SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
` Sistem buku besar dan sistem
pelaporan keuangan merupakan dua sistem yang mempunyai interdependensi
operasional sehingga keduanya dipandang sebagai satu sistem tunggal yaitu
sistem buku besar dan pelaporan keuangan. Input sistem buku besar berasal dari
siklus transaksi. Rangkuman aktivitas transaksi diolah oleh sistem buku besar
untuk memperbaharui akun-akun control buku besar. Sistem pelaporan keuangan
mengukur dan melaporkan status sumber daya keuangan dan perubahan dalam sumber
daya tersebut. Sistem pelaporan keuangan mengkomunikasikan informasi terutama
pada pemakai esternal. Jenis pelaporan ini disebut nondiscretionary karena
organisasi memiliki sedikit atau tidak ada sama sekali pilihan dalam informasi
ini terdiri atas laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak dan dokumen
hokum lainnya. Sistem buku besar dan pelaporan keuangan melakukan pengumpulan
data transaksi, mengolah transaksi yang masuk, menyimpan data transaksi,
memelihara pengendalian akuntansi, menghasilkan laporan keuangan, dan
mengklasifikasian data transaksi dan akun. Sistem pemprosesan transaksi dalam
perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi. Dua system
pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input, proses, output, menejemen data
dan pengendaliannya. Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber
transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe
transosesmpraksinya. Sistem pemprosesan transaksi terkomputerisasi pada
dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara
manual.
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1
Apa saja aktivitas-aktivitas dasar dalam buku besar dan sistem pelaporan ?
1.2.2
Apa saja ancaman dan
pengendalian dalam buku besar dan sitem pelaporan ?
1.2.3
Apa saja peluang dan pemanfaatan teknologi informasi ?
BAB II
PEMBAHASAN
SIKLUS BUKU BESAR DAN PELAPORAN
Siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas
kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating)
rekening-rekening buku besar dan pembuatan laporan yang merupakan ikhtisar
hasil operasi perusahaan. Gambar berikut menunjukan peran penting silus ini
dalam sebuah perusahaan.
Diagram
Arus Data pada Siklus Buku Besar dan Pelaporan
Penjualan Harga Pokok Produksi
Penerimaan Kas Biaya Gaji dan Upah |
Pembelian Angka
Anggaran
Anggaran
Pengeluaran Kas
Jurnal
Penyesuaian
Jurnal
aktivitas
Investasi
Jurnal
aktivitas
Pendanaan
Laporan
Dari
diagram di atas dapat dilihat bahwa siklus ini berinteraksi dengan siklus yang
lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun untuk internal. Siklus ini
menerima informasi dari berbagai sumber antara lain :
1. Informasi
tentang transaksi regular (siklus pendapatan, siklus pengeluaran, sistem
produksi, akuntansi biaya, dan sistem penggajian).
2. Informasi
tentang kegiatan investasi dan pendanaan, seperti pengeluaran atau penarikan
obligasi, dan pengeluaran atau penarikan saham, dari kepala bagian keuangan.
3. Angka-angka
anggaran yang dihasilkan oleh bagian anggaran.
4. Penyesuaian
yang dihasilkan oleh bagian akuntansi.
Seluruh
informasi yang diterima digunakan untuk menghasilkan berbagai laporan, baik
pada pengguna intern maupun pengguna ekstern. Untuk menghasilkan laporan
periodik, dalam pelaporan juga dirancang untuk memberikan kemudahan bagi
personil organisasi untuk memperoleh informasi dengan fasilitas inquiry.
Misalnya
seorang kepala departemen menginginkan laporan intern yang berisi perbandingan
antara anggaran dan realisasi. Laporan semacam ini harus tersedia saat
dibutuhkan, di samping dibuat secara periodic, sehingga penyimpangan yang terjadi
dapat segera diidentifikasikan seawal mungkin dan dilakukan tindakan dan reaksi seperlunya. Contoh
lain, kepala bagian keuangan harus selalu memantau arus kas, sehingga
pemyimpangan dari perkiraan dapat diketahui tepat waktu dan memungkinkan
melakukannya penyesuaian terhadap rencana.
2.1. Aktivitas-aktivitas
Siklus Buku Besar dan Pelaporan
Aktivitas-aktivitas
yang tergabung dalam siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas 4 aktivitas
yang dapat diuraikan sebagai berikut :
Diagram
Sistem Buku Besar dan Pelaporan
Rancangan
|
|
 |
|||
 |
|||
|
Jurnal Buku Bsar Laporan dan
|
Neraca Saldo
Laporan
Jurnal
Keuangan
Penyesuaian
Jurnal Voucher
Jurnal
Penutup
Neraca
Saldo
Setelah
Disesuaikan
|
Laporan
Kuangan
Jurnal
Penyesuaian
|
Laporan
Keuangan
2.1.1.
Pemutakhiran
(Updite) Rekening Buku Besar
Kegiatan
pemutakhiran rekening buku besar merupakan posting yang berasal dari 2 sumber
yaitu siklus transaksi (siklus pendapatan,siklus pengeluaran,sistem akuntansi
biaya,dan sistem penggajian)untuk transaksi rutin,dan kepala bagian
keuanga,untuk transaksi non-rutin,seperti pengeluaran dan penarikan
obligasi,dan pengeluaran atau penarikan saham.
Jurnal
yang digunakan untuk memutakhirkan catatan buku besar dapat didokumentasikan
dalam sebuah dokumen yang disebut jurnal
voucher. Dengan demikian,dokumen ini berisi informasi yang akan ditemukan dalam
buku jurnal dalam sistem manual. Dokumen ini merupakan produk sampingan dari
proses posting, dan bukan merupakan input. Namun demikian untuk penelusuran
audit, dokomen ini merupakandokumen yang cukup penting.
2.1.2.
Pembukuan
Transaksi Penyesuaian
Tahap
kedua dari siklus buku besar dan pelaporan adalah pembukan bermacam-macam bukti
transaksi penyesuaian. Data penyesuaian ini bersal dari kepala bagian
keuangan,setelah selesai dibuat neraca saldo. Penyesuaian terdiri atas lima
macam yaitu :
Accrual.
Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mecatat transaksi yang
telah terjad, namun belumdilakukakn pembayaran atau belum ada penerimaan kas.
Contoh traksaksi ini ialah pendapatan bunga dan utang gaji.
Defferals.
Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir perode untuk mencatat transaksi
perubahan status kas yang telah diterima atau dibayarkan sebelu jasa diberikan
atau diterima. Contoh : Pengakuan terhadap pendapatan atau biaya yang telah diterima
kasnya atau dibayarkan sebelum akhir periode,dan pada periode ini sebagian
diataranya telah diakui.
Estimates.
Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk pencatat transaksi boaya
yang terjadi dalam beberapa periode akuntansi. Contoh: depresiasi dan biaya kerugian piutang.
Revaluation.
Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mencatat selisish antara
angka yang tercatat dan angka dari hasilperhitungan fisik aktiva atau sebagai
akibat perubahan kebijakan akuntansi yang dilakukan. Contoh: terjadi selisih
antara hasil perhitungan fisik persediaan dengan pencatatan persediaan.
Correction.
Merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode untuk mencatat koreksi
kesalahan dalam rekening-rekening buku
besar.
2.1.3.
Penyusutan
Laporan Keuangan
Tahap
ketiga dalam siklus ini adalah penyusunan laporan keuangan. Laporan laba-rugi
harus dibuat pertama kali, dengan menggnakan data dari saldo-saldo rekening
pendapatan dan biaya yang tercantumkandalam neraca saldo setelah disesuaikan.
Tahap kedua adalah membuat neraca. Untuk membuat neraca ada 2 alternatif yang
dapat yang dapat dilakukan, yaitu: (1) menyususn terlebih dahulu laporan
perubahan modal,kemudan menyusun neraca
dengan menggunaan data neraca saldo setelah disesuaikan ditambah datadari laporan
modal,(2) menutup buku ( menihilkan saldo rekening- rekening pendapatan dan
biaya, dan mentransfer laba bersih ke rekening laba ditahan atau rekeing
modal)., dan menyusun neraca. Jika proses pada alternatif kedua itu dilakukan
dengan menggunkan cara manual, hal ini umumnya dilakukan setiap akhir periode
saja( setahun sekali). Dengan menggunakan komputer, maka proses tersebut pada
periode-periode yang lebih pendek. Tahap ketiga, laporan yang dibuat adalah
laporan arus kas. Laporan ini disusun dengan menggunakan data dari neraca dan
laba rugi ditambah informasi tentang kegiatan pendanaan dan investasi.
2.1.4.
Penyusunan
Laporan Manajerial
Tahap
akhirdari siklus buku besar dan pelapiran adalah pembuatan berbagai macam
laporan manajemen. Pada dasarnya laporan manajemen dibagi menjadi dua, yaitu :
(1) lapotan kontrol buku besar dan (2) anggaran. Laporan kontrol buku besar
antara lain berupa daftar jurnal voucher yang diurutkan atas dasar nomor urut,
nomor(kode) rekening, tanggal dan daftar saldo rekening. Laporan ini digunakan
untuk mengecek ketelitian proses posting.
Laporan
anggaran digunakan untuk keperluan perencanaan dan penilaian kinerja. Anggran
perasional berisi anggran pengeluaran dan pendapatanuntuk setiap unit dalam
organisasi. Anggaran pengeluaran modal menunjukan rencana arus masuk dan arus
keluar kas untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan estimasoi arus
kas dengan rencananya dan digunakan untuk menentukan kebutuhan kas.
Laporan
anggarandan kinerja harus didasarkan pada akuntansi pertanggung jawaban. Uraian
lengkap tentang sistem akuntansi ini telah diuraikan pada Bab . baik laporan
anggaran maupun laporan kinerja ( yang membandingkan antara angka anggaran dan
angka realisasi) dapat berwujud anggaran ststis maupun anggaran fleksibel,yaitu
merinci angaran ke dalam anggaran tetap dan anggaran variabel.
2.2.
PELUANG
DAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI
INFORMASI
2.2.1.
Ketepatan
waktu pemutakhirab buku besar
Sebagaimana telah diuraikan pada
bab-bab sebelumnya bahwa sistem
informasi akuntansi modern sering menggunakan pemrosesan on-line untuk
memutakhirkan rekening pembatu padasaat terjadi terjadi transaksi. Pemutakhiran
yang semacam ini menyebabkan catatan buku pembantu selalu memnunjukan informasi
terkini dan dapat memperbaiki kualitas pembuatan keputusan. Sebagai contoh
pemutakhiran saldo rekening piutang kepada seorang pelanggan tertentu segera
setelah terjadi transaksi penjualan, akan memudahkan pembuatan keputusan tetang
perlu tidaknya memberikan tambahan batas atau jatah transaksi penjualan kredit
kepda pelanggan tersebut.
Saldo rekening buku besar secara
tradisional tidak dimutakhir dengan segera, karena rekening-rekening buku besar
tidak langsung digunakan untuk pembutan keputusan operasional. Sebagai contoh,
keputusan tentang penambahan jatah kredit kepada pelanggan tentang saldo dan
batas kredit pelanggan secara individu,yang terdapat dalam rekening pembantu.
Rekening buku besar hanya menyimpan informasi tentang saldo piutang kepada
seluruh pelanggan.
Informasi yang digunakan dalam rekening
buku besar biasanya digunakan untuk menghasilkan kinerja periodik. Boasanya,
organisasi membuat laporaan untuk pemakai intern setiap bulan,sedangkan laporan
untuk memaki ekstern setiap quarta(triwulan). Akbikatnya, rekening buku besar
hanya dimutakhirkan setiap satu bulan sekali. Kebijakan semacam itu ternyata
menumbulkan 2 persoalan. Pertama, karena buku besar hanya menunjukan informasi
yang akurat sesaat setelah proses pemutakhiran dilakukan, maka buku besartidak
dapat digunakan sebagai salah satu sumber data bagi pembuatan analisis”
what-if” oleh manajemen. Dimasa lalu, kebutuhan untuk membuatan perencanaan
yang berkelanjutan tidaklah penting.namun namun untuk satat ini, dalam situasi
perubahan yang terus menerus terjadi dan sangat cepat, manajemen harus secara
konsisten membantu dan menilai ulang kinerja keuangan oerganisasi agar tetap
sejalan dengan tujuan strategi organisasi. Perushaan harus mampu mengubah
rencana kerja secepat mungkinuntuk merespon perubahan yang terjadi dilingkungan
bisnis. Persoalan kedua adalah bahwa berbagai macap penundaan karena
dilakukannya pemuktakhiran bulannan akan menyebabkan penundaan penyusunan
laporan keuangan
Untuk mengatasi persoalan diatas, banyak
perusahaan yang mengadopsi dan menyelenggarakan sistem buku besar secara
online,seperti slah satu contoh yang digambarakan pada flow chart pada gambar
14.3. pada gambar tersebut, setiap individu program aplikasi dlam sistem
tersebut,seperti program pencatat pesanan penjualan atau program penerimaan
kas, mem-posting ringkasanjurnal transksi ke buku besar setiap hari.
Staf
bagian keuangan menggunakan terminal on – line untuk memasukkan data
transaksi non-rutin ke dalam komputer
pada hari terjadinya transaksi tersebut. Dengan cara ini, buku besar selalu
menunjukkan informasi terkini, sehingga dengan sendirinya akan meninggalkan
kemanfaatannya sebagai sebuah sumberdata
bagi para manjer untuk melaksanakan analisis “what-if” sebagai akibat
dari perubahan kebijakan manajemen. Selain, itu sistem buku besar on-line juga
memungkinkan menyediakan fasilitas akses inquily. Dengan fasilitas ini para
pemakai komputer dapat menghasilkan berbagai informasi yang dibutuhkan.
2.2.2.
Proses
Penutupan Buku Besar
Pada
umumnya, perusahaan diuntungkan dengan ditemukannya cara baru yang dapat
mempercepat proses penutupan buku bulanan. Selain itu, dari pengalaman yang ada
terbukti bahwa laporan laba / rugi bulanan yang telah berumur 2 minggu memiliki
manfaat yang terbatas untuk mengambil tindakan koreksi yang segera . Selain itu
pengurangan pekerjaan menutup buku akan memberikan tambahan waktu bagi para
staf akuntansi untuk menganalisis data dan memberikan nasehat kepada para
manjer operaional tentang tren dan isu penting yang terkait dengan perusahaan.
Dengan demikian potensi penghematan waktu yang diberikan cukup banyak.
Salah
satu cara yang dapat yang dapat dilakukan untuk mempercepat proses penutupan
buku bulanan adalah melakukan konsolidasi atarsubsistem dalam SIA yang salin
tumpang tindih (overlap). Selama bertahun – tahun, banyak sekai perusahaan yang
menegluh tetang sistem informasi akuntansi yang tercampur aduk, saling tumpang
tindih antara sebuah subsistem dengan subsistem lainnya, dan sebagai macam
pengulangan (redundancy) sebagai akibat adanya transaksi penggabungan badan
usaha (merger) dan akuisisi atau pembelian anatar perusahaan atau perusahaan
internal kedalam pasar yang baru. Salah satu contoh adalah perusahaa komputer
IBM yang memiliki 315 subsistem akuntansi
yang tersebar di seluruh dunia. CFO dan kepala bagian akuntansi bekerja
sama untuk mengkonsolidasikan ke dalam 36 subsistem, sehingga bukan hanya
mempercepat proses penutupan buku, namun juga dapat mengurangi biaya dalam
jumlah yang besar. Sistem client-server juga menyediakan cara yang berbeda guna
memperbaiki proses penutupan buku dan menyebarkan laporan kinerja keuangan
dengan cepat.
2.2.3.
Pelaporan
keuangan
Teknologi
komunikasi padat pula digunakan untuk mengurangi waktu dan biaya dalam membuat
dan penyebaran laporan keuangan. Sebagai contoh , kepala bagian keuangan dapat
mengakses datsbase laporan keuangan publik seperti NAARS dan EDGAR, untuk
memperoleh contoh atau gambaran bagaimana perusahaan lain menyajikan informasi
dalam sebuah laporan. Demikian pula dengan formulir dan peraturan pajak dapat
diakses daro kantor pajak mulai internet. Sebaliknya, sebuah laporan keuangan
perusahaan dapat tersedia bagi publik melalui internet. Sebuah perusahaan juga
dapat menyampaikan laporan keuangan pokok dan laporan pajak secara elektronik ke BAPEPAM dan kantor
pajak.
Bagan Alir Siklus Buku Besar dan Pelaporan On-Line
Selain
itu software spreadsheet dan grafik juga dapat memeperbaiki proses pelaporan
keuangan dengan cara memudahkan pembuatan grafik untuk memeberikan penekanan
pada elemen – elemen yang memerlukan perhatian dan kajian khusus. Namun
demikian, memanfaatan analisis grafik sangat tergantung pada akurasi
perancangan grafik tersebut. Perancangan grafik yang tepat harus menghasilkan
kesimpulan yang sama dengan kesimpulan yang dibuat dari hasil analisis
informasi non-grafik atau yang dijadikan basis pembuatan grafik tersebut.
2.3.
TUJUAN, ANCAMAN, DAN
PROSEDUR PENGENDALIAN INTERNAL
Tujuan
pengendalian pada sistem pelaporan dan buku besar pada dasarnya sama dengan
tujuan pengawasan pada sistem lainnya, yaitu menjamin bahwa:
1. Semua
aktivitas pemutakhiran data ke buku besar telah diotorisasi secara tepat
2. Semua
transaksi yang dicatat dalam buku besar adalah
valid (benar-benar terjadi)
3. Semua
transaksi buku besar yang valid dan diotorisasi telah dicatat.
4. Semua
transaksi buku besar telah dicatat secara akuntansi
5. Data
buku besar dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri
6. Aktivitas
sistem buku besar dilaksanakan secara efisien dan efektif
Dukungan
dan catatan yang dirancang dengan baik memainkan peran yang penting dalam
mencapai enam tujuan diatas. Jika perusahaan menggunakan voucer jurnal, maka
dokumen tersebut harus secara jelas memberikan intruksi tetang cara – cara
melengkapi dokumen tersebut.
Pencatatan
data transaksi secara on-line oleh bagian keuangan dan kepala bagian akuntansi
sebagaimana pada flowchart, memudahkan pencatatan kedalam jurnal secara akurat dan efektif.
Dalam kondisi semacam ini, penggunaan elemen pengawasan aplikasi yang tepat,
seperti pengecekan validitas, dan pengecekan field, akan meningkatkan akurasi
entry data. Pemberian
spasi baik pada dokumen kertas maupun dokumen elektronik untuk mencatat/mencantumkan
petugas yang
mengisi dan mengkaji formulir memberikan bukti bahwa jurnal telah diotorisasi
secara tepat. Cara lain berupa penggunaan nomor dokumen yang telah tercetak
secara urut, akan memudahkan melalui pengecekan untuk memastikan bahwa semua
transaksi telah dicatat. Prosedur pengawasan untuk siklus buku besar dan
laporan dapat dilihat pada tabel 14.1.
Tabel 14.1.
Contoh Ancaman, Akibat, dan Prosedur
Pengawasan
Pada Siklus Buku Besar dan Pelaporan
|
Ancaman
|
Akibat
|
Prosedur Pengawasan
|
|
Kesalahan
dalam meng-update buku besar:
·
Jurnal
yang tidak akurat/ lengkap
·
Posting
yang tidak akurat/ lengkap
|
· Catatan dan laporan tidak
lengkap sehingga menghasilkan informasi yang keliru sehingga keputusan yang
dibuat menjadi tidak tepat.
|
·
Pengawasan
edit input, dan pemrosesan
·
Rekonsiliasi
dan laopran kontrol
|
|
Akses
ke buku besar secara tidak sah
|
· Kehilangan data
penting/ rahasia
· Buku besar todak
akurat
· Pencurian tidak
terdeteksi
|
·
Pengawasan
akses
·
Jejak
audit yang memadai
|
|
Kerugian/kerusakan
data buku besar
|
·
Kehilangan
data
·
Kehilangan
aktiva (kas)
|
·
Prosedur
backup
·
Rencana
pemulihan kerusakan
|
Pada
table tersebut ditunjukan berbagai ancaman yang dihadapi, lalu diuraikan akibat
yang ditimbulkan jika ancaman tersebut benar-banar terjadi, dan pada kolom
terakhir (paling kanan) diuraikan prosedur-prosedur pengawasan yang dapat
diterapkan untuk menanggulangi ancaman tersebut agar tidak terjadi. Karena
sistem pelaporan dan buku besar hanya mencakup informasi pemrosesan informasi,
maka hanya ada sedikit ancaman yang dihadapinya. Selain itu ancaman serius yang
dihadapi terutama berhubungan dengan korupsi, kehilangan, atau perusakan data.
Berikut ini akan diuraikan masing-masing ancaman, akibat yang ditimbulkan, dan
prosedur pengawasan yang dapat diterapkan.
2.3.1. Anacman 1: Kesalahan
Dalam Pemutakhiran Buku Besar (Errors in Updating the General Ledger).
Kesalahan yang terjadi dalam pemutakhiran buku
besar dapat mengakibatkan buruknya proses pengambilan keputusan yang
menggunakan informasi salah dalam pelaporan keuangan. Prosedur pengendalian
yang berhubungan dengan pengolahan data dibagi menjadi 3 kategori, yaitu (1)
pengawasan edit input dan pemrosesan,
(2) laporan pengawasan dan rekonsiliasi, dan (3) pemeliharaan jejak audit yang
memadai.
Pengawasan Edit terhadap Input, dan Pemrosesan. Dua
jenis jurnal yang digunakan untuk memutakhirkan buku besar adalah: (1) ihtisar
jurnal dari siklus SIA lainnya, dan (2) jurnal yang dibuat oleh bagian keuangan
atau kepala bagian akuntansi. Jurnal yang pertama merupakanoutput dari serangkaian
tahap pemrosesan, yang masing-masing merupakan subyek bagi berbagai prosedur
pengawasan aplikasi yang dirancang untuk menjamin akurasi dan kelengkapan data.
Konsekuensinya, pengawasan utama edit input
bagi ihtisar jurnal ini mencakup pengecekan tanggal untuk menjamin bahwa
transaksi tersebut merupakan transaksi yang terkini dan belum di-posting.
Jurnal yang dibuat oleh kepala bagian
akuntansi dan kepala bagian keuangan adalah jurnal asli yang baru saja dibuat.
Konsekuensinya, diperlukan jenis-jenis pengawasan input edit dan pemrosesan berikut untuk menjamin bahwa transaksi
tersebut akurat dan lengkap:
1.
Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa
rekening buku besar tersedia untuk setiap nomor rekening yang deverensi oleh
semua jurnal.
2.
Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa data
pada field dalam sebuah jurnal berisi data numeric.
3.
Zero-balance
check untuk menjamin bahwa total debit sama
dengan total kredit dalam sebuah jurnal.
4.
Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin bahwa
semua data yang relevan telah dicatat. Adalah penting bahwa semua jurnal dapat
diidentifikasi sehingga informasi ini memiliki daya telusur audit.
5.
Uji pengulangan data (redundand data check) untuk mencocokkan
nomor rekening dengan nama rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku
besar yang menerima posting. Untuk
sistem entry data on-line, prosedur ini disebut closed-loop
verivication.
6.
Penetapan file standar jurnal penyesuaian untuk
penyesuaian yang sering terjadi pada akhir periode, seperti biaya depresiasi.
Akurat input diperbaiki tanpa
memulang pemasukan data. Kemungkinan lupa membuat jurnal penyesuaian jenis ini
juga dapat dikurangi, sehingga menjamin kelengkapan input.
7.
Cek tanda aritmatika (sigh check) saldo rekening buku besar
sesaat setelah dilakukan pemutakhiran, untuk memastikan bahwa saldonya tepat.
8.
Perhitungan total run-to-run, untuk memastikan akurasi
pemrosesan kelompok voucher jurnal.
Komputer menghitung saldo baru rekening buku besar, atas dasar saldo awal,
total debit dan total kredit yang dimasukkan ke dalam rekening yang
bersangkutan, dan kemudian membandingkannya dengan saldo rekening buku besar.
Jika terjadi antara perbedaan keduanya, harus segera dilakukan investigasi.
Laporan Kontrol dan Rekonsiliasi. Penggunaan
laporan control dan rekonsiliasi dapat mendeteksi apaka ada kesalahan yang
dibuat selama proses pemutakhiran buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi
yang digunakan dalam system manual adalah pembuatan neraca saldo, yang
menunjukkan apakah total debit dan total kredit seimbang, hal ini menunjukkan
adanya kesalahan atau ketidaktelitian proses pencatatan. Dalam system berbasis
computer, penggunaan rekening kliring dan rekening suspense (rekening penyeimbang) menjamin bahwa rekening buku besar
selalu seimbang. Pada akhir periode semua rekening khusus tersebut harus
bersaldo nol, berarti terjadi kesalahan selama proses pemutakhiran buku besar.
Sebagai contoh, karyawan A bertanggung jawab untuk mencatat penyerahan barang
kepada pelanggan, sedangkan karyawan B bertanggung jawab mencatat tagihan kepada
pelanggan. Karyawan A akan membuat catatan sebagai berikut:
Pengiriman Barang Belum Ditagih xxxx
Persediaan Barang xxxx
Karyawan
B membuat catatan sebagai berikut:
Piutang Dagang xxxx
Pengiriman Barang
Belum Ditagih xxxx
Jika
kedua transaksi tersaebut telah di-posting-kan
ke rekening buku besar, maka rekening kliring, yaitu Pengiriman Barang Belum
Ditagih, harus bersaldo nol. Jika tidak, maka sebuah kesalahan telah terjadi,
dan hal ini perlu diinvestigasi dan dibetulkan.
Dua
bentuk rekonsiliasi lainnya digunakan baik dalam sistem manual maupun sistem
berbasis komputer. Bentuk pertama mencakup pembandingan saldo rekening control
buku besar dengan total saldo rekening buku pembantu yang bersangkutan. Jika
kedua angka tersebut tidak cocok, maka selisih harus diinvestigasi dan
dibetulka. Bentuk kedua mencakup pengujian seluruh transaksi yang terjadi
menjelang akhir periode untuk memastikan bahwa seluruh transaksi dicatat pada
periode akuntansi yang tepat.
Laporan
kontrol dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan yang terjadi dalam
proses pemutakhiran buku besar. Daftar voucher
jurnal urut nomor rekening memudahkan mengidentifikasi penyebab kesalahan
yang berpengaruh terhadap sebuah rekening buku besar. Daftar voucher jurnal ini juga dapat menunjukan
ketiadaan beberapa posting. Akhirnya,
daftar jurnal umum menunjukkan rincian (nomor rekening, kode referensi sumber,
nama rekening, angka yang didebit atau kredit) untuk setiap jurnal yang di-posting ke buku besar. Laporan ini
menunjukkan apakah otal debit dan total kredit yang di-posting-kan ke buku besar sama angkanya.
Jejak Audit. Pada
bab sebelumnya telah dijelaskan bahwa menggambarkan jalan yang dilalui oleh
sebuah transaksi dalam sistem akuntansi. Jejak audit ini memberikan informasi
yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktifitas-aktifitas sebagai berikut:
1.
Menelusur transaksi
dari dokumen sumber asli kerekening buku besar, dan ke laporan atau dokumen
lain yang menggunakan data pada dokumen sumber.
2.
Menelusur
dokumen-dokumen yang muncul kembali dalam sebuah laporan atau dokumen lain
melalui buku besar ke dokumen sumber aslinya.
3.
Menelusur seluruh
perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awal ke saldo akhir.
Pada
Bab 2 telah digambarkan elemen jejak audit dalam sebuah sistem manual, yaitu
pada Gambar 2.3. Meskipun bentuk jurnal dan buku besar pada sistem berbasis
komputer
Yang
konvensional kelihatannya bebeda namun informasi dasar yang muncul dalam
laporan kontrol yang sama. Sebagai contoh, file transaksi jurnal umum menunjukan
seluruh jurnal yang dibuat untukmemutahirkan buku besar. Fileinduk pelanggan
berisi informasi tentang saldo rekening piutang kepada setiap individu
pelanggan. Saldo padafile ini dapatdijumlahkan dan dibandingkan dengan saldo
rekening kontrolpiutang dagang dalam buku besar. Prosesyang sama juga
dapatdilakukan untukmembandingkan catatan utang dagang,persediaanbarang,dan
aktiva tetap. Dalam sebuah SIA yang moderen, tidak diselenggarakan dokumen
sumber kertas. Dengan demikian, tembusan transaksaksi periodik dan file induk
dan penjaminan bahwa file-file tersebut tidak dapat diubah merupakan hal yang
penting.
2.3.2. Ancaman 2 : Akses ke
Buku Besar Secara Tidak Sah (Unauthorized Access to the General Ledger)
Akses
ke buku besar oleh karyawan yang tidak berhak dapat berakibat data yang
bersifat rahasia bocor ketangan pesaing/merusak validitas dalam buku besar.
Aksessemacam ini juga dapat menciptakanpeluang untuk melakukan pencurian
aktifa,oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem pengawasan yang
memadai untuk mencegah akses kbuku besar secaratidak sah.
Identitasdanpemakai
harus digunakan untuk mengawasi akses ke buku besardan untuk memaksa adanya
pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan dilaksanakan oleh setiap
karyawan yang legitimate. Sebagai contoh, karyawan yang bertugasmenjaga
aktivaatau memiliki wewenang untuk mengontrolisasi pengeluaran barang tidak
diperbolehkan memuktahirkan buku besar. Contoh lain manajemen harus diberi
wewenang “hanya” dapat membaca catatan buku besar. Matrix pengendalian akses
harus membatasi fungsi-fungsi yang dapatdilaksanakan pada berbagai terminal di
kantor kepala bagian akuntansi
Pengendalian
tergadap pembuatan catatan foucherv= jurnal juga penting karena mereka
mengotorisasi perubahn kesaldo rekening buku besar. Dengan demikian sistem
harus mengecek eksistensi kode otorisasi
yangfalidpadasetiap jurnal. Jika hal ini tidak dilakukan, itegritas buku
besartidak terganggu. Kode otorisasi juga ikut membentuk jejak audit. Insfeksi
terhadap jejak audit memungkinkan deteksi terhadap akses ke buku besar secara
tidak sah.
2.3.3. Ancaman 3: Kehilangan
atau Kerusakan Data Buku Besar (Loss or Destruction of the General Ledger).
Buku
besaradalah sebuah komponenkunci dalam sebuah sistem informasi akuntansi sebuah
perusahaan oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan prosedurpembuatan
cadangan data (back up) dan prosedurpemulihan untuk memulihkannya pengawasan
back up mencakup :
1. Penggunaan
lebel internal dan eksternal untuk melindungi data terhadap kerusakan yang
tidak sengaja terhadap buku besar
2. Pembuatan
cadangan secara reguler (teratur terhadap buku besar). Minimum 2 copy cadangan
data buku besar harus dibuat. 1copyharus diletakan di lokasi pengolahan
data,sehingga setiap dibutuhkan segera tersedia. 1 copy lagi harus diletakan
diloksi diluar perusahaan (misalnya di simpan di bank dalam safe deposite box)
untuk mengantisipasi terjadinya bencana seperti terjadinya banjir,kebakaran,dll.
Selain
itu rencana pemulihan bencana ( disaster recovery planning ) juga penting.
Dengan meningkatan ketergantungan perusahaan terhadap EDI,EFT,dan internet
untuk melaksanakan aktivitas bisnis harian,tidak ada satu pun perusahaan dapat
survive untuk jangka waktu lama,jika komputernya tidak dapat berfungsi dengan
baik.dengan dimilikinya rencana pemulihan rencana ini,maka sebuah perusahaan
yang mengalami bencana dapatsegera melaksanakan aktifitasnya beberapa hari
setelah bencana.
BAB III
PENUTUP
3.1. Simpulan
Aktivitas
– aktivitas siklus buku besar dan
pelaporan di bagi menjadi empat yaitu, pemuktakhiran (Update) rekening buku
besar, pembukuan transaksi pengesuaian, penyusunan laporan keuangan, penyusunan
lapora manajerial. Penggunaan teknologi memberikan peluang bagi penigkatan
efisiensi dan elektivitas siklus buku besar dan pelaporan dalam hal ketepatan
waktu penaksiran buku besar, proses penutupan buku bulanan, dan pembuatan
laporan keuangan. Adapun ancaman dari prosedur pengendalian internal yaitu:
kesalahan dalam pemutahiran buku besar, akses ke buku besar secara tidak sah,
kehilangan atau kerusakan data buku besar.
Komentar
Posting Komentar