan penyesuaian fungsi ERP lembaganya dengan memilih
solusi-solusi terbaik dari ratusan vendor pendukung sehingga dapat cocok
dengan business roles yang ada. Konsep evergreen
delivery memberikan dampak tersedianya berbagai komponen aplikasi
canggih baru secara berkelanjutan hasil kesepakatan kerja sama antara Baan dengan para mitra pengembang
teknologinya. Sedangkan dari sisi keunikan produk, Baan memiliki dua modul khusus industri yaitu Baan DEMse dan Baan Maintenance. Kedua modul khusus
tersebut tentunya menyebabkan Baan dapat
melayani kebutuhan tertentu bagi para pelanggannya. Dimana Baan Maintenance adalah modul
khusus bagi industri dirgantara dan Baan DEMse adalah modul khusus yang dapat melakukan pemodelan
secara grafis untuk memberikan gambaran pengendalian bisnis.
Vendor
yang menyediakan paket ERP di Indonesia antara lain adalah IFS, PT Krakatau
Information Technology, PT Abas Information System, PT Aksesa Sistimindo
Pratama, PT Mincom Indoservices, Global Business Solution, dan lain sebagainya
C.
Keuntungan
dalam Penerapan Sistem ERP
Salah satu contoh
penggunaan enterprise resource planning
adalah computer-integrated manufacturing. Tujuan dari penggunaan computer-integrated manufacturing
menurut Romney dan Steinbart (2003:151) adalah:
a.
Mempermudah
proses produksi, pendesainan produk dan pengorganisasian suatu pabrik sebagai
landasan yang vital untuk automatisasi dan integrasi.
a.
Automatisasi
proses produksi dan fungsi bisnis mendukung dengan komputer, mesin dan robot.
b. Mengintegrasikan semua proses produksi dan aktivitas
pendukungnya dengan menggunakan komputer, jaringan telekomunikasi, dan
teknologi informasi lainnya.
Sistem
ERP, dengan database terpusat
memberikan keuntungan yang signifikan sebagai berikut:
1.
ERP memberikan tampilan tunggal atas
data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi diseluruh perusahaan.
Menyimpan semua informasi perusahaan dalam database
tunggal memecah hambatan antara departemen dan arus informasi.
2.
Input data diambil atau dikunci sekali,
dan tidak berkali-kali, saat dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda. Mengunduh
data dari satu sistem ke yang lain tidak lagi diperlukan.
3.
Manajemen dapat visibilitas yang lebih
besar ke dalam setiap area perusahaan dan kemampuan dalam memonitor yang lebih
besar. Karyawan lebih produktif dan efisien karena mereka dapat secara cepat
mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen mereka.
4.
Organisasi memperoleh pengendalian akses
yang lebih baik. ERP dapat mengonsolidasikan berbagai perizinan dan model
keamanan ke dalam struktur akses data tunggal.
5.
Prosedur dan laporan yang telah
distandarisasi antarunit bisnis. Standarisasi ini khususnya dapat bernilai
dengan merger dan akuisisi karena sistem ERP dapat menggantikan sistem yang
berbeda dengan sistem tunggal dan bersatu.
6.
Pelayanan yang meningkat karena karyawan
dapat dengan cepat mengakses pesanan, persediaan yang tersedia, mengirimkan
informs, dan detail transaksi pelanggan sebelumnya.
Kerugian
dalam Penerapan Sistem ERP
1.
Biaya perangkat keras ERP, perangkat
lunak, dan biaya konsultasi yang lumayan mahal.
2.
Jumlah waktu yang diperlukan dalam
memilih dan mengimplementasikan sistem ERP.
3.
Perubahan proses bisnis mengakibatkan
adaptasi baru terhadap sistem ERP yang telah ada.
4. Perekayasaan
kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah
dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan
kompetitif
5. ERP
sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses
bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
6. Sistem
dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
7. Data
dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data
keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika
terdapat pembobolan sistem keamanan
Oleh karena sistem ERP sangat kompleks dan mahal,
memilih satu bukanlah pekerjaan mudah. Perusahaan harus memastikan bahwa sistem
ERP yang dipilih cocok atau sesuai dengan desain industri perusahaan.
Keberhasilan
Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)
Ada
beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :
- Bisnis
proses yang matang.
Hal
ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan
yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
- Change
Managementyang baik.
Tidak
dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan
perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change management sangat
diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun
yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat
dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa
efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem
lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.
- Komitmen
Sebuah
implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga.
Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
- Kerjasama
Kerjasama
harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan
dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna
sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini
- Good
Consultant
Pengalaman
konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam
sebuah implementasi.
Kegagalan Enterprise
Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya
Beberapa
faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
- Manajemen
perubahan dan training.
Biasanya
kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus
dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya
dilaksanakan seawal mungkin.
- Perencanaan
yang buruk.
Perencanaan
harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk
membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
- Meremehkan
keahlian IT.
Implementasi
ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
- Manajemen
proyek yang buruk.
Hanya
sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun
sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak
membagi tanggung jawab.
- Percobaan-percobaan
teknologi.
Usaha-usaha
untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan
merubah data biasanya diremehkan.
- Rendahnya
keterlibatan Eksekutif.
Implementasi
membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi
yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
- Meremehkan
sumber daya.
Sebagian
besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training
user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan
dan biaya konsultan.
- Evaluasi
software yang tidak mencukupi.
Organisasi
biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai
mereka sepakat untuk membeli.
Untuk
mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:
- Implementasi
Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang
terjadi dalam implementasi ERP.
- Pendekatan
dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi
untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut &
melibatkan eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
- Pengembangan
Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan /
pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.
Software Enterprise
Resource Planning (ERP)
Berikut
ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.
- AXAPTA
Micfosoft
Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah
aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul
manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan
business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan
berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari
masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan
keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada
perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi
perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft
Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku
besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan,
dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )
- ORACLE ERP
Basis
data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam
suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle
pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan
jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform
seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform
menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan
versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul
yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan,
BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
- SAP
SAP
adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman
dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul
yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif
untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu
pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product
Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP
mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.
Biaya
Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut
merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP
Dimana, Secara
umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:
- Skala SME
(Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
- Skala
Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
- Skala besar
lebih dari US$ 3 juta
Perusahaan
Pengguna Enterprise Resource Planning (ERP)
Gambar dibawah ini
merupakan beberapa perusahaan yang menerapkan sistem ERP.
- Perencanaan
dan Keputusan Implementasi ERP
Sistem ERP tidak dapat dilepaskan dari aspek
“bestpractices”. ERP berperan
sebagai teknologi untuk menjembatani keterkaitan antara teknologi informasi dan
bisnis. Diperlukan perencanaan dan
pengambilan keputusanyang tepat dan cermat.
Sebagai sebuah paket software, implementasi ERP mengacu pada tahapan
implementasi software. Aspek yang
dikaji dalam setiap tahap meliputi aspek organisasi, teknis, manusia dan
informasi.
·
Mekanisme Pengambilan Keputusan
a. Identifikasi
dan Perumusan masalah
b. Koleksi
informasi
c. Mendefinisikan
alternatif
d. Evaluasi
dan perbandingan alternatif
e. Memilih
salah satu solusi
f. Implementasi
solusi yang sudah dipilih
g. Mengevaluasi
implementasi solusi, denganmembandingkan dengan masalah yang sudah diselesaikan
·
Metode Pengembangan Sistem ERP
a. Membangun
Sendiri (In house)
- Paling
sesuai dengan kebutuhan perusahaan
- Sulit,
mahal, lama
b. Membangun
sendiri dengan tambahan dari vendor
- Menggabungkan
manfaat komersial dengan kebutuhanperusahaan
- Sulit,
mahal, lama
c. Best-of-breed
(kombinasi dari berbagai tawaran vendor)
- Secara
teoritis akan menghasilkan sistem yang terbaik
- Sulit
menggabungkan antarmodul, lama, berpotensi tidak efisien
d. Modifikasi
sistem dari vendor
- Menjaga
fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor
- Biasanya
sangat lama
e. Memilih
modul-modul tertentu dari vendor
- Resiko
lebih rendah, relatif cepat dan lebih murah
- Jika
akan dikembangkan pada masa mendatang, akanmenyebabkan waktu implementasi lebih
lama dan biayanya menjadi sangat mahal
f. Menerapkan
sistem vendor dengan lengkap
- Cepat,
lebih murah dan efisien
- Tidak
fleksibel
g. Application
service provider
- Resiko
lebih rendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relative tidak banyak berubah
- Tergantung
pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali,biaya dapat meningkat diluar
perkiraan
·
Aspek Evaluasi
a. Modul
- Memilih
modul yang tersedia
- Membuat
sendiri modul
- Perlu
ditemukan titik temu antara modul dengan organisasi
b. Fleksibilitas
- Kemungkinan
pengembangan
- Fokus
pada satu sistem atau alternatif sistem
c. Metode
Implementasi
- Pencarian
solusi yang ideal dari beberapa alternatif
·
Kriteria Evaluasi
a. Functional
Fit
b. Flexibility
- Kustomisasi
- Upgrade
- Internasionalisasi
- Kemudahan
Penggunaan
- Arsitektur
- Skalabilitas
- Keamanan
- Antarmuka
- Kebebasan
Sistem operasi
- Database
independence
- Bahasa
Pemrograman
c. Dukungan
(Support)
- Infrastruktur
- Pelatihan
- Dokumentasi
d. Kontinuitas
e. Partisipasi
dan Ukuran Komunitas
- Struktur
proyek
- Aktivitas
komunitas
- Transparansi
- Frekuensi
update
- Efek
lock-in
f. Kematangan
(maturity)
- Status
pengembangan
- Situs
referensi
Kasus
Latar
Belakang Implementasi ERP pada FoxMeyer
Fox Meyer Drug (FMD)
adalah salah satu perusahaan farmasi terbesar di dunia yang mengalami
kebangkrutan pada tahun 1996. Salah satu penyebab kebangkrutan FMD adalah
karena sebuah kesalahan implementasi pada system enterprise resource planning
(ERP) yang mereka punya. FMD memilih SAP R/3 sebagai aplikasi ERP mereka. Pada
bulan September 1993, FMD menandatangani kontrak dengan konsultan SAP yaitu
Andersen Consulting (Accenture), untuk mengimplementasikan SAP pada proses
bisnis mereka. Proyek ini meliputi Supply Chain, Inventory Control, Customer
Service, Strategic Planning, Information Systems, Pengiriman, dan Handling.
Karena kompetisi yang
ketat, FMD membutuhkan solusi bisnis yang mampu mengakomodasi segala macam
kebutuhan bisnisnya. Dengan solusi ini juga diharapkan perusahaan akan mampu
mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan di dalam satu streamline
operation serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien dari resep obat
yang merupakan sebuah komponen penting di dalam sebuah industry farmasi.
Kegagalan
Implementasi ERP
Berikut ini adalah beberapa faktor yang
menyebabkan kegagalan dalam implementasi ERP :
1. Keselarasan antara Sistem Informasi,
People, dan Business Process
Hal-hal
yang menjadi penyebab kegagalan di dalam implementasi ERP ini adalah tidak
adanya keterlibatan dari pengguna akhir atau end user. Perencanaan tentang
pengimplementasian hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas (upper
management) dari FMD, Andersen Consulting, serta orang-orang teknis yang
berkepentingan lainnya.Orang-orang yang menjadi end user tidak dilibatkan
sehingga terjadi gap yang besar antara pengguna dengan perencana
sistem.Kurangnya kerjasama diantara end user juga menjadi salah satu penyebab
lainnya.Tidak ada pelatihan khusus untuk para pengguna SAP di FMD.
2. Metode Pengembangan Sistem
Pendekatan
implementasi yang digunakan oleh FMD adalah pendekatan bertahap. Pada musim
panas tahun 1994, FMD melakukan kontrak dengan Andersen untuk menambah aplikasi
pada 6 gudang baru. FMD dan Andersen berencana untuk mengimplementasikan
aplikasi pada gudang tersebut untuk January dan February 1995. Salah satu
keuntungan yang didapat dari pengembangan sistem secara bertahap ini adalah
perusahaan dapat dengan cepat mengidentifikasi jika ada suatu kesalahan pada sistem.Tetapi
yang terjadi pada FMD adalah kesalahan itu sudah tidak dapat lagi ditanggulangi
karena sudah terlanjur banyak terjadi kesalahan yang mengakibatkan perusahaan
rugi sekitar US$ 100 juta.
3. Pemanfaatan Project Management
Project
team yang ada tidak dapat bekerja dengan optimal karena tidak adanya komunikasi
antara pihak manajemen, tim proyek, dengan pengguna akhir. Hal pertama yang
menyebabkan project team
tidak bekerja maksimal adalah kesalahan dalam memilih jenis software. SAP R/3
didesain untuk perusahaan manufaktur, bukan untuk perusahaan wholesalers
terutama yang membutuhkan banyak transaksi dalam proses bisnisnya. Hal lain
dari kegagalan project team ini adalah tidak adanya restrukturisasi proses
bisnis yang dikerjakan (change management). SAP tidak terintegrasi karena
ketidakmampuan dari FMD untuk merestrukturisasi proses bisnis yang mereka
jalankan dengan adanya SAP.
4. Keselarasan antara Company Direction
dengan IS Direction
Perusahaan
menginginkan solusi yang tepat yang bisa membantu untuk membuat rantai
keputusan yang rumit dan meningkatkan penekanan cost. Berdasarkan analisis pada
aktivitas Supply Chain, ERP akan memberikan solusi terbaik pada FMD untuk
menyediakan informasi yang up-to-date, otomatis, dan mampu untuk
mengintegrasikan sistem persediaan barang (inventory). Idealnya adalah
perusahaan mampu untuk mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan
ke dalam satu sistem serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien.
Kenyataan yang terjadi adalah aplikasi SAP R/3 tidak mampu untuk mengakomodir
semua yang menjadi tuntutan dari proses bisnis FMD karena aplikasi SAP R/3
hanya cocok untuk perusahaan murni manufaktur, bukan perusahaan yang juga
bertindak sebagai wholesalers dimana banyak terjadi transaksi disana.
5. Tantangan yang Dihadapi Oleh
Pengelola Sistem Informasi
Ekspektasi
yang tinggi dihadapi oleh para manajer bisnis di FMD sehingga penggunaan SAP
R/3 (yang pada masa itu merupakan suatu software yang paling populer) menjadi
sedikit dipaksakan. Seiring dengan kebutuhan bisnis yang semakin meningkat, ada
semacam keterpaksaan bagi pihak pengembang Sistem Informasi untuk
mengimplementasikan SAP R/3 di FMD yang tidak terencana dengan baik. Seharusnya
sebelum pengimplementasian dilakukan semacam blueprint bagi rencana yang nantinya
akan dilaksanakan.
Pertanyaan :
1. Apa
penyebab terjadinya kegagalan system ERP pad perusahaan Fox Meyer?
a.
Kurangnya
keterlibatan dari semua entitas-entitas yang berhubungan dengan proses
implementasi ERP.
b.
Tidak
adanya koordinasi yang baik dari pihak manajemen atas dan tenaga ahli dengan
para pengguna.
c.
Tidak
adanya proses controling dan monitoring yang berkelanjutan untuk membantu
pelaksanaan implementasi ERP. Hal ini memnyebabkan ketidakkompetenan dari
pengguna.
d.
Tidak
tepatnya pemilihan software yang akan digunakan dengan mengacu pada kebutuhan
dari fungsi / lini dari perusahaan sebagai pengguna. Hal ini juga disebabkan
oleh komunikasi yang buruk tentang kebutuhan software yang dibutuhkan antara
pihak pengguna.
2. Langkah
apa yang seharusnya dilakukan perusahaan untuk mengatasi kegagalan system
tersebut?
a.
Membangun
organisasi tim proyek.
Dalam proses implementasi ERP diperlukan sebuah tim yang
akan membuat rencana, mengkoordinasi serta mengontrol dalam pelaksanaan
penerapan ERP.
b.
Membangun
rencana implementasi dan menentukan pendekatan implementasi.
Pada Proses perencanaan dari implementasi ERP diperlukan
penentuan pendekatan yang akan digunakan dengan menganalisis kelebihan dan
kekurangan serta kendala-kendala yang mungkin dihadapi dalam proses
implementasinya sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.
c. Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukuranya.
Untuk
mengetahui keberhasilan dari proses implementasi diperlukan satuan ukuran
kinerja, untuk menilai progress dari pencapaian proses ini.
d.
Melakukan
controlling dan Monitoring.
Setelah melakukan semua langkah-langkah di atas, sebagai
langkah akhir diperlukan suatu proses controlling dan monitoring atas
implementasi yang telah dilaksanakan. Proses ini, membantu dalam menangani
permasalahan-permasalahan yang akan muncul dan dapat dengan segera menanganinya
sehingga implementasi dari ERP tetap sejalan dengan
tujuan dari perusahaan. Dalam hal ini juga mencakup
aktivitas maintenance software yang digunakan, pelatihan berkala bagi pengguna
sebagai End-User, memberikan tambahan-tambahan yang bersifat cuztomize yang dibutuhkan oleh
perusahaan di masa yang akan datang,dll.
3. Variabel
- variael apa yang memiliki pengaruh terhadap karakteristik implementasi ERP
pada kasus Fox Meyers?
Critical
Succes Factor (CSF) merupakan suatu parameter pengukuran data yang mengukur
kinerja dari suatu fungsi ERP dalam perusahaan. Berikut merupakan beberapa variabel yang menjadi kriteria yang
mempengaruhi implementasi dari ERP, yaitu:
a.
Management/
organisasi, meliputi : komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim,
pelatihan serta peran dan tanggung jawab;
b.
Proses,
meliputi: alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
c.
Teknologi,
meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface;
d.
Data,
meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan
integrasi data;
e. Personel, meliputi: edukasi, pelatihan, pengembangan,
skill, dan pengembangan pengetahuan
Dari kriteria diatas Fox Meyer tidak memenuhi beberapa kriteria, yaitu:
a. Dari segi management/organisasi, kurangnya komitmen dari
pengguna yang disebabkan kurangnya edukasi pada para penggunanya (kurangnya
kemampuan SDM) dan keterlibatan antara pihak pengguna dalam diskusi awal proyek
yang berhubungan dengan kebutuhan aplikasi yang akan digunakan.
b.
Dari
segi teknologi dan personel, kecanggihan dari suatu teknologi yang tidak
dibarengi dengan kecanggihan atau kompetensi dari SDM membuat tidak adanya
keselaran dalam implementasi ERP. Dalam tahap ini juga tidak adanya
pengembangan pengetahuan serta skill dari pengguna software dapat menjadi
faktor yang mempunyai pengaruh besar dalam proses implementasi.
c. Variabel lain yang menentukan dari kesuksesan
implementasi ini juga dipengaruhi oleh tidak adanya keselarasan dari konsep
implementasi yang disesuaikan dengan budaya organisasi, sehingga perubahan yang
dibuat entitas lain sebagai pengguna, seperti karyawan tidak akan antusias
dalam proses penerapannya.
Daftar
Pustaka
McLeod,Jr. Raymond dan Schell, George. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke 8
Jakarta: PT Indeks
Leon,
A., 2005 “Enterprise Resources Planning” McGraw-Hill Publishing Company
Limited, New Delhi.
Rashid,
M. A., L. Hossain and A. University of Sydney 2002. ‘The Evolution of ERP
Systems: A Historical.
Wawan,
Falahah (2007), Enterpise Resource
Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis,
Informatika, Bandung.
Xue,
Y., et al., 2005 “ERP Implementation Failure in China Case Studies with
Implications for ERP Vendors”, International Journal Production Economics.
Yusuf,
Y., at al, 2006 “Implementation of Enterprise Resources Planning in China”,
International Journal Production Economics.
https://anisahsh.wordpress.com/2015/08/22/penjelasan-erp-enterprise-resource-planning/
Komentar
Posting Komentar