Komunikasi Bisnis

September 20, 2013

Komunikasi Bisnis

BAB I

PEMBAHASAN

KOMUNIKASI TERTULIS

Komunikasi merupakan bagian dari kehidupan manusia baik anatar satu individu dengan individu lainnya maupun antar individu dengan dengan kelompok atau antar kelompok dengan kelompok lainnya. Komunikasi itu sendiri adalah suatu proses pertukaran pesan atau informasi dari satu pihak kepad pihak lain untuk mendapatkan suatu pemahaman dan terdapat respon balik.

Ada dua bentuk komunikasi. Yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis. Dalam makalah ini kami akan membahas mengenai komunikasi tertulis yang merupakan bagian dari komunikasi verbal.

1. Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.

2. Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.

3. Gambar clan foto, karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

4. Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.

Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Disamping itu perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut, misalnya aman, mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud.

Kelebihan komunikasi tulis

Secara historis, komunikasi tertulis memiliki arti penting bagi sejarah peradaban manusia. Tulisan merupakan titik awal sejarah manusia. Dengan kata lain, manusia dapat dikatakan memasuki zaman sejarah ketika mereka telah mengenal tulisan. Selain itu, komunikasi tertulis memiliki fungsi dokumentasi dan transformasi budaya.

Dibandingkan dengan komunikasi lisan, komunikasi tertulis memiliki beberapa kelebihan. Pertama, komunikasi tertulis lebih tahan lama. Artinya, komunikasi tertulis memiliki bentuk fisik baik berupa kertas, kulit binatang maupun prasasti batu. Sedangkan komunikasi lisan tidak memiliki bentuk fisik. Kita tidak tahu kemana perginya kata atau kalimat setelah diucapkan. Komunikasi tertulis memiliki fungsi dokumentasi. Sehingga pesan atau informasi yang terkandung di dalamnya bisa tersampaikan meski pemberi pesan sendiri sudah meninggal.

Kedua, komunikasi tertulis berlangsung secara massive dan dinamis. Ketiga, komunikasi tertulis relatif lebih terstruktur dan terencana. Sebagai sebuah tindakan strategis, komunikasi lebih bisa direncanakan dan disusun ketika disampaikan melalui media tulisan. Komunikator dapat menyusun pesan, menggunakan kata-kata pilihan, memilih topik tertentu dan memperkirakan respon dari audience. Sehingga proses komunikasi bisa dievaluasi dan dikembangkan.

Kelemahan komunikasi tertulis

Sebagai bagian dari komunikasi verbal, komunikasi tertulis tak bisa lepas dari penggunaan bahasa sebagai sarana bertukar makna. Oleh karena itu, kelemahan unsur kebahasaan dalam proses komunikasi tentunya menjadi kelemahan dari komunikasi tertulis.

Pertama, keterbatasan jumlah kata yang tersedia untuk mewakili objek atau perasaan. Tidak semua benda, peristiwa, perasaan dapat diwakili oleh kata yang berbeda. Suatu kata hanya mewakili realitas, tetapi bukan merupakan realitas itu sendiri. Kata hanya bisa mewakili sebagian dari realitas, bukan keseluruhan realitas. Keterbatasan bahasa dalam mewakili realitas tampak pada penggunaan kata sifat.

Kedua, kata bersifat ambigu dan kontekstual. Setiap kata (meskipun sama) berpotensi untuk dimaknai secara berbeda oleh orang yang berbeda. Perbedaan makna tersebut dipengaruhi oleh latar belakang tiap orang yang tentunya berbeda. Pemaknaan kata juga perlu memperhatikan konteks kalimatnya.

Ketiga, kata-kata mengandung bias budaya. Budaya sangat mempengaruhi bahasa. Misalnya, penggunaan tenses yang memperhitungkan waktu dalam struktur bahasa masyarakat Eropa menunjukkan penghargaan mereka atas waktu. Penggunaan bahasa yang bertingkat dalam budaya Jawa menunjukkan sistem sosial masyarakat yang terbagi dalam kelas-kelas tertentu. Oleh sebab itu, sangat mungkin terjadi kita tidak menemukan padanan yang tepat untuk kata tertentu dalam bahasa asing.

Komunikasi tertulis bersifat lebih formal daripada komunikasi lisan. Dalam komunikasi tertulis kita terikat dengan konsep atau aturan ejaan tertentu untuk memenuhi syarat sebagai komunikasi tertulis yang baik. Kita harus memperhatikan struktur kalimat yang njelimet agar bisa dipahami oleh pembaca. Sedangkan dalam komunikasi lisan pembicara bisa memakai kalimat-kalimat pendek tanpa harus mematuhi aturan kalimat yang baik dengan alasan efisien.

1.1.Prinsip Dasar Komunikasi Tertulis

Ada prinsip dasar yang harus diperhatikan dalam komunikasi tertulis disebut dengan Prinsip 7 C’s yaitu:

1. Completeness

Pesan – pesan yang digunakan dalam suatu perusahaan akan disebut lengkap, bila mengandung semua fakta- fakta yang diinginkan pleh pembicara. Karena itu pesan harus menjawab semua pertanyaan , memberikan informasi tambahan yang dibutuhkan dan periksa kembali apakah telah mencakup 5W+1H(who, what , when, where, when, why, dan how). Hal ini khususnya diperlukan pada saat anda menjawab surat pengumuman atau pemberitahuan misalnya surat pemesanan barang.

2. Conciseness

Conciseness adalah suatu pesan bukan mengorbankan beberapa kata sehingga menjadi tidak lengkap dan kurang sopan tetapi hilangkan kata – kata yang kurang penting dan hindarkan pengulangan kata-kata.

3. Consideration

Berarti anda harus benar – benar menyiapkan apa yang akan ditulis dan coba memahami orang / pihak lain, apa masalahnya, keinginannya dan lain – lain.

4. Concerteness

Penulisan yang konkrit berarti spesifik, mengandung kepastian yang gamblang (jelas), hindari kekaburan dan penulisan secara umum. Untuk itu sebaiknya anda menggunakan fakta – fakta / data yang spesifik/ jelas dan lebih baik menggunkan kalimat aktif.

5. Clarity

Pesan yang disampaikan harus benar – benar jelas dan dapat dimengerti oleh pembaca sehingga perlu diperhatikan pemilihan kata – kata yang sering digunakan, hindari kata- kata asing dan susunan kalimat dan paragraf yang beraturan.

6. Courtesy

Sopan disini bukan berarti menggunakan kata – kata maaf, silahkan, terimakasih, tetapi yang dimagsud adalah jangan menyinggung perasaan pembaca, jawablah surat langganan segera, bijaksana dan untuk tidak menyakiti hati langganan janganlah terlalu berterusterang kepada masalah yang dihadapi langganan.

7. Correectness

Yang dimaksud benar adalah menggunakan bahasa yang sesuai dengan level pengetahuan langganan dan gunakan kata akurat, grafik gambar yang menunjang.

1.2.Penulisan Permintaan Langsung(Direct Request)

Beberapa pesan bisnis dasar, seperti untuk karyawan, pelanggan, instansi pemerintahan, dan pemegang saham disusun secara langsung. Pesan langsung dapat menghemat waktu, jelas, ringkas, dan biasanya mudah untuk mendapatkan tindakan yang dikehendaki.

Bagian – bagian Direct Request

a. Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak hanya sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalah pahaman. Oleh karena itu pada kalimat permulaan anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.

b. Penjelasan Rinci

Untuk menjadikan penjelasan terhadap hasil perkembangan kata – kata pembuka lebih lancar, anda perlu membuat kalimat pertama untuk bagian pertengahan surat yang anda buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang mungkin diterapkan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika pertanyan anda menyangkut perlengkapan yang sangat komplek. Jika permintaan anda lebih dari satu jenis, anda sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat kepentingannya. Oleh karena itu, agar permintaan anda dapat ditangani dengan segera, perlu diingat dua hal: (1) buat pertanyaan langsung mengenai inti permintaan; (2) hindari meninta informasi yang sebenarnya anda dapat memperolehnya sendiri.

c. Pentup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batasan waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon dan petugas yang dapat dihubungi.

Bentuk – bentuk Permintaan Langsung

Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan dapat dibuat untuk pihak internal (dalam organisasi), maupun pihak ekternal (luar organisasi).

a. Permintaan untuk Pihak Internal

Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis seperti memo. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antar pimpinan dengan supervisor , atau antar dengan karyawan.

Contoh memo dengan format standar :

Contoh memo dengan format bebas :

b. Permintaan untuk pihak Ekternal

Beberapa surat kepada relasi bisnis merupakan permintaan untuk informasi mengenai produk, produk baru, cara mendapatkan produk, bahan baku, bahan pembantu, dan kegiatan untuk menjalin kerjasama bisnis. Pada saat menulis permintaan yang merupakan tanggapan dari suatu iklan perlu diperhatikan 3 (tiga) hal pokok : nyatakan dimana iklan tersebut dilihat, jelaskan apa yang diinginkan, dan cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk surat balasan.

ü Pesanan

Permintaan langsung dalam bentuk pesanan (order) ini paling sering dibuat oleh perusahaan, baik itu perusahaan besra maupun kecil. Di samping itu permintaan langsung dalam bentuk pesanan ini merupakan yang paling sedehana. Mengenai permintan langsung untuk untuk pesanan ini formatnya bermacam – macam.

Contoh permintaan langsung untuk pesanan :

ü Klaim (Aduan)

Sebagai konsumen seringkali ita tidak puas dengan produsen atau penjualan yang melakukan transaksi dengan kita. Apabila menghadapi hal seperti ini, maka kita akan membuat surat aduan (klaim) kepada produsen atau penjual. Ketidakpuasan ini dapat berkaitan dengan beberapa hal berikutnya:

· Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uangnya kembali

· Meminta pengiriman barang baru sesuai dengan pesanan

· Pengurangan harga karena ada produk yang rusak

· Penggantian produk yang rusak

· Pembetulan atas kesalahan penagihan

· Pembatalan pesanan

Aduan secara lisan mempunyai kelebihan cepat mendapat tanggapan, maupun kadang – kadang menimbulkan suasana emosional.

Berikut ini dikemukakan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam hal membuat surat aduan.

· Masalah yang dihadapi harus dijelaskan

Dalam hal ini perlu dijelaskan masalah yang dihadapi yang minimbulkan ketidakpuasan dan mendorong untuk menuliskan aduan.

· Lampirkan informasi pendukung

Sedapat mungkin aduan dilampiri dengan informasi pedukung yang cukup dan relevan. Apabila memungkinkan berikan pula bakti fisik.

· Pemintaan tindakan khusus

Permintaan tindakan khusus ini dapat yang langsung berhubungan dengan masalah yang saat ii dihadapi atau permintaan untuk dimasa yang akan datang. Untuk tindayang langsung berhubungan dengan masalah yang dihadapi saat ini misalnya perusahaan menginginkan untuk mengurangi harga yang harus dibayarnya. Sedangkan untuk tindakan di masa yang akan datang, misalnya barang yang dikirim harus dalam kwalitas standar.

· Nada Surat tidak Emosional

Nada surat yang emosional mengurangi respek penerima pesan, sehigga enggan melakukan tindakan disamping itu, dalam jangka panjang dapat merusak hbungan bisnis yang telah terbina.

Contoh Klaim atau Aduan

ü Kredit

Pembuatan pesan untuk mendapatkan kredit perlu mendapatkan perhatian serius. Apabila seuatu perusahaan membutuhkan kredit dari Bank, maka direktur atau manger dari perusahaan itu harus mengajukan permohoan kredit dalam bentuk tertulis kepada pihak bank.

Contoh permohonan kredit:

ü Undangan

Apabila perusahaan bermagsud mengundang atau membuat surat undangan bagi pihak ekternal, hal – hal yang pelu diperhatikan adalah:

· Nyatakan ide pokonya

Ide pokok perlu dinyatakan secara jelas agar undangn memahami apa kegiatan yang dilakukan dalam undangan tersebut.

· Berikan secara Lengkap dan rinci informasi tentang kegiatan tersebut

Setelah ide pokok perlu adanya informasi pendukung tetang kegitan tersebut secara lengkap dan rinci.

Contoh undangan:

A. Penulisan pesan Good Will

Pesan good will harus mencerminkan perhatian, kejujuran, dan kebearan. Beberapa bentuk pesan good wiil:

1. Ucapan selamat (congratulation)

Dilakukan untuk memberikan ucapan selamat pada perusahaan atau individuyang berasil meraih peghargaan teretentu. Penyusunan ucapan selamat pertama – tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan setelah itu adalah alasan pemberin ucapan selamat dan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat.

Contoh ucapan selamat kepada perusahaan:

2. Penghargaan (Massage of Appreciation)

Dalam perusahaan, karyawan sebagai individu perlu diberikan penghargaan dan ucapan terima kasih atas jasa-jasanya terhadap perusahaan. Selain pada karyawan, ucapan terimakasih juga diberikan kepada relasi-relasi bisnis kerena jasanya terhadap perusahaan.

Contoh penghargaan atau ucapan selamat pada karyawan:

Contoh ucapan terima kasih atau penghargaan pada relasi bisnis :

3. Ucapan Duka Cita

Ucapan duka cita digunakan untuk menujukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu yang menerimanya. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati, misalnya ikut prihatinn atas kebakaran yang melanda perusahaan tertentu. Kemuadian pernyataan yang mengungkapkan bahwa apa yang menimpa tersebut dapat diambil hikmahnya, dan hal tersebut dapat menimpa siapa saja dengan harapan yang dipanjatkan kepada pihak yang sedang menerima musibah

Contoh ucapan duka cita terhadap suatu perusahaan

B. Penulisan Pesan Buruk (Bad News)

Dalam menyusun kalimat negatif, tekankan pada pesan negatif yang akan disampaikan, kemudian berikan alasa yang mendasari pesan tersebut. Untuk mengantisipasi reaksi audience yang tidak baik, sebaiknya pesan negatif disusun secara tidak langsung (indirect). Penyusunan pesan negatif disusun dari pesan yang sifatnya umum, selanjutnya jelaskan masalah yang dihadapi, nyatakan pesan negatifnya, ambil tindakan yang diperlukan, dan tutup dengan pesan positif.

Contoh Pesan Buruk :

C. Penulisan Pesan Persuasif

Pesan persuasif adalah pesan yang dimakhsudkan untuk mengubah pendapat, sikap, kepercayaan atau perilaku individu maupun organisasi.

Pesan atau permintaan persuasif biasanya disusun dengan menggunakan struktur AIDA

1. Attention (perhatian)

Bagian pertama yang menunjukkan bahwa ide pokok pesan tersebut bermanfaat atau menarik, atau bahkan kedua-duanya. Tujuannya untuk menarik perhatian audience.

2. Interest (minat)

Bagian kedua menunjukkan ide pokok yang relevan dengan audience. Komunikator haarus mampu menggambarkan apa relevansinya, sehingga membangkitkan minat audience.

3. Desire (keinginan)

Bagian ketiga isinya mendukung audience sehingga merasa membutuhkan atau bersedia mengambil tindakan seperti yang diinginkan komunikator.

4. Action (tindakan)

Tahap terakhir bertujuan mendesak dan menjembatani respon audience

Contoh pesan persuasif dalam penjualan :

BAB II

Penutup

2.1. Kesimpulan:

Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu. Prinsip dasar yang harus diperhatikan dalam komunikasi tertulis disebut dengan Prinsip 7 C’s yaitu, Completeness, Conciseness, Consideration, Concreteness, Clarity, Courtesy, dan Correctness.