HANDOUT PENGANTAR MANAJEMEN

BAB  I

PENGANTAR MANAJEMEN

Istilah manajemen dalam bahasa Indonesia belum ada kesamaan. Ada yang menyebutkan ketatalaksanaan, manajemen pengurusan dan sebagainya.  Agar tidak menimbulkan kesalahan pengertian kita pakai saja istilah aslinya “Manajemen”.

Untuk mengartikan isltilah manajemen kita bisa lihat dari tiga sudut pandang ;

A.     MANAJEMEN SEBAGAI SUATU PROSES

Menurut pandangan yang pertama ini ada beberapa ahli yang memberikan pendapatnya.

1.      Haiman mengatakan, manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

2.      Encyclopedia of Social Sciences, manajemen adalah suatu proses dengan proses mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

3.      George R. Terry mengatakan, manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain.

Dari ketiga definisi tersebut dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa ada tiga unsur pokok yang penting dalam istilah manajemen.

-          Adanya tujuan yang ingin dicapai

-          Tujuan dicapai dengan menggunakan kegiatan orang lain.

-          Kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi.

B.     MANAJEMEN SEBAGAI KOLEKTIVITAS ORANG-ORANG YANG MELAKUKAN AKTIVITAS MANAJEMEN

Yang dimaksud adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen atau segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan.  Dalam arti tunggal disebut “Manajer”.  Manajer adalah pejabat yang bertanggung jawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan orang lain. Aktivitas apakah yang harus dilakukan oleh seorang Manajer dalam mencapai tujuan?

Aktivitas-aktivitas tersebut adalah :

1.      Planning  (perencanaan)

2.      Organizing (pengorganisasian)

3.      Staffing (penyusunan)

4.      Directing (penggerakan)

5.      Controlling (pengawasan)

C.     MANAJEMEN ADALAH SUATU SENI DAN ILMU

Manajemen dikatakan sebagai suatu seni maksudnya dalam menerapkan ilmu manajemen ke dalam praktek nyata itu dibutuhkan suatu seni atau bakat.  Manajemen dikatakan sebagai suatu ilmu karena berfungsi menerangkan fenomena-fenomena (pandangan-pandangan), kejadian-kejadian, keadaan-keadaan dan menggunakan metode-metode ilmu pengetahuan di dalam mencari kebenaran, misalnya induksi dan deduksi.

Dari ketiga sudut pandang itu dapatlah kita simpulkan bahwa manajemen adalah suatu seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari sumber daya khususnya sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Seorang manajer di dalam melakukan aktivitasnya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan membutuhkan sarana-sarana tertentu.  Sarana yang dibutuhkan tersebut kita kenal dengan sebutan “6M”

-          Man  (manusia)

-          Money  (uang)

-          Material  (bahan-bahan)

-          Machine  (mesin-mesin)

-          Method  (metode/cara)

-          Market  (pasar/konsumen)

1.  MAN  (MANUSIA)

Berbagai aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan dapat dilihat dari sudut proses : planning, organizing, staffing, directing dan controlling.  Dilihat dari sudut bidangnya : pembelian, penjualan, produksi , keuangan dan personalia.  Semua ini harus dilakukan oleh manusia (man)

2.   MONEY  (UANG)

Untuk melaksanakan berbagai aktivitas dalam rangka pencapaian tujuan dibutuhkan uang.  Misalnya untuk membayar gaji, membeli peralatan, membeli bahan baku dan lain sebagainya.  Ketidaklancaran/tersendat-sendatnya uang yang tersedia akan bisa mempengaruhi kelancaran aktivitas manajemen.

3.  MATERIAL  (BAHAN-BAHAN)

Dalam mencapai tujuan, manusia juga membutuhkan bahan-bahan/material karena itu material juga disebut sebagai alat manajer.

4.  MACHINE  (MESIN-MESIN)

Mesin merupakan alat produksi utama dalam suatu pabrik, tanpa mesin maka kegiatan dalam produksi tidak bisa dilaksanakan.

5.  METHOD  (METODE/CARA)

Untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas agar bisa mencapai tujuan secara berdaya guna dan berhasil guna, manajer dihadapkan pada berbagai alternatif cara atau metode mana yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan.  Misalnya untuk melatih pegawai hotel banyak cara yang bisa digunakan antara lain diskusi, studi kasus, roll-playing, games, job training.  Metode yang dipilih akan mempengaruhi efektifitas pencapaian tujuan.

6.  MARKET  (PASAR/KONSUMEN)

Pasar disini bukanlah berarti tempat, tetapi yang dimaksud dengan pasar adalah orang-orang yang mempunyai keinginan untuk puas, uang untuk dibelanjakan dan kegiatan untuk membelanjakan.  Pasar bagi hotel adalah orang-orang yang mempunyai keinginan untuk menginap, uang untuk membayar ongkos penginapan dan kemauan untuk membayar ongkos menginap.  Mustahil bagi suatu perusahaan, hotel, travel bisa hidup tanpa adanya pasar.

Semua alat-alat manajer ini harus diatur dan dikombinasikan dengan baik agar tujuan bisa tercapai secara berdaya guna dan berhasil guna.

BAB  II

PERKEMBANGAN MANAJEMEN

Manajemen sebetulnya sudah ada berabad-abad yang lalu, artinya sejak adanya pembagian kerja dan adanya tujuan bersama diantara sekelompok orang yang bergabung dalam suatu ikatan formal.  Kerjasama, pembagian tugas, tanggung jawab dan adanya tujuan bersama sudah ada sejak pembentukan rumah tangga (suami istri). Tegasnya manajemen sudah ada sejak ada pemimpin/pengatur.  Ada bawahan / yang diatur untuk mencapai tujuan bersama walaupun masalahnya sangat sederhana.

A.     PENDORONG PERKEMBANGAN

Pada waktu manajemen belum merupakan suatu ilmu pengetahuan yang berdiri sendiri, masalah manajemen masih bergabung dalam sosiologi, hukum, filsafat dan lain-lain.  Perhatian terhadap manajemen mulai berkembang didorong oleh hal-hal sebagai berikut :

1.      Terjadinya pemisahan antara rumah tangga konsumen dengan rumah tangga produsen dan adanya perubahan dari perekonomian tertutup menjadi perekonomian terbuka.  Dalam hal ini orang tidak lagi memproduksi semua barang untuk kebutuhannya, tetapi sudah terjadi spesialisasi dalam produksi sehingga terjadi tukar menukar untuk memenuhi kebutuhan.

2.      Kebutuhan akan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya semakin bertambah, akibatnya terjadi persaingan antara rumah tangga produksi untuk mendapatkannya.

3.      Timbulnya persaingan antara rumah tangga produksi, untuk memenangkan persaingan mereka harus bekerja dengan efisien, untuk mencapai efisiensi kerja dituntut adanya perbaikan sistim kerja dan hubungan kerja yang baik antara manajer dan karyawan.

4.      Timbulnya sertifikat buruh yang menuntut adanya perbaikan jam kerja dan menolak kerja paksa.

5.      Adanya kemajuan di bidang teknik yang mengakibatkan terjadinya revolusi industri.

B.     PENGGOLONGAN MANAJEMEN

Diskusi tertulis di bidang manajemen baru mulai sejak tahun 1900an.  Sebelumnya boleh dikatakan sama sekali belum ada, karena itu dapat dikatakan manajemen sebagai ilmu baru.  Berdasarkan cara-cara memecahkan persoalan menurut BEISHLINE, manajemen digolongkan dalam tiga kelas.

1.  Manajemen Konvensional / Manajemen Tradisional

Maksudnya manajer di dalam menghadapi persoalan, tindakan-tindakan yang dilakukan dalam usaha mencari pemecahan selalu didasarkan pada pengalaman dan tradisi-tradisi.  Manajer jenis ini efisien dan efektifitasnya rendah.

2.  Manajemen Sistimatis

Manajemen ini bisa dianggap sebagai langkah pertengahan antara manajemen konvensional dan manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan.  Manajemen ini di dalam memecahkan suatu persoalan di samping mendasarkan diri kepada pengalaman masa lalunya juga pada pengalaman orang lain yang serupa.  Jika ada pengalaman orang lain yang berhasil dengan baik, maka itu dipakai pedoman dan dipraktikkan.

3.  Manajemen Berdasarkan Ilmu Pengetahuan

Dalam memecahkan suatu persoalan yang dihadapi tidak semata didasarkan pada pengalaman orang lain, tapi menetapkan dengan seksama persoalan-persoalan yang dihadapi, membuat suatu patokan-patokan sebagai pegangan untuk bekerja, mengumpulkan bahan-bahan untuk mencapai pemecahan sementara untuk menerima kembali cara pemecahan itu.  Jadi dalam manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan (solentific management) langkah-langkah yang ditempuh sebelum mengambil keputusan adalah :

1. Mengumpulkan data-data
2. Menganalisa data-data
3. Mempertimbangkan tujuan dalam hubungan daripada data yang sudah terkumpul
4. Menetapkan keputusan

Ini bukanlah berarti pengalaman masa lalu tidak diperhatikan sama sekali.  Dalam keadaan yang sangat mendesar, dimana pengumpulan dan penganalisaan data tidak dimungkinkan mau tidak mau pengalaman masa lalu yang baik bisa diterapkan.

C.     TOKOH-TOKOH MANAJEMEN

Di bawah ini dikemukakan tokoh-tokoh manajemen yang meneliti manajemen dari sudut ilmu pengetahuan.

1.  CHARLES BARBAGE (1832 – 1871)

Charles Barbage adalah sarjana matematika Inggris yang menaruh perhatian ke bidang manajemen.  Ia berpendapat bahwa ada prinsip-prinsip dan itu dapat dipelajari.  Ia menaruh perhatian pada soal pembagian pekerjaan (division of labour).

Kebaikan-kebaikan yang dikemukakan dari pembagian kerja adalah

1. Waktu yang dibutuhkan untuk mempelajari bidangnya lebih sedikit.
2. Banyak waktu yang terbuang bila seseorang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain.
3. Keahlian terus bertambah karena proses pekerjaan yang berulang-ulang
4. Kemungkinan timbulnya perhatian pekerja akan kurang karena perhatian sudah tertentu pada satu objek saja.

Pada tahun 1832 ia menulis buku yang diberinya judul “THE ECOOMIC OF MANAGEMENT”.  Dalam bukunya juga ditekankan pentingnya menyelidiki jumlah biaya yang pasti bagi setiap proses dalam produksi suatu barang.

2.  FREDERICH WILSON TAYLOR (1856 – 1915)

F.W. Taylor adalah seorang insinyur mesin sebagai manajer dan penasehat perusahaan di Amerika Serikat. Dia menerapkan cara-cara ilmu pengetahuan untuk memecahkan masalah-masalah dalam perusahaan dan dari hasil analisanya menetapkan beberapa prinsip yang menggantikan sistem coba-coba yang lazim pada masanya.  Dia sampai pada suatu kesimpulan bahwa hasil yang memuaskan akan diperoleh perusahaan industri dengan melaksanakan pekerjaan yang sudah direncanakan dan bilamana manajer memperhatikan dengan seksama dan baik unsur-unsur manusia. 

Pada tahun 1911 Taylor menerbitkan sebuah buku yang berjudul                         “THE PRINCIPLE OF SCIENTIFIC MANAGEMENT”. Dalam bukunya ia menguraikan :

a.       Menunjukkan dengan sejumlah lukisan-lukisan sederhana bahwa kerugian besar yang dialami Amerika Serikat disebabkan oleh kurangnya efisiensi di semua bidang kegiatan sehari-hari.

b.      Berusaha meyakinkan pembaca bahwa obat untuk mengobati inefisiensi adalah terletak pada manajemen yang baik dan sistimatis bukan dengan mencari orang yang istimewa atau luar biasa.

c.       Membuktikan bahwa manajemen yang paling baik adalah ilmu pengetahuan yang sungguh-sungguh murni yang didasarkan atas hukum, aturan-aturan, metode-metode, sistim-sistim dan asas yang disusun dengan jelas.

Dalam buku tersebut Taylor menunjukkan bahwa asas-asas dasar ilmu manajemen dapat dipakai untuk segala macam kegiatan manusia.  Asas-asas tersebut adalah :

a.       Pengembangan metode-metode yang baik

b.      Pemilihan serta pengembangan para peserta

c.       Usaha untuk menghubungkan serta mempersatukan metode kerja dan para pekerja yang terpilih dan terlatih

d.      Kerjasama yang harmonis antara manajer dan non manajer meliputi pembagian kerja dan tanggung jawab manajer untuk merencanakan pekerjaan.

3.  HENRY FAYOL  (1841 – 1925)

Henry Fayol adalah seorang insinyur pertambangan yang menjabat sebagai Presiden Direktur sebuah perusahaan tambang logam di Prancis. Dalam tahun 1916 ia menulis sebuah buku “ADMINISTRATION INDUSTRIELE ET GENERALE” yang kemudian diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris “GENERAL AND INDUSTRIAL MANAGEMENT”.

Fayol pada dasarnya berpendapat bahwa industri dapat dibagi dalam enam golongan, yaitu :

a.       Teknis (produksi)

b.      Komersial (penjualan, pembelian dan penukaran)

c.       Keuangan (mengusahakan adanya modal dan mempergunakan modal dengan sebaiknya)

d.      Jaminan (proteksi terhadap milik dan tenaga manusia)

e.       Akuntansi (termasuk statistik)

f.       Manajemen (perencanaan, organisasi, disiplin, koordinasi dan pengawasan)

Fayol juga menyebutkan sifat yang harus dimiliki oleh seorang manajer adalah sebagai berikut :

-          Jasmani (sehat dan giat)

-          Rohani (sanggup belajar dan mengerti, menimbang dan menyesuaikan diri)

-          Moral (berinisiatif, bijaksana, tekun, setia, bersedia memikul tanggung jawab)

-          Mempunyai latar belakang pendidikan yang luas baik mengenai soal special yang berhubungan dengan fungsinya, maupun yang di luar fungsinya.

-          Pengalaman dalam kegiatan industri

BAB  III

MANAJEMEN DAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

A.     PENGERTIAN MANAJER

Manajer adalah sumber daya pokok dan titik sentral setiap aktivitas yang terjadi dalam suatu perusahaan.  Kegiatan dan dinamika yang terjadi dalam perusahaan sebagian besar ditentukan oleh cara manajer memimpin perusahaan.  Efektivitas para pekerja sebagian besar ditentukan oleh efektivitas kepemimpinan seorang manajer.

Manajer harus mengutamakan tugas, tanggung jawab dan membina hubunganyang harmonis, baik dengan atasan maupun dengan bawahan.  Jadi manajer harus mengadakan komunikasi ke bawah dan ke atas.

Sesungguhnya manajer bertanggung jawab dalam mengarahkan visi serta          sumber-sumber daya ke jurusan yang dapat menghasilkan hal-hal yang paling efektif dan efisien.  Dalam hal ini manajer harus bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain, bertanggung jawab atas hasil yang dicapai, tegasnya manajer harus bertanggung jawab atas perkembangan dan kesinambungan perusahaan yang dipimpinnya.  Namun siapakah yang disebut manajer itu?

Manajer adalah sumber aktivitas dan mereka harus merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan serta mengendalikan semua kegiatan agar tujuan tercapai.

B.     TUGAS-TUGAS MANAJER

1.   Managerial cycle atau siklus pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.  Suatu siklus yang bermula dari pengambilan keputusan sampai menerima laporan.

2.  Memotivasi, artinya seorang manajer harus dapat medorong para bawahannya untuk bekerja giat dan membina bawahan dengan baik dan harmonis.

3.  Manajer harus berusaha memenuhi kebutuhan para bawahannya.

4.   Manajer harus dapat menciptakan kondisi yang akan membantu bawahannya mendapatkan kepuasan dalam pekerjaannya.

5.   Manajer harus berusaha agar para bawahan bersedia memikul tanggung jawab.

6.   Manajer harus membina bawahannya agar bisa bekerja secara efektif dan efisien

7.   Manajer harus membenahi fungsi-fungsi fundamental manajemen secara baik

8.   Manajer harus mewakili dan membina hubungan yang harmonis dengan pihak luar.

C.     TINGKATAN MANAJEMEN

Dalam suatu perusahaan terdapat banyak manajemen yang umumnya digolongkan atas tiga tingkatan yaitu :

1.      Top management atau manajemen puncak termasuk ke dalam golongan ini semua anggota Board of Director (Dewan Komisaris).

2.      Middle Management atau manajemen menengah, termasuk dalam golongan ini para kepala bagian, kepala seksi, kepala divisi.

3.      Lower Management/First Line Management/Supervisory Management, termasuk di dalamnya pra kepala atau mandor.

Pada dasarnya, manajemen puncak, manajemen menengah dan manajemen lini pertama tama dalam pelaksanaan tugas-tugasnya, artinya membenahi fungsi-fungsi manajemen dengan baik. Perbedaannya hanya terletak pada :

-          Luas dan besarnya tanggung jawab yang harus dipikul masing-masing.

-          Jenis pekerjaan yang dilakukan.

-          Semakin tinggi kedudukan seseorang maka managerial skills harus lebih besar dan technical skillnya, sedangkan semakin rendah kedudukan seseorang maka technical skills harus lebih besar dari managerial skills.

-          Semakin tinggi kedudukan seorang pimpinan, maka scopenya terhadap fungsi perencanaan dan pengorganisasiannya lebih luas / besar daripada fungsi pergerakan atau actuating dan pengendalian.

Gambar tingkatan-tingkatan manajemen>

 

                       

                         

D.     FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Untuk mempermudah analisa, para ahli mengemukakan bahwa manajemen terdiri dari beberapa fungsi fundamental.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN MENURUT :

G.R. TERRY		JOHN F MEE	LOUIS A ALLEN	MC. NAMARA
1. 2. 3. 4.	Planning Organizing Actuating Controlling	Planning Organizing Motivating Controlling	Leading Planning Organizing Controlling	Planning Programming Budgeting System
HENRY FAYOL		KOONTZ & DONNEL	DR. SP. SIAGIAN	OEY LING LEE
1. 2. 3. 4. 5.	Planning Organizing Commanding Coordinating Controlling	Planning Organizing Staffing Directing Controlling	Planning Organizing Motivating Controlling Evaluating	Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengkoordinasian Pengontrollan
W.H. NEWMAN		L. GULLICK	LYNDALL F.U.	J.D. MILLET
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.	Planning Organizing Assembling Resources Directing Controlling	Planning Organizing Staffing Directing Coordinating Reporting Budgeting	Forecasting Planning Organizing Commanding Coordinating Controlling	Directing Facilitating

Robert Tanembaum mengemukakan bahwa pembagian fungsi-fungsi manajemen oleh para ahli tidak sama karena :

1.      Kompleknya perusahaan karena jumlahnya sangat besar, maupun karena perkembangan lapangan usaha dan organisasi yang berbeda-beda.

2.      Tidak adanya persamaan terminology di antara ratusan pengarang menyangkut konsep yang sama.

3.      Pemakaian kata-kata tanpa memperhatikan dengan serius arti dan nilainya.

4.      Oleh masing-masing pengarang kurang diuraikan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

5.      Kadang-kadang diselipkan soal teknik, kemahiran di antara fungsi-fungsi manajer.

6.      Mencampuradukkan fungsi dan proses.

7.      Deskripsi fungsi-fungsi sangat subjektif.

8.      Mencampuradukkan fungsi dan kegiatan pekerjaan.

Timbul pertanyaan, mengapa setiap manajer / pemimpin perlu melaksanakan fungsi manajemen tersebut?

Manajer mutlak melakukan fungsi planning / perencanaan dalam kepemimpinan karena :

1.      Setiap manajer harus mengetahui dengan jelas misi atau tujuan yang ingin dicapainya.

2.      Manajer harus juga merencanakan semua fungsi manajemen lainnya.

3.      Manajer harus mengarahkan semua aktivitas dan meningkatkan daya guna serta hasil guna dari semua unsur manajemen (6M) untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

4.      Manajer harus mempunyai pedoman atau pegangan mengenai tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

5.      Manajer harus mengetahui apakah pelaksanaan sesuai dengan rencana, artinya manajer harus melakukan kontrol untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai sudah baik atau terdapat deviasi.

Manajer harus melaksanakan fungsi organizing dalam pelaksanaan kepemimpinan karena :

1.      Manajer mempunyai keterbatasan-keterbatasan (limiting factor), sehingga manajer tidak dapat melaksanakan semua pekerjaan.  Karena itu manajer harus mengadakan kerjasama dengan orang lain dan mengadakan pembagian kerja.

2.      Manajer harus mempunyai wadah dan alat untuk mencapai tujuannya.  Wadah dan alat itu adalah organisasi, sedangkan organization (organisasi) adalah hasil daripada organizing (pengorganisasian).

3.      Organisasi dibutuhkan agar pembagian kerja / tugas dapat dilakukan dan spesialisasi keahlian / keterampilan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.

4.      Manajer melakukan pengorganisasian untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna unsur-unsur manajemen dengan membentuk sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama pula.

Manajer mutlak perlu melakukan fungsi staffing / fungsi pengisian jabatan dalam kepemimpinannya, karena :

1.      Manajer harus mencari dan menempatkan orang-orang pada setiap jabatan yang ada, berdasarkan prinsip “the right man on the right place”.

2.      Manajer harus memberikan bimbingan dan pembinaan kepada semua pegawai bawahannya.

3.      Manajer harus menetapkan jumlah dan persyaratan pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan.

4.      Manajer harus melaksanakan pemeliharaan pegawai, memberikan kompensasi dan menjalin hubungan yang harmonis antara semua karyawan yang ada.

5.      Manajer harus memanfaatkan semua pegawai yang ada demi tercapainya produktifitas yang tinggi.

Manajer harus melakukan fungsi directing dalam praktek kepemimpinannya karena :

1.      Manajer harus menggerakkan para bawahannya dengan jalan memberikan perintah untuk mengerjakan semua tugas yang dibebankan.

2.      Manajer harus memberikan pengarahan dan motivasi kepada bawahannya, supaya para pegawai bergairah dan bersemangat tinggi dalam melakukan pekerjaan yang ditugaskan

3.      Manajer harus mengkoordinasi semua unsur manajemen, supaya dipergunakan secara efektif dan efisien, sehingga produktifitas perusahaan meningkat.

4.      Manajer harus mendelegasikan wewenang kepada semua bawahannya, karena hal ini merupakan kunci dinamika organisasi.

Manajer harus melakukan fungsi kontrol / pengendalian karena :

1.      Manajer harus mengadakan pengendalian, supaya tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2.      Manajer harus mengukur apakah hasil yang dicapai sesuai dengan rencana.

3.      Manajer harus mengadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan.

Semua fungsi manajemen tersebut di atas dapat digambarkan dalam skema berikut ini :

 

BAB  IV

PERENCANAAN

A.     PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan merupakan suatu hal yang penting agar manajemen dapat berjalan dengan baik.  Segala sesuatu yang akan dilakukan di masa-masa akan datang hendaknya senantiasa berdasarkan perencanaan yang matang, sehingga resiko kegagalan dapat dibuat sekecil mungkin.

Perencanaan (planning) sebagai salah satu dari fungsi manajemen akan sangat menentukan berhasil tidaknya suatu aktivitas.

Berbagai batasan telah diberikan oleh beberapa penulis mengenai perencanaan tersebut.  Batasan mengenai perencanaan tersebut antara lain diberikan oleh :

1.   LOUIS A. ALLEN (1963)

“Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result” (Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan)

2.   KOONTZ dan O’DONNEL  (1955)

“Planning is the function of manager which involves the selection from among alternatives of objectives, policies, procedures and programe” (Perencanaan ialah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif daripada tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur dan                  program-program).

3.   WILLIAM H. NEWMAN (1957)

“Planning is deciding in advance what is to be done”  (Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang harus dikerjakan).

4.  GEORGE R. TERRY  (1964)

Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubung-hubungkan fakta-fakta (kenyataan-kenyataan) dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dan membayangkan serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang dianggap perlu dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

Dari rumusan-rumusan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah suatu kegiatan memproyeksikan tentang apa yang harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan atau suatu proses untuk menentukan kemana kita harus melangkah serta mengidentifikasi masalah-masalah yang ada untuk sampai ke satu tujuan.

Perencanaan dikatakan sebagai suatu hal yang penting karena dengan perencanaan yang baik akan dapat dipetik beberapa manfaat, diantaranya :

1.      Merupakan alat agar dapat melangkah ke depan dengan lebih mudah

2.      Memperkecil adanya resiko kegagalan.

3.      Dapat memilih tenaga-tenaga yang tepat, sesuai dengan kebutuhan

4.      Distribusi pekerjaan dapat lebih baik.

5.      Dapat mempertinggi efektifitas dan efisiensi penggunaan sumber daya

6.      Dapat melaksanakan kegiatan sesuai dengan skedul waktu.

7.      Dapat memilih alternatif-alternatif yang lebih baik.

8.      Memudahkan pengawasan.

B.           ASAS-ASAS PERENCANAAN

Ada beberapa dasar-dasar yang harus dipenuhi oleh suatu perencanaan agar perencanaan itu dapat berjalan dengan baik.

Dasar-dasar tersebut ialah :

1.      Principle of contribution to objectives.  Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian tujuan.

2.      Principle of efficiency of plans.  Perencanaan adalah efisien jika dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya yang sekecil-kecilnya.

3.      Principle of primary of planning  (asas pengutamaan perencanaan). Perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin.  Seorang pemimpin tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan.

4.      Principle of pervasivenses of planning  (asas pemerataan perencanaan).  Pemerataan perencanaan memegang peranan penting karena pemimpin pada tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab terhadap berhasilnya rencana tersebut.

5.      Principle of planning premise  (asas patokan perencanaan).  Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan datang.

6.      Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja). Kebijaksanaan ini mewujudkan pola kerja, prosedur kerja dan program tersusun.

7.      Principle of timing.  Perencanaan waktu yang relatif singkat dan tepat.

8.      Principle of planning communication.  Perencanaan dapat disusun dan dikoordinasikan dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang akan dilaksanakannya.

9.      Principle of alternatives.  Pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

10.  Principle of limiting factor.  Dalam pemilihan alternatif, pertama-tama harus di tujuan kepada faktor-faktor strategis dan dapat membantu pemecahan masalah.

11.  The commitment principle.  Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

12.  The principle of flexibility.  Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah tujuan.

13.  The principle of navigation change.  Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan.

14.  Principle of strategic planning.  Dalam kondisi tertentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan perencanaan agar tujuan tercapai dengan efektif.

C.     ELEMEN-ELEMEN PERENCANAAN

Suatu perencanaan yang baik haruslah mampu memberikan jawaban atas pertanyaan 5W dan 1H, yaitu :

1.      What (apa) tujuannya? Tindakan APA yang harus dikerjakan?

2.      Why (mengapa) hal itu harus dikerjakan? MENGAPA komuditas itu yang dipergunakan?

3.      Where (di mana) akan dilakukan? Perlu dijelaskan kenapa memilih tempat itu untuk lokasi perusahaan.

4.      When (kenapa) akan dilakukan? Penjelasan mengenai waktu dilaksanakan pekerjaan harus memadai.

5.      Who (siapa) yang akan melakukannya? Pemilihan dan penetapan personalia, persyaratan dan jumlah personalia yang akan melakukan pekerjaan.

6.      How (bagaimana) mengerjakannya? Perlu diberikan penjelasan mengenai         teknik-teknik pengerjaannya.

Dari jawaban-jawaban semua atas pertanyaan tersebut di atas, maka dapat dikatakan bahwa suatu rencana harus memuat hal-hal :

1.      Penjelasan dan perincian kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan, faktor-faktor produksi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan tercapai.

2.      Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan tersebut harus dilaksanakan dan mengapa tujuan-tujuan tersebut harus dicapai.

3.      Penjelasan tentang lokasi fisik, dimana setiap kegiatan harus dilakukan.

4.      Penjelasan tentang waktu-waktu mulai dan berakhirnya suatu tahap kegiatan ataupun untuk seluruh kegiatan.

5.      Penjelasan siapa petugas yang akan melaksanakan kegiatan tersebut.

6.      Penjelasan tentang teknik yang harus dilakukan dalam pelaksanaan setiap aktifitas.

D.     MAKSUD PERENCANAAN

1. Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas            alternatif-alternatif tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, program dan prosedur.

2.   Perencanaan pada asasnya adalah memilih dan persoalan perencanaan timbul bilamana suatu alternatif cara bertindak ditemukan.

3.   Perencanaan sebagian besar merupakan pekerjaan membuat hal-hal terjadi sebagaimana dikehendaki.

4.   Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan-tindakan secara sadar berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta dan                ramalan-ramalan.

5.   Perencanaan adalah menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik pada tujuan.

6.   Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan datang.

7.   Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan.

8.   Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai seluruh pekerjaan.

9.   Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

10. Perencanaan juga memberikan suatu landasan untuk pengendalian.

E.     PREMIS PERENCANAAN

Premis adalah titik tolak perencanaan, karena perencanaan harus didasarkan pada ramalah-ramalan atau planning premis.  Premis harus didasarkan pada analisa data, informasi, fakta dan mengasumsikan kejadian-kejadian yang akan terjadi pada masa depan, baik yang mendukung maupun yang menghambat rencana.

Dalam perencanaan perusahaan perlu melakukan ramalan-ramalan tentang  :

1.      Economic forecasting atau peramalan ekonomi.

2.      Govermental controls and fiscal action atau pengawasan pemerintah dan tindakan pajak.

3.      Industry demand atau permintaan hasil-hasil industri.

4.      Consumer behaviour atau tingkah laku konsumen

5.      Individual firm sales atau penjualan produk perusahaan industri

6.      Social and ethical consideration atau pertimbangan-pertimbangan etis dan sosial.

Teknik-teknik umum dalam menginterpretasikan data untuk merumuskan ramalan-ramalan adalah sebagai berikut :

1.      Trajectory techniques, teknik untuk menginterpretasikan data ke arah masa yang akan datang.

2.      Cyclic techniques, teknik untuk menginterpretasikan data dari kejadian-kejadian yang terjadi berulang-ulang pada waktu tertentu.

3.      Associative techniques, teknik untuk menggabung-gabungkan data dari berbagai kejadian.

4.      Persistence techniques, teknik yang beranggapan bahwa segala sesuatu tidak berubah atau kalaupun berubah lambat sekali, sehingga tidak akan menimbulkan gangguan.

Dalam setiap perencanaan tentunya tidak terlepas dari kebaikan atau keuntungan serta keburukan atau kerugian dari suatu perencanaan.

Keuntungan perencanaan :

1.      Dengan perencanaan tujuan jelas, obyektif dan rasional

2.      Perencanaan menyebabkan semua aktifitas terarah, teratur dan ekonomis.

3.      Perencanaan akan meningkatkan pendayagunaan semua fasilitas yang dimiliki.

4.      Perencanaan menyebabkan semua aktifitas teratur dan bermanfaat.

5.      Perencanaan dapat menggambarkan seluruh perusahaan.

6.      Perencanaan dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.

7.      Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian.

8.      Perencanaan merangsang prestasi kerja.

9.      Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.

Kerugian perencanaan :

1.      Perencanaan akan membatasi tindakan, inisiatif para karyawan, karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

2.      Perencanaan menyebabkan keterlambatan tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat, padahal keadaan darurat memerlukan keputusan yang cepat.

3.      Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang, belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

4.      Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.

5.      Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.

F.      SYARAT-SYARAT PERENCANAAN DAN RENCANA

1.   Syarat-syarat perencanaan yang baik.

a.   Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan.

b.   Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data dan fakta.

c.   Menetapkan beberapa alternatif dan premisnya.

d.   Putuskanlah suatu keputusan yang menjadi rencana.

2.   Syarat-syarat rencana yang baik

Tujuan harus jelas, rasional, objektif dan cukup menantang untuk diperjuangkan.

1. Rencana harus mudah dipahami dan penafsirannya hanya satu.
2. Rencana harus dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis.
3. Rencana harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan.
4. Rencana harus bisa dikerjakan oleh sekelompok orang.
5. Rencana harus menunjukkan urutan-urutan dan waktu pekerjaan.
6. Rencana harus fleksibel.
7. Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.
8. Rencana harus berkesinambungan.
9. Rencana harus berimbang, artinya pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas.
10. Dalam rencana tidak boleh ada pertentangan antar departemen, hendaknya saling mendukung untuk tercapainya tujuan perusahaan.
11. Rencana harus sensitif terhadap situasi sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah teknik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.

3.  Langkah-langkah perencanaan

a.   Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah / usaha / tujuan yang akan direncanakan itu.

b.   Mengumpulkan data, informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.

c.   Menganalisa dan mengklasifikasi informasi serta hubungan-hubungannya.

d.   Menetapkan perencanaan, premises dan hambatan-hambatan serta hal-hal yang mendorongnya.

e.   Menentukan beberapa alternatif

f.    Pilihlah keputusan yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada.

g.   Tetapkan urutan dan waktu secara terperinci bagi rencana yang diusulkan itu.

h.   Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.

4.   Kategori perencanaan

a.   Physical planning, perencanaan mengenai tata susun perusahaan,                    gedung-gedung dan tempat kerja.

b.   Functional planning, sifat, bagian-bagian yagn berhubungan dengan                fungsi-fungsi tertentu dalam perusahaan.

c.   Comprehensive planning, perencanaan yang menyangkut perusahaan secara keseluruhan dan faktor-faktor ekstern yang mempengaruhi usaha-usahanya.

d.   General combination planning, perencanaan gabungan 1,2,3 di atas.

5.   Jangka waktu rencana

a.   Rencana jangka panjang (long term planning) waktunya lebih dari 5 tahun

b.   Rencana jangka menengah (middle term planning) waktunya antara 2-5 tahun

c.   Rencana jangka pendek (short term planning) waktunya antara 1-2 tahun.

Untuk menentukan waktu rencana harus kita kaitkan dengan kondisi usaha yang direncanakan itu.  Artinya rencana jangka pendek harus berkaitan dengan rencana jangka menengah dan rencana jangka menengah harus berkaitan dengan rencana jangka panjang. Rencana jangka pendek merupakan bagian dari rencana jangka menengah, rencana jangka menengah merupakan bagian dari rencana jangka panjang. Tujuan rencana jangka pendek, menengah harus mendukung rencana jangka panjang.

G.     P E R E N C A N A

Pada dasarnya semua manajer melaksanakan dan menjadi perencana. Perbedaannya terletak pada luasnya rencana yang disusun.

Perencana itu adalah :

1.   Manajer melaksanakan perencanaannya sendiri

Dalam hal ini manajer secara individu melakukan perencanaan sendiri tanpa mengikutsertakan para bawahannya.

Kebaikannya :

a.       Penyusunan rencana relatif cepat.

b.      Biaya perencanaan kecil.

c.       Rencana cukup praktis dan fleksibel.

d.      Dekatnya manajer pada problem yang bersangkutan.

Keburukannya :

1. Menghabiskan banyak waktu manajer, sehingga waktunya untuk memimpin perusahaan berkurang.
2. Secara relatif rencana yang disusun kurang baik, sebab tidak mendapat pertimbangan, pendapat, saran-saran dari para bawahannya.
3. Pengembangan dan pembinaan pegawai serta kebaikan manajemen partisipasi tidak dimanfaatkan.

2.  Manajer melaksanakannya tetapi disesuaikan dengan usul-usul para bawahan

Dalam hal ini rencana disusun manajer, tetapi penyusunannya didasarkan atas informasi, usul, saran dari bawahan.

Kebaikannya :

1. Partisipasi para bawahan dimanfaatkan.
2. Mendorong bawahan untuk berinisiatif.
3. Partisipasi bawahan untuk melaksanakan rencana lebih baik.
4. Bawahan akan lebih bergairah, karena mereka merasa dihargai.
5. Rencana relatif lebih baik karena mendapat saran, pertimbangan lebih banyak.

Keburukannya :

1. Waktu dan biaya perencanaan relatif lebih besar dan lama.
2. Rahasia rencana kurang terjamin.

3.   Manajer menetapkan bagan, bawahan yang merencanakannya.

Manajer menetapkan dan memberikan bagan, sementara berdasarkan bagan itu para bawahan atau bagian perencanaan menyusun detailnya.

Kebaikannya :

1. Mendorong bawahan untuk berinisiatif dan kreatif.
2. Penerimaan rencana oleh bawahan akan lebih baik.
3. Realisasi rencana akan lebih mudah, karena mendapat dukungan dari bawahan.
4. Memanfaatkan partisipasi, keahlian dan keterampilan bawahan.
5. Realitas rencana lebih terjamin.
6. Waktu manajer untuk hal yang lain akan lebih banyak.

Keburukannya :

1. Waktu dan biaya lebih besar dan lebih lama.
2. Menyingkirkan manajer dari aktifitas perencanaan, akibatnya mengurangi wibawanya.
3. Keadaan umum perusahaan kurang dipahami, akibatnya rencana kurang luwes dan menyeluruh.

4.   Bawahan yang merencanakan dan manajer yang memutuskan.

Perencanaan dengan cara ini berarti para bawahan merencanakannya, manajer diminta untuk menyetujuinya.

Kebaikannya :

1. Meringankan manajer dalam tugas perencanaan.
2. Pembinaan dan pengembangan para bawahan lebih baik.
3. Bawahan akan berpartisipasi penuh dalam perencanaan.

Keburukannya :

1. Adanya resiko bahwa rencana itu kurang mantap dan kurang sesuai.
2. Kesertaan manajer dan pentingnya peranan pribadinya berkurang.

5.   Joint participation in planning

Manajer jarang melakukan sendiri perencanaan atau menyerahkan perencanaan secara menyeluruh kepada bawahannya biasanya perencanaan dilakukan dengan cara :

1. Mengadakan konsultasi, semua mengambil bagian dalam perencanaan, ini akan menimbulkan kegairahan kerja bagi para anggota.
2. Manajer dapat juga menugaskan suatu komite dalam perencanaan.
3. Manajer juga dapat menggunakan tim-tim khusus dalam perencanaan.

H.     PERENCANAAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN PENETAPAN WAKTU (SCHEDULING)

Banyak jenis perencanaan jangka pendek berhubungan dengan penetapan waktu (scheduling) yang meliputi tindakan menetapkan nilai-nilai waktu bagi setiap aktivitas yang diperlukan dan bagi seluruh proyek. Scheduling memberikan vitalitas dan arti praktis pada sesuatu rencana.

Perhatikanlah gambar berikut :

Sebuah Peta Yang Digunakan Untuk Scheduling

Peta tersebut dikenal sebagai peta dari Gantt yang direncanakan oleh Henry L. Gantt, seorang ahli manajemen dan seorang praktikus sekitas permulaan abad ke 20.

Keterangan  :

Departemen-departemen tercantum pada bagian kiri peta tersebut bersama-sama dengan para pekerja dan kapasitas mingguan mereka.  Setiap kolom utama peta kita yang dinyatakan dengan huruf-huruf I, II dan III mewakili satu minggu dan                  angka-angka kecil pada bagian kanan masing-masing kolom menunjukkan berakhirnya minggu pada tanggal tersebut.  Kolom I misalnya menunjukkan minggu yang berakhir pada 5 April.  Di muka setiap departemen terdapat dua buah garis yakni garis yang tipis dan yang tebal.

Posisi dan panjangnya garis tipis dalam sebuah kolom menunjukkan waktu-waktu mulai dan berakhir untuk pekerjaan (menurut angka tugas pabrik) pada masing-masing departemen. Garis tebal menunjukkan waktu kumulatif yang ditetapkan bagi departemen yang bersangkutan.

Dewasa ini ide peta Gantt banyak diadaptasi.

I.       PERENCANAAN MENGGUNAKAN JARINGAN KERJA (NETWORK PLANNING)

Adapun keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan mempergunakan analisa network ini adalah :

1.      Mengorganisir data dan informasi secara sistimatis,

2.      Penentuan urutan/prioritas pekerjaan,

3.      Dapat menemukan pekerjaan-pekerjaan yang dapat ditunda tanpa menyebabkan terlambatnya penyelesaian proyek/pekerjaan secara keseluruhan sehingga dari pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat dihemat tenaga, waktu dan dana,

4.      Dapat menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus segera diselesaikan tepat pada waktunya, karena penundaan pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat mengakibatkan tertundanya penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan.

5.      Dapat segera mengambil keputusan apabila jangka waktu kontrak (jangka waktu penyelesaian proyek yang diminta oleh konsumen) tidak sama dengan jangka waktu penyelesaian proyek secara normal.

6.      Dapat segera menentukan pekerjaan-pekerjaan mana yang harus dikerjakan dengan lembur, atau pekerjaan mana yang harus disubkontrakkan agar penyelesaian proyek/pekerjaan secara keseluruhan dapat sesuai dengan permintaan konsumen.

Dari beberapa keuntungan penggunaan network sebagai alat perencanaan tersebut, maka jelaslah bahwa network sangat membantu manajemen untuk menyusun perencanaan.  Hal ini akan semakin terasa apabila proyek-proyek tersebut merupakan proyek yang besar, serta hubungan pekerjaan satu dengan yang lain sangat komplek.  Dengan mempergunakan network, maka komplexitas hubungan masing-masing pekerjaan tersebut diuraikan/dipermudah, sehingga penyusunan perencanaan akan berhasil dengan baik. Dengan perencanaan yang baik tersebut maka penyelesaian pekerjaan akan sesuai dengan perencanaan yang telah disusun, serta dapat menghasilkan waktu & biaya yang paling efisien.

PENYUSUNAN DIAGRAM NETWORK

Adapun untuk menyusun diagram network suatu proyek/pekerjaan, diperlukan data sebagai berikut :

1.      Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek tersebut secara keseluruhan.

Dalam hal ini perlu diadakan inventarisasi, pekerjaan apa saja yang harus dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

2.   Taksiran waktu yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.

Oleh karena waktu tersebut tidak dapat ditentukan dengan mutlak, maka harus ditaksir dengan sebaik-baiknya. Dalam hal ini sering pula dipergunakan waktu              rata-rata yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut pada waktu-waktu yang lalu.  Penentuan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu pekerjaan ini akan semakin baik apabila didasarkan kepada penelitian yang cermat, misalnya dengan time & motion study/penelitian atas waktu dan gerak, dan lain sebagainya.

3.   Urutan pekerjaan yang akan dilaksanakan. Urutan pekerjaan ini harus diketahui sebelum menyusun diagram network. Pekerjaan-pekerjaan apa yang harus diselesaikan sebelum suatu pekerjaan yang harus diselesaikan sebelum suatu pekerjaan dimulai, serta pekerjaan-pekerjaan apa yang dapat dikerjakan sesudah pekerjaan tersebut selesai.

Misalnya saja dalam pembangunan rumah, maka haruslah diketahui terlebih dahulu urutan pekerjaan yang akan dilaksanakan. Sebagai contoh pemasangan fondasi, harus dilaksanakan sesudah persiapan-persiapannya selesai (seperti penggalian tempat fondasi, campuran bahan-bahan dan sebagainya). Demikian pula sesudah pemasangan fondasi baru dapat dilaksanakan pembuatan dinding/tembok dan sebagainya.

4.   Ongkos untuk mempercepat setiap pekerjaan. Dimaksudkan di sini adalah tambahan biaya untuk kerja lembur, kenaikan biaya karena pekerjaan disubkontrakkan dan lain sebagainya. Termasuk sebagai ongkos untuk mempercepat pekerjaan pula biaya-biaya tersembunyi di dalam mempergunakan pekerja lebih banyak untuk pekerjaan tersbut.  Pada prinsipnya ongkos untuk mempercepat pekerjaan ini adalah tambahan ongkos yang diperlukan karena dipercepatnya suatu pekerjaan dari taksiran waktu normal dan dengan perhitungan ongkos normal pula.

Penggambaran pekerjaan ke dalam lingkaran tersebut adalah merupakan salah satu methode saja. Methode yang lain untuk menggambarkan pekerjaan adalah dengan anak  panah sebagai simbol aktivitas, sedangkan lingkaran merupakan kejadian sesudah adanya aktivitas tersebut. Dalam metode ini maka dikenal simbol-simbol sebagai berikut :

	anak panah penuh sebagai symbol daripada kegiatan/aktivitas.
	lingkaran sebagai symbol daripada kejadian.
	anak panah terputus-putus sebagai symbol aktivitas semu.
	1.      No. Kejadian 2.      EET  :  Earlist Event Time 3.      LET  :  Latest Event Time

Cara penggambaran yang tidak boleh dilakukan

Dua kegiatan, yaitu kegiatan A dan B dimulai dan berakhir bersama-sama Dua kegiatan atau lebih, dimana kegiatan yang satu (B) berakhir di tengah-tengah kegiatan lain (A). Dua kegiatan atau lebih, dimana satu kegiatan (B) dimulai di tengah-tengah kegiatan yang lain (A).

Yang seharusnya dilakukan

Kegiatan A dan B dimulai bersama-sama dan berakhir juga bersama-sama dengan bantuan kegiatan semu (C) Dua kegiatan atau lebih, dimana kegiatan yang satu (B) berakhir di tengah-tengah kegiatan lain (A). Dua kegiatan atau lebih, dimana satu kegiatan (B) dimulai di tengah-tengah kegiatan yang lain (A).

Contoh penggambaran dimana anak panah merupakan simbul daripada aktivitas/kegiatan.

No.	Pekerjaan	Simbol Pek. Methode II
1.	M u l a i
2.	Memasukkan material A	A 0
3.	Memasukkan material B	B 10
4.	Memproses material A	C 20
5.	Memproses material B	D 30
6.	Mengecat B	E 20
7.	Memasang A dengan B	F 40
8.	S e l e s a i	G 20

Diagram network dengan mempergunakan method II adakan terlihat sebagai berikut :

 

A   0

                                               

Untuk pembicaraan berikutnya, maka akan dipergunakan method II, yaitu lingkaran sebagai symbol daripada Kejadian.  Baik mempergunakan method I ataupun memakai method II, tidak akan berbeda di dalam penentuan waktu penyelesaian proyek dan jalur kritisnya. Perbedaan yang ada hanyalah pada penyajian diagram network saja, yang satu mempergunakan lingkaran sebagai symbol kegiatan, sedang yang lain mempergunakan anaka panah sbagai symbol aktivitas.

BAB  V

PENGORGANISASIAN

A.     PENGERTIAN

Rencana yang dibuat di atas kertas, perlu dilaksanakan agar tujuan yang                 dicita-citakan itu bisa tercapai.  Untuk terlaksananya rencana sesuai dengan yang diinginkan, pelaksana dari rencana tersebut harus diorganisir dengan baik.  Mengorganisir dalam hal ini berarti menetapkan orang-orang yang akan melaksanakan tugas pekerjaan, mengadakan pembagian pekerjaan serta menetapkan pula kedudukan masing-masing dalam hubungan antara yang satu dengan yang lainnya dalam usaha mencapai tujuan.

Batasan mengenai organisasi sendiri, diberikan oleh para ahli dengan berbagai variasi, sesuai dengan sudut pandang masing-masing.

Difinisi yang sangat sederhana diberikan oleh JAMES D. MOONEY (1947) yang mengatakan :

“Organization is the form of every human association for the atteinment of a common purpose” (organisasi adalah bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu maksud bersama/tujuan umum)

Dilihat dari batasan di atas tampaknya MOONEY melihat organisasi dari segi proses saja, tanpa melihat hubungan-hubungan manusia yang terdapat di dalam proses tersebut.

Sesungguhnya organisasi dapat dilihat dalam artian dinamis dan dalam artian statis.

Organisasi dalam arti dinamis berarti merupakan suatu proses kerjasama antara dua orang atau lebih, dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Atau suatu proses penetapan dan pembagian tugas yang akan dilakukan, pembatasan               tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan antara  unsur-unsur dalam wadah kerjasama itu, sehingga dimungkinkan untuk bekerja bersama-sama secara efektif untuk mencapai tujuan.

Sedangkan dalam arti statis, organisasi berarti suatu gambaran secara skematis tentang bagian-bagian tugas dan tanggung jawab serta hubungan bagian-bagian yang terdapat di suatu lembaga/badan.  Atau merupakan suatu wadah dan tempat bekerjasama untuk melaksanakan tugas-tugas seuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Dari batasan-batasan di atas, dapat dilihat bahwa ada beberapa unsur dalam organisasi tersebut.

Unsur-unsur organisasi itu adalah :

1. Manusia, artinya organisasi itu baru ada jika ada unsur manusia yang bekerjasama, ada pemimpin dan ada yang dipimpin.
2. Sasaran, artinya organisasi baru ada jika ada tujuan yang ingin dicapai.

3.   Tempat kedudukan, artinya organisasi baru ada jika ada tempat kedudukannya.

4.      Pekerjaan, artinya organisasi baru ada jika ada pekerjaan yang akan dilakukan serta adanya pembagian pekerjaan.

5.      Teknologi, artinya organisasi ada jika terdapat unsur-unsur teknis.

6.      Struktur, artinya organisasi baru ada jika ada hubungan antara manusia yang satu dengan yang lain, sehingga tercipta organisasi.

7.      Lingkungan, artinya organisasi baru ada jika ada lingkungan yang saling mempengaruhi, misalnya ada sistim kerjasama sosial.

B.     TUJUAN PENGORGANISASIAN

Organisasi dibentuk karena ada tujuan tertentu. Manusia menyadari keterbatasan yang ada pada dirinya secara individual.  Dengan keterbatasan itu maka sangat sulit mencapai tujuan dengan baik. Oleh karena itu maka manusia bekerjasama dengan baik sehingga tujuan itu dapat dicapai dengan lebih baik. Dengan demikian terbentuklah organisasi itu.

Selanjutnya pengorganisasian dilakukan dengan maksud mendapatkan beberapa manfaat diantaranya :

1.   Mempermudah pelaksanaan tugas.

Ini dapat dimengerti, karena pada organisasi telah dilakukan pembagian tugas atas kegiatan baik besar maupun kecil dan masing-masing bidang diserahkan pada orang yang ahli pada bidangnya.

2.   Dapat meniadakan duplikasi tugas.

Artinya tidak terjadi tumpang tindih dalam melakukan berbagai kegiatan.  Tidak akan ada pekerjaan yang sudah diambil oleh seseorang akan diambil lagi oleh orang lain.  Ini bisa berjalan karena dalam organisasi itu terjadi suatu hubungan antara bagian dengan bagian di dalam lembaga tersebut.

3.   Dapat menentukan orang yang dibutuhkan untuk memangku tugas-tugas yang telah ditetapkan.

Pembagian dan perincian tugas merupakan petunjuk tentang siapa dan bagaimana orang yang diperlukan untuk mengemban tugas tersebut.

4.   Mempermudah pimpinan melakukan pengawasan.

Karena setiap aktivitas sudah dilaksanakan oleh orang-orang tertentu, maka proses pengawasan akan bisa dilakukan lebih mudah.

Selain itu, bawahan yang diawasi tidak akan bisa melempar tanggung jawab bila ada kesalahan-kesalahan.  Dengan perkataan lain, pimpinan akan lebih mudah meminta pertanggungjawaban kepada bawahan.

C.     ASAS-ASAS ORGANISASI

Suatu organisasi akan berjalan dengan baik bila dilandasi oleh asas-asas tertentu.  Asas-asas yang harus melandasi organisasi itu tidak persis sama antara penulis yang satu dengan penulis yang lain, tetapi secara umum terdapat kesamaan, dimana asas-asas organisasi itu meliputi :

1.   Asas perumusan tujuan

Perumusan tujuan merupakan hal yang pertama yang harus dikerjakan bila ingin menyusun organisasi.  Jadi sebelum menyusun organisasi terlebih dahulu harus dirumuskan tentang tujuan yang akan diinginkan.  Demikian juga bila akan diadakan pembagian pekerjaan, maka hendaknya jelas tujuan dari masing-masing aktivitas tersebut.

2.   Asas pembagian kerja

Seperti telah dijelaskan, bahwa organisasi itu merupakan struktur yang terdiri dari orang-orang, yang kadangkala tidak sedikit jumlahnya.  Karena organisasi itu memerlukan tenaga-tenaga dari orang lain, maka perlu diadakan pembagian tugas dan pekerjaan. Setiap orang yang terlibat dalam organisasi harus tahu mengenai peran, posisi dan tugas yang akan dilaksanakan, serta seberapa jauh tanggung jawab yang akan dipikulnya atas kedudukan masing-masing.

3.   Asas pendelegasian wewenang

Tugas yang diberikan kepada seseorang sudah seharusnya disertai tanggung jawab. Tugas dan tanggung jawab itu akan dapat dipenuhi dengan sebaik-baiknya, jika kepadanya diberikan juga kekuasaan untuk memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan tugasnya itu.

4.   Asas koordinasi

Dalam praktek ada suatu kenyataan bahwa setiap orang/setiap bagian mempunyai egoisme untuk melaksanakan kegiatan sebaik-baiknya. Tindakan ini pada dasarnya merupakan tindakan yang terpuji. Namun bila tidak terkendali, akan menyebabkan keadaan tidak baik secara keseluruhan.  Misalnya bagian produksi berambisi menghasilkan sebanyak-banyaknya, sedangkan bagian pemasaran tidak mampu menghasilkan itu. Akibatnya hasil tersebut terpaksa ditumpuk di gudang.  Tentunya keadaan menjadi runyam lagi bila bagian pergudangan tidak siap menggudangkan barang sebanyak itu.  Oleh karena itu haruslah dilakukan suatu tindakan koordinatif sehingga terjadi keseimbangan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.

5.  Asas rentangan kekuasaan

Seseorang pemimpin mempunyai kemampuan yang terbatas untuk memimpin anak buah.  Oleh karena itu haruslah dipikirkan berapa orang pemimpin itu dapat memimpin, membimbing dan mengawasi secara berhasil guna dan berdaya guna.

6.   Asas tingkat-tingkat pengawasan

Tingkat pengawasan atau tingkat pimpinan hendaknya diusahakan sedikit mungkin agar organisasi sesederhana mungkin, selain memudahkan komunikasi agar ada motivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi.

Dalam organisasi terdapat berbagai jumlah tingkatan, yaitu :

a.       Dua sampai tiga tingkat disebut organisasi pipih

b.      Empat tingkat sering disebut dengan organisasi datar

c.       Lima tingkat disebut dengan struktur organisasi curam

Dilihat dari saluran komunikasi baik ke atas maupun ke bawah jumlah tingkatan dalam suatu organisasi sebaiknya lima tingkat saja

7.  Asas kesatuan perintah dan tanggung jawab

Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia memberi pertanggungjawaban akan pelaksanaan tugasnya. Salah satu moto yang terkenal dari prinsip ini adalah “no man can two bosses” atau tidak seorangpun dapat melayani dua atasan sekaligus.

D.     PROSES PENGORGANISASIAN / DEPARTEMENTASI

Dengan departementasi dimaksudkan suatu proses mengkhususkan atau              membagi-bagi kegiatan (tugas) pimpinan atau suatu badan dengan suatu dasar tertentu. 

Dasar-dasar departementasi dapat dibedakan sebagai berikut :

1.      Dasar teritorial (daerah)

2.      Dasar produksi

3.      Dasar langganan

4.      Dasar fungsi

5.      Dasar proses, waktu dan perkakas

Dalam praktek dasar-dasar penggolongan kegiatan itu tidaklah selalu dianut secara konsekuen atas suatu dasar tersebut di atas, sebab penggolongan kegiatan itu seringkali didasarkan atas kombinasi dari beberapa dasar yang disebut di atas.

E.     TIPE-TIPE ORGANISASI

Yang dimaksud dengan tipe organisasi dalam hal ini ialah penggolongan organisasi berdasarkan pada kekuasaan dan tanggung jawab tiap-tiap orang atau bagian serta kedudukan masing-masing dalam organisasi sebagai satu kesatuan.

Tipe-tipe organisasi itu adalah :

1.   Organisasi Garis (Line Organization)

Organisasi ini merupakan organisasi yang sangat sederhana, dimana manajer dipandang sebagai sumber wewenang tunggal. Segala keputusan dan tanggung jawab ada pada satu tangan. Dengan demikian akan lebih dapat terjamin adanya ketegasan perintah.  Tokoh/penemu organisasi ini adalah Henry Fayol.

Ciri-ciri organisasi garis :

a.       Hubungan antara atasan dengan bawahan masih bersifat langsung melalui suatu garis wewenang.

b.      Jumlah karyawan sedikit, struktur organisasi sederhana.

c.       Pemimpin dan karyawan dapat saling kenal.

d.      Masing-masing unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala pekerjaan yang ada dalam unitnya.

e.       Pucuk pemimpin adalah pemilik.

f.       Pucuk pemimpin adalah sumber kekuasaan tunggal, keputusan dan tanggung jawab ada pada satu tangan.

g.      Tingkat spesialisasi belum tinggi, alat-alat yang diperlukan tidak beraneka ragam.

h.      Organisasinya kecil

Keuntungannya :

1. Kesatuan pimpinan terjamin sepenuhnya, karena pimpinan berada dalam satu tangan.
2. Disiplin tinggi.
3. Koordinasi mudah dilaksanakan.
4. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.

Kerugiannya :

1. Terlalu tergantung pada satu orang, sehingga kalau orang itu tidak mampu maka organisasi terancam hancur.
2. Pimpinan cenderung otokratis.
3. Kesempatan karyawan untuk berkembang kecil.

Contoh Organisasi Garis

 

2.   Organisasi Fungsional

Dalam organisasi ini para bawahan bisa jadi mempunyai atasan langsung lebih dari satu orang.  Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan.  Pada tipe organisasi ini masalah pembagian kerja mendapat perhatian sungguh-sungguh.  Pencipta organisasi ini adalah F.W. Taylor.

Ciri-cirinya :

a.       Pembidangan tugas dapat dibedakan secara tegas dan jelas.

b.      Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal.

c.       Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan.

d.      Koordinasi menyeluruh pada umumnya cukup pada eselon atas.

e.       Koordinasi antar karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertian yang mendalam mengenai bidangnya.

Keuntungannya :

1. Pembidangan tugas jelas.
2. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan.
3. Digunakan tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Kerugiannya :

1. Karena adanya spesialisasi, sukar mengadakan tour of duty.
2. Sulit mengadakan koordinasi, karena karyawan mementingkan bagiannya.

Contoh Organisasi Fungsional :

 

3.   Contoh Organisasi Garis dan Staff

 

4.  Organisasi Fungsional dan Staff

Organisasi ini merupakan kombinasi organisasi fungsional dengan organisasi garis dan staff. Pada tingkat manajemen puncak diterapkan organisasi garis dan staff, sedang pada tingkat manajemen madya diterapkan organisasi fungsional.

Contoh Organisasi Fungsional dan Staff

 

5.  Organisasi Komite / Panitia

Organisasi ini ada yang bersifat tetap dan ada yang bersifat sementara.  Organisasi komite yang bersifat tetap jika para anggotanya ditetapkan berdasarkan fungsinya, sedangkan bersifat sementara jika para anggotanya ditetapkan berdasarkan orangnya.

Ciri-cirinya :

a.       Pembagian tugas jelas dan tertentu.

b.      Wewenang semua anggota sama besarnya.

c.       Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif.

d.      Para pelaksana dikelompokkan sesuai dengan bidang tugasnya.

Kebaikannya :

1. Keputusan yang diambil relatif lebih baik karena diputuskan kolektif.
2. Kecenderungan untuk bertindak otoriter dan diktator dapat dicegah.
3. Pembinaan dan partisipasi dapat ditingkatkan.

Keburukannya :

1. Penanggung jawab kurang jelas karena keputusan merupakan keputusan bersama.
2. Waktu mengambil keputusan lama dan biaya besar.
3. Adanya tirani minoritas.

6.   Organisasi Matriks

Organisasi ini mulai banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan saat ini, dimana dalam organisasi ada hubungan vertikal (ke atas) dan juga ada yang bersifat horizontal (mendatar).  Jenis organisasi ini sering digunakan dalam perusahaan kontruksi/pengerjaan proyek ataupun universitas, dimana masing-masing bagian/departemen ada yang bersifat fungsional yang melaksanakan fungsi           masing-masing di setiap departemen dan ada yang bersifat departementasi produk. Dimana setiap departemen berorientasi kepada produk akhir yang diinginkan.

Contoh organisasi matriks:

                                               

 

BAB  VI

PENYUSUNAN

A.     PENGERTIAN

Penyusunan jabatan (staffing) adalah kegiatan untuk memperoleh pegawai yang efektif yang akan mengisi jabatan-jabatan yang kosong di organisasi. Tujuannya adalah untuk menarik, menempatkan pegawai-pegawai menurut jumlah, jenis, keahlian dan keterampilan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Asas penyusunan jabatan adalah “Penempatan orang-orang yang tepat untuk jabatan yang tepat”.

Pokok-pokok masalah yang dikaji pada fungsi ini adalah :

-          Pengadaan pegawai

-          Sumber pegawai

-          Pengembangan pegawai

-          Pemeliharaan pegawai

-          Pemindahan pegawai

-          Penilaian pegawai

-          Pemberhentian pegawai

-          Pemensiunan pegawai

B.     PENGADAAN PEGAWAI

Agar para pegawai bisa bekerja secara efektif, maka terlebih dahulu harus mengadakan analisis jabatan, uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.                  Tahapan-tahapan di dalam pengadaan pegawai adalah :

1.      Recruiting (merekrut)

Adalah mencari dan memperoleh pelamar-pelamar pekerjaan untuk mengisi lowongan yang ada pada perusahaan.  Dalam merekrut perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Menentukan jumlah karyawan yang akan diterima dan persyaratan-persyaratan apa yang diperlukan.
2. Menginformasikan kepada masyarakat melalui media massa.
3. Menentukan batas waktu penerimaan.
4. Pengadministrasian lamaran yang masuk.

2.      Appraisal  (menilai)

Adalah menilai surat-surat lamaran dengan cara membandingkan antara hal-hal yang dimiliki pelamar dengan persyaratan yang telah ditentukan perusahaan.  Pelamar yang memenuhi persyaratan dipanggil untuk mengikuti seleksi.

3.      Selecting  (seleksi)

Memilih dari antara pelamar dari hasil penilaian.  Seleksi ini bermacam-macam atau bertingkat-tingkat yaitu tertulis, wawancara, psikologi, kesehatan dan lainnya.  Pelamar yang lulus diterima menjadi calon pegawai.  Sebelum mereka diangkat menjadi pegawai, calon pegawai itu harus melalui masa percobaan.

4.      Promotion  (promosi)

Calon pegawai yang telah lulus dari masa percobaan diangkat secara resmi menjadi pegawai.  Ditetapkan jabatan yang harus dilakukan, pangkat yang diperoleh, gaji dan jaminan sosial yang akan diterimanya.

5.      Retirement  (pengunduran diri)

Pemutusan hubungan kerja dengan pegawai setelah ia bekerja untuk jangka waktu tertentu.  Pengunduran diri disebabkan beberapa hal, seperti ; permintaan pegawai, pemecatan, kontrak selesai, pensiun, meninggal dunia.  Pengunduran diri karena pensiun harus diurus pensiunnya, sedangkan yang dipecat harus diurus pesangonnya.

C.     SUMBER PEGAWAI

Sebelum dilakukan penarikan pegawai, terlebih dahulu harus diketahui sumber pegawai yang akan mengisi lowongan yang ada.  Sumber pegawai dapat dari perusahaan itu sendiri (internal) dan dari luar perusahaan (eksternal).

Internal : pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan, ditarik dari pegawai yang telah ada dalam perusahaan. Sedangkan eksternal : untuk mengisi jabatan ditarik dari orang-orang di luar perusahaan.

Sumber-sumber eksternal :

1.      Lembaga-lembaga pendidikan.

2.      Kantor penempatan tenaga kerja.

3.      Bursa/pasar tenaga kerja.

4.      Referensi dari karyawan yang ada.

5.      Referensi dari kawan manajer.

D.     PENGEMBANGAN PEGAWAI

Pengembangan pegawai dimaksudkan untuk meningkatkan keahlian dan keterampilan pegawai, melalui pendidikan dan latihan.  Pendidikan meningkatkan keahlian teoritis, moral pegawai sedangkan latihan bertujuan untuk meningkatkan keterampilan teknis pelaksanaan pekerjaan.  Tujuan pengembangan pegawai adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai.

Latihan dibedakan atas :

1.   Latihan magang (apprentice training)

Pegawai lama membantu pegawai baru selama jangka waktu tertentu sampai tiba saatnya dipromosikan menjadi pegawai secara resmi.

2.   Latihan kerja khas (on the job training)

Dilakukan baik untuk pegawai lama maupun pegawai baru, khususnya bagi mereka yang akan dipromosikan ke tingkat jabatan yang lebih tinggi.  Latihan bisa dilakukan baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan.

Metode-metode yang dilakukan untuk latihan kerja khas biasanya adalah :

a.       Berkulai : latihan dilakukan dengan penatar yang berperan aktif, mengajarkan para peserta pelatihan.

b.      Konperensi : penatar dan peserta sama-sama berperan aktif.

Tujuan yang diharapkan adalah agar peserta terbiasa menerima pendapat orang lain dan bagaimana kerjasama yang baik.

a.       Rotasi jabatan : dengan cara mempekerjakan manajer tersebut pada bagian perusahaan secara bergilir, sehingga ia mengetahui pekerjaan yang dilakukan pada setiap bagian.

b.      Kasus : penatar memberikan kepada peserta kasus dan setiap peserta diharuskan mengambil keputusan atas kasus itu.

c.       Proses insiden : hampir sama dengan metode kasus, perbedaannya terletak dalam hal bahwa data problem yang disajikan tidak komplit, sehingga untuk pemecahan problem tersebut peserta harus mencari data seperlunya.  Tujuannya agar peserta menyadari bahwa perusahaan yang akan dipimpinnya dipengaruhi oleh lingkungan.

E.     PEMELIHARAAN PEGAWAI

Pemeliharaan pegawai perlu mendapatkan perhatian yang serius dari pimpinan perusahaan, supaya perputaran (turn over) tingkat absensi karyawan dapat minimal.

Supaya absensi dan perputaran pegawai rendah, manajer perusahaan harus memperhatikan masalah pemeliharaan pegawai, menciptakan suasana kerja yang baik, perlakuan yang baik, jaminan sosial yang lumayan serta penempatan dan promosi yang baik pula.

Promosi adalah salah satu dorongan bagi para pegawai untuk menunjukkan prestasi-prestasi yang besar. Tanpa kemungkinan promosi bagi pegawai yang cakap akan menurunkan semangat kerjanya, menurunkan efisiensinya bahkan menyebabkan keluarnya pegawai tersebut.  Promosi hendaknya dilakukan secara objektif.

Dasar-dasar promosi adalah :

1.      Senioritas : yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya / pengalaman kerja seorang pegawai. Orang yang terlama bekerja diprioritaskan untuk promosi terlebih dahulu. Kelemahan dari dasar ini adalah seseorang yang kemampuannya sangat terbatas, karena sudah lama bekerja dipromosikan.

2.      Penilaian kecakapan (ability) : yaitu seseorang dipromosikan berdasarkan kecakapan yang dimilikinya.  Kelemahannya dari dasar ini adalah sulitnya mencari tolak ukur dari kecakapan itu sendiri.

3.      Kombinasi senioritas dan kecakapan : promosi dilakukan berdasarkan lamanya bekerja pada perusahaan, ijazah pendidikan formal yang dimiliki dan ujian kenaikan golongan. Jika lulus dalam ujian tersebut barulah yang bersangkutan dipromosikan. Dasar promosi inilah yang paling objektif dan yang paling sesuai dengan sasarannya.

F.      PEMINDAHAN PEGAWAI

Pemindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain bertujuan untuk memajukan pegawai tersebut.  Pemindahan pegawai ini dapat terjadi karena keinginan pegawai maupun keinginan atasan.  Keinginan pegawai untuk dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya dikarenakan terutama pegawai tersebut sudah tidak bisa bekerjasama dengan teman-temannya atau karena lingkungan tempat ia bekerja kurang sesuai dengan keadaan fisiknya atau keinginannya.

Keinginan atasan bahwa pegawai dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya dimaksudkan untuk menjamin kepercayaan pegawai bahwa mereka tidak akan diberhentikan, karena kurang cakap pada jabatan yang lama.

Perlu diingat bahwa setiap pemindahan pegawai dimaksudkan untuk memajukan pegawai, misalnya replacement transfer atau temporary transfer.  Replacement transfer adalah pemindahan pegawai yang sudah lama masa dinasnya ke departemen yang lain dalam jabatan yang sama. Temporary transfer adalah pemindahan sementara pegawai untuk memangku jabatan orang lain, karena orang lain itu tidak hadir.

G.     PENILAIAN PEGAWAI

Penilaian pegawai harus dilakukan, karena hanya dengan penilaian ini dapat ditetapkan apakah seorang pegawai pantas dipromosikan atau tidak.  Penilaian ini harus dilakukan secara sistimatis dan terus menerus.  Penilaian kecakapan adalah penilaian secara sistimatis terhadap seorang pegawai oleh atasannya atau oleh beberapa orang yang cakap yang benar-benar menguasai tugas pegawai yang akan dinilai.

Hal-hal yang dinilai bagi pegawai operasional di bidang industri adalah :

1.      Quality of work (kualitas hasil pekerjaan)

2.      Quantity of work (kuantitas hasil pekerjaan)

3.      Knowledge of job (pengetahuan akan bidangnya)

4.      Depentability (dapat dipercaya)

5.      Cooperation (kerjasama)

6.      Adaptability (penyesuaian diri)

7.      Attendance (kehadiran)

8.      Versatility (pengetahuan serbaguna)

9.      Housekeeping (pemeliharaan)

10.  Safety (keamanan)

Hal-hal yang dinilai bagi manajer (administrative management) adalah :

1.      Knowledge (pengetahuan umum)

2.      Cooperation (kerjasama)

3.      Depentability (dapat dipercaya)

4.      Quality of work (kualitas hasil kerja)

5.      Judgement (pemecahan masalah)

6.      Initiative (inisiatif)

7.      Quantity of work (kuantitas hasil pekerjaan)

8.      Leadership (kepemimpinan)

9.      Planning and organizing (perencanaan dan pengorganisasian)

10.  Health (kesehatan)

H.     PEMBERHENTIAN DAN PEMENSIUNAN PEGAWAI

Pemberhentian berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Pemberhentian pegawai ada yang disebabkan permintaan sendiri, tapi ada juga yang diberhentikan oleh perusahaan. Pemberhentian pegawai oleh perusahaan disebabkan oleh karena pegawai tersebut tidak bermanfaat / merugikan perusahaan baik ditinjau dari sudut material maupun dari sudut moral. Dalam PHK ini harus minta persetujuan P4D dan P4P.

Aturan pemensiunan pegawai dapat dipelajari dalam Undang-Undang Pensiun Pegawai Negeri No. 20 Tahun 1952. Disitu dinyatakan bahwa yang dapat dipensiunkan adalah pegawai yang : sudah tua, invalid, tidak dapat bekerja dalam jabatan apapun karena sakit, yang diremajakan dan yang diretooling. Mereka ini masih mendapat uang pensiun, sesuai dengan peraturan yang ada.

BAB  VII

PENGGERAKAN

A.     PENGERTIAN

Apabila perencanaan, organisasi dan personalia sudah ada, maka fungsi penggerakan (actuating, directing, leading dan commanding) dapat dilakukan untuk merealisasikan tujuan perusahaan.

Masalah penggerakan berkaitan erat dengan manusia dan merupakan suatu masalah yang paling sulit dilakukan dari semua fungsi manajemen. Fungsi penggerakan ini dapat diibaratkan sebagai kunci mobil, mobil hanya akan bergerak bila kunci stater telah berfungsi.

Menurut Koontz and O’Donnel :

Penggerakan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang timbul oleh adanya pengaturan terhadap bawahan untuk dapat dimengerti dan pembagian pekerjaan yang efektif dan efisien untuk tujuan perusahaan yang nyata.

Menurut Dr. Winardi, SE :

Penggerakan adalah merupakan usaha untuk menggerakkan anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan bersangkutan.

Menurut G.R. Terry :

Penggerakan adalah membuat semua anggota kelompok agar mau bekerjasama dan bekerja dengan sukarela dan bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha pengorganisasian.

Jadi penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, mengarahkan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melakukan kegiatan usaha.

Pokok-pokok masalah yang dibahas dalam fungsi penggerakan ini adalah :

1.      Perilaku manusia (human behavior)

2.      Motivasi (motivation)

3.      Kepemimpinan (leadership)

4.      Komunikasi (communication)

5.      Hubungan manusia (human relations)

B.     PERILAKU MANUSIA (HUMAN BEHAVIOR)

Pimpinan dalam membina kerjasama mengarahkan dan mendorong kegairahan kerja bawahan perlu memahami faktor-faktor manusia dan perilaku manusia.  Untuk mengetahui perilaku manusia peranan psikologi, sosiologi, antropologi dan psikologi sosial cukup besar karena ilmu pengetahuan itu membahas manusia.

Seni manajemen juga menentukan keberhasilan seorang pimpinan dalam mempengaruhi bawahan untuk mematuhi perintah-perintah yang diberikan.

Elton Mayo, mengemukakan masalah perilaku mansuia yaitu :

1.      Masalah manusia hanya dapat diselesaikan secara manusiawi dengan menggunakan dasar-dasar dan alat-alat kemanusiaan.

2.      Semangat kerja lebih besar peranan dan pengaruhnya terhadap produktivitas kerja karyawan.

3.      Perlakuan yang baik dan wajar terhadap karyawan lebih besar pengaruhnya terhadap produktivitas daripada tingkat upah.

C.     MOTIVASI

Motivasi atau dorongan dalam manajemen hanya ditujukan pada sumber daya manusia pada umumnya dan bawahan pada khususnya.

Edwin B. Flippo mengatakan :

Motivasi adalah suatu keahlian dalam mengarahkan pegawai organisasi agar mau bekerja secara berhasil, sehingga tercapai keinginan para pegawai sekaligus tercapai tujuan organisasi.

G.R. Terry mengemukakan :

Motivasi adalah keinginan yang terdapat pada diri individu yang merangsangnya untuk melakukan tindakan-tindakan.

Setiap pekerjaan mempunyai motif atau needs tertentu dan mengharapkan kepuasan dari hasil kerjanya seperti :

1.      Kebutuhan fisik dan keamanan

2.      Kebutuhan sosial.

3.      Kebutuhan egoistik

Seseorang bekerja karena ada dorongan untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan.  Seperti dikatakan oleh Abraham Maslow bahwa kebutuhan yang diinginkan seseorang berjenjang, artinya bila kebutuhan pertama dipenuhinya maka kebutuhan kedua menajdi utama demikian seterusnya.

Kebutuhan manusia yang berjenjang tersebut adalah :

1.      Physiological needs (kebutuhan fisik) adalah kebutuhan yang paling mendasar manusia. Misalnya : sandang, pangan dan papan.

2.      Security of safety (kebutuhan keamanan) adalah kebutuhan rasa aman terhadap jiwanya, bebas dari rasa was-was, bebas dari tekanan/ancaman.

3.      Afiliation or acceptance (kebutuhan sosial) adalah kebutuhan seseorang bergabung pada kelompok tertentu untuk menjadi anggota suatu keloompok, baik kelompok kerja atau kantor maupun kelompok masyarakat.

4.      Esteem or status adalah kebutuhan akan penghargaan/pandangan masyarakat, prestasi dan pengakuan pihak lain.

5.      Self actualization adalah kebutuhan seseorang untuk menyatakan atau menunjukkan potensi dirinya, kemampuan dirinya serta ide-idenya.

Cara memberikan motivasi

Karena pada dasarnya motif daripada bawahan menggabungkan diri pada suatu perusahaan adalah motif pemuasan kebutuhan, maka di dalam memberikan motivasi haruslah senantiasa memperhatikan kebutuhan tersebut.  Beberapa cara yang bisa dilakukan untuk memotivasi karyawan antara lain :

1.   Memberikan upah yang layak.

Upah yang layak dapat meningkatkan kepuasan seorang karyawan, sehingga gairahnya untuk bekerja juga meningkat.  Tetapi harus diingat, tidak selamanya peningkatan upah / gaji dapat meningkatkan gairah kerja.  Sampai batas tertentu, peningkatan upah justru bisa mengendurkan semangat seseorang, karena ia sudah merasa cukup dengan penghasilannya, walupun bekerja dengan santai jam kerja tidak penuh.  Akibatnya pemberian gaji / upah yang lebih besar akan menyebabkan karyawan bekerja dengan jam kerja yang lebih sedikit.

2.   Pemberin insentif

Untuk mendapatkan hasil langsung, kepada karyawan dapat diberikan insentif, yaitu pemberian penghasilan tambahan kepada karyawan yang telah memberikan prestasi sesuai dengan yang diharapkan, atau pekerjaannya melebihi target.

3.   Memperhatikan rasa harga diri

Upah dan insentif yang tinggi belum menjamin karyawan bisa senang, kalau harga dirinya tidak mendapat perhatian sebagaimana mestinya.  Jadi perlu diperhatikan jangan sampai seorang karyawan merasa harga dirinya diinjak-injak.

4.  Memenuhi kebutuhan rohani

Kebutuhan-kebutuhan yang berhubungan dengan masalah keagamaan, kepercayaan atau tradisi yang masih tertanam kuat di masyarakat dan dalam hati karyawan haruslah mendapat perhatian.  Bila kebutuhan-kebutuhan ini tidak diperhatikan akan menyebabkan karyawan kurang bergairah dalam bekerja.

Misalnya : Dalam suatu perusahaan dibuatkan tempat ibadah sesuai dengan kepercayaan dan agama yang dipeluk oleh karyawannya.

5.   Memenuhi kebutuhan berpartisipasi

Seorang pekerja akan bekerja lebih semangat bila ia diikutsertakan dalam setiap tahapan pekerjaan tersebut.  Oleh karena itu ia harus diberikan kesempatan untuk ikut berpartisipasi, sehingga merasa dihargai.  Mempekerjakan seorang bawahan tidaklah baik bila semata-mata mengandalkan sistem perintah.

6.   Menempatkan pekerja pada tempat yang tepat

Penempatan pekerja sesuai dengan bakat, minat dan kemampuannya, merupakan suatu motivasi yang sangat baik.  Kesalahan dalam menempatkan karyawan akan menyebabkan kekeliruan-kekeliruan dalam pekerjaan, yang pada akhirnya merugikan organisasi.  Bila ada pekerjaan yang harus dilakukan secara kelompok harus bisa bekerja sama.  Karyawan yang kurang dapat bekerja sama hendaknya dipindahkan ke bagian lain.

7.   Menimbulkan rasa aman di masa depan.

Untuk dapat menjamin rasa aman di masa depan (masa tua) perlu diadakan program pensiun.  Di samping itu bisa juga dengan cara memberikan kesempatan pada karyawan untuk membeli saham pada perusahaan itu, sehingga nantinya dia ikut memiliki perusahaan.

8.   Memperhatikan lingkungan tempat bekerja.

Lingkungan kerja yang nyaman, sejuk, bersih, indah dan rapi tentu lebih mampu meningkatkan gairah kerja bila tentu lebih mampu meningkatkan gairah kerja bila dibandingkan suasana kerja yang sumpek, panas, berdebu, gelap dan sebagainya.

9.   Memberikan kesempatan untuk maju.

Pimpinan harus mampu mengamati siapa-siapa karyawan yang berprestasi, menunjukkan loyalitas agar dapat dinaikkan pangkatnya atau ditempatkan pada tempat yang lebih baik.

10. Menciptakan persingan sehat.

Dengan adanya persaingan yang sehat, akan memacu karyawan berlomba untuk lebih dari yang lainnya. Tetapi harus diperhatikan jangan sampai persaingan yang diciptakan itu justru membawa akibat-akibat yang negatif, hal mana akan menimbulkan kerugian yang jauh lebih besar daripada keuntungan yagn didapat.

Motivasi mempunyai dua macam bentuk :

1.   Motivasi positif ; suatu dorongan yang bersifat positif artinya jika para pegawai dapat menghasilkan prestasi di atas prestasi standar, maka pegawai tersebut diberikan insentif berupa hadiah.

2.   Motivasi negative ; yaitu dorongan bawahan dengan ancaman hukuman artinya jika prestasinya kurang dari prestasi standar akan dikenakan hukuman, sedang jika prestasinya di atas standar tidak diberikan apa-apa.

Walaupun setiap individu pegawai mempunyai keinginan yang berbeda-beda, namun ada kesamaan dalam kebutuhannya, yaitu setiap manusia ingin hidup dan untuk hidup perlu makan dan manusia normal mempunyai harga diri.

Jadi setiap manusia/pegawai mengharapkan kompensasi/upah dari prestasi yang diberikan dan pegawai menginginkan perlakuan yang wajar dari atasannya.

D.     KEPEMIMPINAN  (LEADERSHIP)

Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk membangkitkan kekuatan-kekuatan emosional maupun rasional pada pengikutnya.  Sebenarnya kepemimpinan perlu bersfiat lebih emosional daripada intelektual atau rasional.

Setiap pemimpin harus melaksanakan semua fungsi manajemen, artinya memimpin semua sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Pimpinan selalu membawa misi-misi tertentu dan berusaha untuk mencapai tujuan itu. Karena itu setiap pimpinan harus merencanakan agar terbina kerjasama yang harmonis antara unsur “eksternal dan internal perusahaan” supaya tujuan tercapai dengan baik. Seorang pimpinan harus memperhatikan dua hal, yaitu : “internal environment dan external inveronment”.

Internal environment adalah keseluruhan perusahaan yang meliputi karyawan, kegiatan produksi, administrasi, finansial, hubungan yang baik di antara karyawan maupun di antara atasan dan bawahan.

External inveronment adalah hal-hal di luar yang mempengaruhi perusahaan, yaitu keadaan ekonomi, teknologi dan kebijaksanaan pemerintah.

Pimpinan perusahaan harus menyadari bahwa tujuannya baru dapat dicapai dengan baik jika terjalin kerjasama yang baik antara internal dan external environment dan ini membutuhkan pendekatan sistem kerjasama sosial atau “Cooperative social system approach”

E.     KOMUNIKASI DAN HUBUNGAN MANUSIA (COMMUNICATION AND HUMAN RELATION)

Komunikasi merupakan hal penting dalam manajemen untuk menyampaikan perintah, informasi dan berita serta laporan, maupun dalam menjalin hubungan antara seseorang dengan orang lain.

Hakekat komunikasi adalah agar ide, berita, informasi, pesan yang dikomunikasikan itu dapat dimengerti dan ditafsirkan sama oleh orang lain (receiver). Karena itu seorang yang ingin berkomunikasi secara efektif hendaknya belajar komunikasi.

Fungsi-fungsi komunikasi :

2.      Instructive        :     memberi instruksi, perintah dari atasan kepada bawahan.

3.      Informative      :     menyampaikan informasi atau berita.

4.      Influencing      :     memberi saran atau nasehat.

5.      Evaluative       :     memberi laporan dari bawahan kepada atasan.

Unsur-unsur komunikasi :

1.      Giver               :     penyampai pesan, ide.

2.      Message          :     informasi, ide yang disampaikan

3.      Cannel             :     saluran / alat yang dipakai berkomunikasi.

4.      Receiver          :     penerima informasi.

5.      Feedback         :     reaksi / umpan balik dari receiver.

Pimpinan dalam proses manajemen selalu memanfaatkan komunikasi untuk memerintah maupun mengkoordinasi, oleh karena itu peran komunikasi sangat menentukan berhasiltidaknya seorang manajer dalam kepemimpinannya.

BAB  VIII

PENGAWASAN

A.     PENGERTIAN

Fungsi pengawasan adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Fungsi ini berkaitan erat sekali dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi karena :

1.      Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan.

2.      Pengawasan hanya bisa dilaksanakan bila ada perencanaan/rencana.

3.      Pelaksanaan perencanaan akan baik bila pengawasan dilakukan dengan baik.

4.      Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengawasan atau pengukuran dilaksanakan.

Earl P. Strong :

Controlling is the process of regulating the various factor in an interprise according to the reqruitment of its plans.

Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

Harold Koontz :

Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that interprise objective and the plans devised to attain then are accomplished.

Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.

G.R. Terry :

Controlling can be defined as the process of determining what is to be accomplished, that is the performance, evaluating the performance, and if necessary applying corrective measure so that performance takes place according to plans, that is in conformity with the standar.

Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai sesuai standar, apa yang sedang dilakukan dalam pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.

Dari batasan di atas, jelaslah kiranya bahwa tujuan utama dari pengawasan adalah agar rencana yang telah dibuat menjadi kenyataan. Terlihat pula dari pengertian di atas bahwa di dalam pengawasan itu ada tiga proses, yaitu :

8.      Mengukur hasil pekerjaan.

9.      Menilai/membandingkan dengan standar.

10.  Mengoreksi penyimpangannya.

Tanpa adanya pengawasan, orang-orang cenderung akan melakukan penyimpangan, baik dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja.  Setiap pekerjaan yang penyimpangannya menimbulkan kerugian, perlu mendapat pengawasan.

Pengawasan yang dilakukan itu sesungguhnya mempunyai beberapa tujuan, yaitu :

1.      Untuk mengetahui apakah segala sesuatunya telah berjalan sesuai dengan rencana yang telah digariskan.

2.      Untuk mengetahui apakah segala sesuatunya telah dilaksanakan sesuai instruksi, serta asas-asas yang telah diinstruksikan.

3.      Untuk mengetahui kesulitan-kesulitan dan kelemahan-kelemahan dalam bekerja.

4.      Untuk mengetahui apakah segala sesuatunya telah berjalan dengan efisien.

5.      Untuk mencari jalan keluar bila ada sesuatu kegiatan mengalami kesulitan atau kegagalan-kegagalan.

B.     PRINSIP-PRINSIP PENGAWASAN

Agar pengawasan dapat berjalan dengan baik harus ada dua prinsip pokok, yaitu :

1.      Adanya rencana.

2.      Adanya pemberian instruksi dan wewenang kepada bawahan.

Rencana merupakan suatu keharusan karena merupakan suatu standar untuk menilai pekerjaan yang dilakukan bawahan.  Demikian pula adanya instruksi dan wewenang yang diberikan kepada bawahan merupakan dasar untuk mengetahui apakah bawahan sudah melakukan tugas-tugas dengan baik.

Selain prinsip pokok di atas, sistem pengawasan harus pula mengandung            prinsip-prinsip :

1.      Dapat merefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan yang harus diawasi

2.      Dapat segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan.

3.      Fleksibel, tidak kaku.

4.      Dapat merefleksikan pola organisasi

5.      Ekonomis

6.      Dapat dimengerti

7.      Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

Dengan melaksanakan prinsip-prinsip pengawasan di atas, diharapkan pengawasan akan dapat berjalan dengan baik. Pengawasan yang baik antara lain bercirikan hal-hal sebagai berikut :

1.      Mampu mencegah kemungkinan timbulnya penyimpangan-penyimpangan sedini mungkin, sehingga kerugian-kerugian yang mungkin timbul dapat dieleminir.

2.      Pengawasan tersebut tidak kaku, karena kekakuan pengawasan akan menyebabkan perasaan kurang enak bagi yang diawasi sehingga menyebabkan inisiatif dan kreativitasnya berkurang.

3.      Pengawasan harus dapat mendidik, pengawasan agar bisa mendidik bawahan untuk bekerja lebih baik serta mengurangi penyelewengan-penyelewengan.

4.      Realitas, ekonomis dan efektif. Realistis berarti bahwa standar yang dipakai ukuran keberhasilan suatu aktivitas hendaknya merupakan suatu standar yang memungkinkan untuk dicapai dalam praktek dengan kondisi tertentu.

Sedangkan ekonomis berarti, pengawasan itu harus dapat dipertanggungjawabkan dari segi penggunaan sumber daya/financial yang ada, serta efektif berarti mampu mencapai sasaran dengan tepat.

C.     JENIS-JENIS PENGAWASAN

Ada beberapa jenis pengawasan, dilihat dari berbagai cara penggolongan/pembedaan.  Cara pembedaan untuk menggolongkan pengawasan yang umum dilakukan adalah berdasarkan atas :

1.      Waktu pengawasan

2.      Obyek pengawasan

3.      Subyek pengawasan

4.      Cara pengumpulan fakta-fakta.

1.   Berdasarkan Waktu Pengawasan

Berdasarkan waktu pengawasan, maka pengawasan itu dapat dibedakan menjadi :

1. Preventive Control : Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.
2. Repressive Control : Pengawasan dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan sehingga sasaran yang direncanakan dapat dicapai.
3. Pengawasan dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi.
4. Pengawasan berkala, yaitu pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5. Pengawasan mendadak yaitu pengawasan yang dilakukan secara mendadak.

2.   Berdasarkan Obyek Pengawasan

Pengawasan berdasarkan obyek pengawasan dapat dibagi menjadi :

a.   Pengawasan Produksi (Production Control)

      Yaitu untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan apakah sesuai dengan rencana yang ada.

b.   Pengawasan Keuangan (Financial Control)

      Pengawasan ini ditujukan pada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengawasan anggaran.

c.   Pengawasan Pegawai (Personal Control)

      Pengawasan dilakukan pada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.

d.   Pengawasan Waktu (Time Control)

      Pengawasan ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

e.   Pengawasan Kebijaksanaan (Policy Control)

      Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah           kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.

f.    Pengawasan Teknis (Technical Control)

      Pengawasan ini ditujukan pada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

g.   Pengawasan Penjualan (Sales Control)

      Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.

h.   Inventory Control

i.    Maintenance Control

3.   Berdasarkan Subyek Pengawasan

Berdasarkan subyek pengawasan, maka pengawasan dapat dilakukan dnegan cara :

a.   Internal Control (Pengawasan Intern)

      Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh seseorang atasan terhadap bawahannya. Cakupan pengawasan intern ini meliputi hal-hal yang luas baik pelaksanaan tugas, prosedur, sistem, hasil, kehadiran dan lain-lainnya.

      Audit Control, yaitu pengawasan intern atas masalah-masalah yang berkaitan dengan pembukuan perusahaan.

b.   External Control (Pengawasan Eksternal)

      Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar.

      Formal control (pengawasan formal) adalah pengawasan ekstern yang dialakukan oleh instansi-instansi pemerintah.

      Informal Control (pengawasan informal) adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat/konsumen baik langsung maupun tidak langsung, misalnya melalui surat kabar, majalah dan lain-lain.

4.   Berdasarkan Cara Pengumpulan Fakta-fakta

Dalam melakukan pengawasan data merupakan suatu hal yang amat penting. Berdasarkan cara-cara mendapat data tersebut, pengawasan dapat dibedakan atas empat yaitu :

a.   Personal Inspection (Peninjauan Pribadi)

      Dengan cara ini akan terjadi kontak langsung antara atasan dengan bawahan, sehingga kesukaran yang ada di lapangan dapat diketahui langsung oleh atasan yang melakukan pengawasan, serta data yang diperoleh obyektif. Tetapi kadangkala bawahan yang diawasi merasa kikuk karena merasa diawasi secara ketat.

b.   Oral Report (Laporan Lisan)

      Pengawasan ini dilakukan dengan menerima laporan lisan, yang biasanya dilakukan dengan wawancara. Dalam wawancara ini bisa terjadi bawahan yang diwawancarai takut mengemukakan data secara obyektif, ada rasa enggan, rasa sungkan dan sebagainya.

c.   Writen  Report (Laporan Tertulis)

Dengan laporan tertulis, biasanya kurang dapat menggambarkan kejadian dan aktivitas secara menyeluruh, tetapi acap kali secara berlebih-lebihan. Dengan demikian sangat sulit untuk membedakan yang mana merupakan pendapat dan mana kenyataan.

d.   Control by Exception (Pengawasan dengan Pengecualian)

      Yaitu pengawasan yang bersifat istimewa, dilakukan bila ada hal-hal yang menimbulkan kecurigaan, jadi pengawasan ini bersifat khusus. Umumnya dapat mengurangi biaya dan energi, tapi dengan cara ini bawahan yang diawasi merasa bahwa dirinya diawasi secara seksama.

D.     CARA-CARA MELAKUKAN PENGAWASAN.

Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara dalam melakukan pengawasan. Cara-cara pengawasan ini dapat dibedakan atas :

1.   Pengawasan Langsung

Yaitu pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi.  Ia memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah hasil-hasilnya sesuai dengan yang dikehendaki.

2.   Pengawasan Tidak Langung

Yaitu pengawasan jarak jauh melalui laporan yang diberikan bawahan. Laporan ini dapat berupa kata-kata, angka-angka atau statistik yang berisi gambaran atas kemajuan yang dicapai.

3.   Pengawasan Berdasarkan Kekecualian

Yaitu pengawasan yang dikhususkan pada penyimpangan-penyimpangan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan.

E.     ALAT-ALAT PENGAWASAN

Beberapa alat yang dapat dipergunakan sebagai fungsi pengawasan perusahaan adalah :

1.   Budget

Budget atau anggaran adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengawasan anggaran dapat diketahui atau diawasi, yaitu apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran sesuai dengan yang diinginkan atau tidak.

Apabila tidak sesuai dengan budget, baik penerimaan/pengeluaran maupun hasil yang diperoleh, maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan dan pimpinan perusahaan harus segera mengadakan perbaikan.

2.   Non Budget

a.   Personal Observation

Yaitu pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap karyawannya yang sedang bekerja.  Apabila terjadi penyimpangan, maka pimpinan dapat segera melakukan koreksi dengan cara menegur atau memberikan petunjuk, sehingga pada saat itu juga kegiatan tersebut dapat segera diperbaiki.

b.   Report

Laporan dibuat oleh para manajer bawahan. Berdasarkan laporan-laporan ini dapat diketahui dan diawasi perkembangan dan kegiatan-kegiatan yang sudah lampau.  Tetapi jika terjadi penyimpangan tidak segera dapat diketahui, sehingga perbaikan akan terlambat.

c.   Financial Statement

Merupakan daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Neraca dan daftar Rugi-Laba.  Dari kedua daftar ini dapat diketahui dan diawasi melalui analisa laporan keuangan, mengenai keadaan permodalan perusahaan.

d.   Statistics

Statistik merupakan proses pengumpulan data, keterangan, kejadian yang telah berlalu.  Menganalisa data tersebut dan menyajikannya dalam bentuk-bentuk tertentu.  Misalnya : grafik-grafik, kurve-kurve

e.   Break Event Point

Titik Pulang Pokok, yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan sama dengan jumlah biaya atau dengan kata lain dalam penjualan tertentu tidak memperoleh laba maupun menderita kerugian.

f.    Internal Audit

Suatu pengawasan yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh menyangkut masalah keuangan, apakah sesuai dengan prosedur dan praktek yang telah ditetapkan.

g.   Personal Audit

Suatu analisa dari semua faktor yang menyangkut administrasi personalia.  Berdasarkan analisa tersebut, dan berbagai rekomendasi, diperbaiki setiap penyimpangan dari standar yang diinginkan.

F. PROSES PENGAWASAN

Gambar berikut menunjukkan proses pengawasan secara grafis.

 

Pada bagian atas kiri langkah-langkah berurutan dimulai.

Pengawasan terdiri daripada suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat universal, yakni :

1. Mengukur hasil pekerjaan
2. Membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan (apabila ada perbedaan).
3. Mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Dengan cara yang agak berbeda dapat kita mengatakan bahwa pengawasan terdiri dari tindakan-tindakan :

1. Mencari keterangan tentang apa yang sedang dilaksanakan;
2. Membandingkan hasil-hasil dengan harapan-harapan yang menyebabkan timbulnya tindakan ;
3. Menyetujui hasil-hasil atau menolak hasil-hasil dalam kasus mana perlu ditambahkan penambahan tindakan-tindakan perbaikan.

BAB  IX

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.     PENGERTIAN SISTEM

Mempersoalkan sistem bukanlah membahas hal yang baru.  Memang di dunia ini tidak ada hal yang sama sekali baru.  Kalau ada sesuatu yang baru, sebenarnya sesuatu itu sudah lama ada.  Dinilai baru, karena baru ditemukan, baru diungkapkan, baru diketahui oleh orang banyak.

Sistem dapat diartikan sebagai suatu totalitas himpunan benda-benda atau             bagian-bagian yang satu sama lain berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Seperti dikatakan di atas, sistemnya sendiri bukan merupakan hal yang baru, namun akhir-akhir ini banyak dipelajari karena sistem ini sangat bermanfaat untuk dipergunakan sebagai alat untuk “mendekati” suatu permasalahan.

Timbul beberapa ahli yang mencoba mendefinisikan apa sebenarnya sistem itu.

D. Keuning dalam bukunya “Aigemene Systeemthiorie, Systeembenadering en Organisatietherore” telah menyajikan sederetan definisi yang ia kumpulkan dari berbagai sumber.

Ludwig Von Bertalanffy :

“….Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terikat dalam suatu antar relasi di antara unsur-unsur tersebut dan dengan lingkungan….”

(….a system is a set of elements standing in interrelation among themselves and with the invironment….)

Anatol Rapport :

“….sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan antara satu sama lain….”

(….a system is a collection of entities and sets of relations among them….)

L. Ackot :

“….sistem adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain….”

(….a system is any entity, conceptual or physical, which consist of interdependent parts….)

John A. Beckett :

“….sistem adalah kumpulan sistem-sistem yang berintegrasi….)

(….a system is a collection of intracting systems….)

Dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu di dalam suatu lingkungan.  Bagian-bagian atau subsistem-subsistem tersebut merupakan suatu kompleksitas tersendiri, tetapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan itu, berlangsung secara harmonis dalam keteraturan yang pasti.

B.     MODEL UMUM SISTEM

Model umum sebuah sistem adalah input, processor dan output.  Ini sudah tentu merupakan sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Segi yang menentukan dan melukiskan sebuah sistem membentuk batasnya (boundery). Sistemnya terdapat di dalam batas, lingkungan berada di luar batas.

 

MODEL SISTEM SEDERHANA

 

MODEL SISTEM DENGAN BANYAK INPUT DAN OUTPUT

Setiap sistem terdiri dari subsistem-subsistem yang pada gilirannya meliputi subsistem-subsistem lainnya dan setiap subsistem disengker oleh batas-batasnya. Interkonseksi dan interaksi antara subsistem-subsistem dinamakan interfaces atau antaramuka. Interfaces terjadi pada batas dalam bentuk input dan output (bahan, energi atau informasi).

 

KONSEP BATAS

 

Antar muka

Pada batas -------------------- interkonseksi

C.     JENIS-JENIS SISTEM

Dalam teori sistem dapat dijumpai bukan satu dua, melainkan puluhan jenis sistem yang diketengahkan oleh para ilmuwan.  Jenis-jenis sistem selengkapnya dikemukakan oleh Gordon B. Davis, yaitu :

1.   Sistem Abstrak dan Sistem Fisik (Abstrack System and Physical System)

a.   Sistem abstrak

adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan yang satu dengan yang lainnya berada dalam ketergantungan.

b.   Sistem fisik

      Adalah suatu perangkat unsur yang secara bersama-sama beroperasi untuk mencapai tujuan.

2.   Sistem Diterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System and Probabilistic System).

a.   Sistem Diterministik

Sistem yang dalam operasinya dapat menentukan hasilnya secara pasti.

      Contohnya : program komputer.

b.   Sistem Probabilistik

      Sistem yang dalam operasinya tak dapat diduga hasilnya secara pasti.

      Contohnya : sebuah korporasi.

3.   Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka (Closed System and Open System)

a.   Sistem Tertutup

      Sistem dimana tidak terjadi pertukaran bahan, informasi atau energi dengan lingkungan.  Contohnya : komputer

b.   Sistem Terbuka

      Sistem yang memungkinkan terjadinya pertukaran bahan, informasi atau energi dengan lingkungan.

Contohnya : sistem biologis dan sistem organisasi.

Seorang perencana sistem biasanya memilih sistem yang relatif tertutup dan deterministik, karena sistem tersebut sudah mapan dan dapat diramal yang selalu menunjukkan tepat sebagaimana direncanakan.  Sistem-sistem seperti ini umumnya lebih mudah untuk direncanakan daripada sistem yang terbuka dan probabilistik, karena sistem-sistem seperti itu dapat diperkirakan perilakunya. Juga lebih mudah untuk diatur dan dikontrol.

D.     PENGERTIAN INFORMASI

Secara garis besar, informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.

Namun menurut Dr. R.J. Beishon dalam karyanya berjudul “Information Flow and Manager’s Decisions” menjelaskan pengertian informasi sebagai berikut :

“Informasi diinterpretasikan barangkali lebih luas daripada biasanya, yang mencakup isyarat dan data yang diterima seorang manajer sehari-harinya, apakah itu tampak bersangkutan dengan pekerjaan atau tidak.  Pendekatan seperti ini memandang hal-hal seperti ekspresi wajah dan gerak isyarat sebagai informasi, demikian pula hal-hal yang lebih jelas seperti memo dan pesan melalui telepon”.

Rudi Bretz dalam bukunya “A Taxonomy of Communication Media” menyatakan :

“Informasi adalah apa yang dipahami”.

Samuel Eilon dalam tulisannya yang berjudul “Some Notes on Information Processing” mengatakan :

“Informasi adalah sebagai pernyataan yang menjelaskan suatu peristiwa (atau suatu obyek atau suatu konsep) sedemikian rupa sehingga membantu kita untuk membedakan dari yang lain”.

E.     INFORMASI PADA TAHAN-TAHAP MANAJEMEN

Setiap tahap manajemen memerlukan informasi yang berbeda, yang pada gilirannya dapat berbeda pula dalam teknik atau cara penyampaiannya.  Penjelasannya adalah sebagai berikut :

1.   Informasi Untuk Perencanaan

Informasi yang diperuntukkan perencanaan dibutuhkan para manajer untuk mengetahui :

a.       Sumber (resources) yang diperlukan bagi pelaksanaan yang meliputi dana, tenaga, alat dan keahlian daripada pelaksana.

b.      Fasilitas untuk menggunakan sumber tersebut di atas, misalnya fasilitas yang berhubungan dengan pengangkutan.

c.       Nilai atau ukuran dari masing-masing sumber untuk menyelesaikan suatu aktivitas, misalnya jam kerja secara perseorangan (man hour) untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

d.      Ramalan terhadap hasil dan penggunaan sumber.

e.       Motivasi para pekerja yang akan melaksanakan rencana yang sedang dipersiapkan.

Adalah jelas bahwa informasi yang diperlukan untuk perencanaan itu harus dapat diperoleh oleh sang manajer dalam waktu yang tepat, dan di lain pihak iapun harus berusaha menyampaikan informasi kepada orang lain secepat-cepatnya.

2.  Informasi untuk penggiatan

Informasi untuk tahap penggiatan (actuating) sebagai pelaksanaan rencana berbeda dalam jenis dan sifatnya dibandingkan dengan informasi untuk perencanaan.

Titik berat informasi untuk tahap penggiatan ini terletak pada :

1. Kecermatan dari isi pesan yang dikandung (accurancy)
2. Ketepatan waktu dalam penerimaan dan penyampaian (time line)

Pentingnya kedua faktor itu adalah dalam hubungannya dengan keharusan terjadinya, sinkronisasi antara informasi suatu bagian dengan bagian lain. Informasi yang tidak cermat isi pesannya dan tidak tepat diterimanya bisa menimbulkan kerugian yang besar, baik yang menyangkut biaya, tenaga maupun waktu yang mengakibatkan tidak tercapainya tujuan yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan.

3.   Informasi / Untuk Pengawasan

Para manajer menghendaki suatu sistem informasi pada tahap pengawasan yang mencakup tatacara yang dapat :

1. Mencatat dan menunjukkan hal-hal yang sedang berlangsung menurut jadwal pelaksanaan.
2. Mencatat bagaimana jadwal pelaksanaan itu diimplementasikan.
3. Melaporkan, jika jadwal atau implementasikan menyimpang dari rencana yang ditetapkan pada tahap perencanaan, sehingga dapat dilakukan tindakan-tindakan korelatif.

Kelemahan informasi pada tahap pengawasan ini seringkali terjadi pada jalur dari bawah ke atas, jelasnya dari pelaksana kepada pimpinan.

F.      JENIS-JENIS INFORMASI

Para ahli Sistem Informasi Manajemen tidak mempunyai pendapat yang sama mengenai jenis-jenis informasi yang dioperasikan dalam manajemen. Dari berbagai pendapat yang berbeda itu dapat disimpulkan bahwa informasi dalam manajemen diklasifikasikan berdasarkan aspek-aspek seperti yang dipaparkan berikut ini :

1.   Informasi Berdasarkan Persyaratan

Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh seorang manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukan. Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut :

a.   Informasi yang tepat waktunya

      Pada hakekatnya informasi yang tepat pada waktunya itu ialah bahwa sebuah informasi harus tiba pada manajer sebelum suatu keputusan diambil.

b.   Informasi yagn relevan

      Sebuah informasi yagn disampaikan oleh manajere kepada orang lain harus relevan, yakni ada kaitan dengan kepentingan pihak penerima, baru inromasi itu dapat diterima.

c.   Informasi yang bernilai

      Yang dimaksud informasi bernilai adalah informasi yang berharga untuk pengambilan keputusan.

d.   Informasi yang dapat dipercaya

      Bahwa suatu informasi harus dapat dipercaya dalam manajemen, hal tersebut dianggap sangat penting.  Hal ini menyangkut diterorganisasi dimana manajer digiatkan.  “Sekali langsung ke ujian seumur hidup orang tak percaya”. Lebih-lebih organisasi dalam bentuk perusahaan yang bergerak dalam persaingan dan yang menyangkut untuk rugi secara financial, masalah kepercayaan ini senantiasa mendapat perhatian yang seksama dari manajer.

2.  Informasi Berdasarkan Dimensi Waktu

Informasi berdasarkan dimensi waktu diklasifikasikan sebagai berikut :

a.   Informasi masa lalu

      Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa lampau (historical events, pas events) yang meskipun amat jarang digunakan namun dalam penyimpanannya pada “data storage” perlu disusun secara rapid an teratur.

b.   Informasi masa kini

      Makna dari informasi masa kini ialah informasi mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi sekarang (current events). Berkat teknologi maju dan canggih dalam bentuk computer, pengelolaan informasi jenis ini dapat dilakukan relative amat cepat. Meskipun demikian dalam manajemen tidak selalu informasi masa kini merupakan hasil proses computer.  Sarana produk teknologi mutakhir itu hanya dipergunakan untuk informasi-informasi tertentu saja.

3.   Informasi Berdasarkan Sasaran

Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kepada seseorang atau sekelompok orang, baik yang terdapat di dalam organsiasi maupun di luar organisasi.  Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Informasi individual

Informasi individual adalah informasi yang ditujukan kepada seseorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksanaan dan pengambil keputusan atau kepada seseorang yang diharapkan daripadanya tanggapan terhadap informasi yang diperolehnya.

b. Informasi komunitas

Yang disebut informasi komunitas adalah informasi yang ditujukan kepada khalayak di luar organisasi, suatu kelompok tertentu di masyarakat.  Media untuk menyalurkan informasi komunitas ini ada bermacam-macam seperti surat kabar, majalah, radio, televise, poster, spanduk, pamphlet, folder dan lain-lain.

Demikianlah beberapa hal mengenai pengertian informasi serta jeni-jenisnya yang patut dipahami para manajer dalam rangka melaksanakan Sistem Informasi dan manajemen.

G.  SISTEM INFORMASI DALAM MANAJEMEN

Untuk dapat memahami arti Siostem Infomrasi dalam Manajemen (SIM) kita kutip terlebih dahulu beberapa definisi yagn diketengahkan oleh para ahli.

Robert G. Murdick dan Joel E. Roos dalam bukunya “Information System for Modern Management: mendifinisikan SIM sebagai :

“…proses komunikasi dimana informasi (input) direkam, disimpan dan diperoleh kembali (diproses) bagi keputusan (output) mengenai perencanaan, pengoperasian dan pengawasan”.

(“…a communication process in which information (input) is recorded, stored and retrieved (processed) for decisions (output) on planning, operating and controlling”).

Joseph F. Kelly dalam bukunya “Computerized Management Information System, SIM adalah :

“…perpaduan sumber manusia dan sumber yang berlandaskan computer yang menghasilkan kumpulan, penyimpanan, perolehan kembali, komunikasi dan penggunaan data untuk tujuan oeprasi manajemen yang efisien dan bagi perencanaan bisnis”.

(“…the combination of human and computer based resources that results in the collection and storage, retrieval, communication and use of date for the purpose of efficient management of opertions and for business planning”).

Gordon B. Davis dalam bukunya “Management Information System” mengemukakan :

“system manusia / mesin yagn terpadukan untuk menyajikan informasi guna mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organsiasi”.

(….an integrated, man/machine system for providing information to support the operations in and decision making fungctions in and organization”).

Drs. Soetedjo Moejodihardjo dalam karyanya “Management Information System” mendifinisikan SIM sebagai berikut :

“SIM adalah suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktunya (timely) bagi management tentang external environment dan internal operation dari suatu bidang usaha, dnegan tujuan untuk menunjang pengambilan keputusan dan memperbaiki planning and control”.

Sesuai dengan makna istilahnya Sistem Informasi dalam Manajemen harus ditinjau dnegan pendekatan system. Ini berarti bahwa manajemen itu sendiri dimana proses informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai system, dalam hal ini  sebagai “total system”. Dengan mengatakan manajemen sebagai total system, maka Sistem Informasi dalam Manajemen merupakan salah satu sub system dari sekian banyak sub system yang tercakup oleh total system tersebut.

Dalam prosesnya menuju tujuan yagn telah ditetapkan organsiasi, manajemen sebagai total system selain dipengaruhi oleh subsistem yagn merupakan aspek-aspek dalam manajemen, juga dipengaruhi oleh super system, yaitu faktor-faktor di luar manajemen.

Sistem Informasi untuk Manajemen dalam pentahapannya dapat digambarkan sebagai struktur dalam bentuk piramida dimana lapisan paling bawah meliputi informasi bagi proses transasi, pemeriksaan mengenai status dan lain-lain, tahap berikutnya meliputi sumber informasi untuk menunjang operasi manajemen sehari-hari, tahap ketiga meliputi sumber system informasi untuk mendukung perencanaan taktis dan pengambilan keputusan bagi pengawasan dan tahap puncak meliputi sumber informasi guna menunjang perencanaan dan pengambilan kebijakan oleh tahap manajemen yang lebih tinggi.